12 Motion-App-Alternativen: Getestet und bewährt im Jahr 2025

Was ist Motion?

Stell dir vor: Montagmorgen und dein Kalender ist schon ein Chaos. Reihenweise Meetings, dutzende Aufgaben mit hoher Priorität und keine Ahnung, wie du das alles erledigen sollst. Du beginnst, den Tag manuell umzustrukturieren, und 30 Minuten vergehen, ohne dass du wirklich angefangen hast zu arbeiten. Kommt dir bekannt vor?

Genau dieses Chaos will Motion lösen. Die App verspricht, Stress aus der Planung zu nehmen, indem sie Aufgaben, Meetings und Fokuszeit automatisch organisiert, ohne manuelles Time‑Blocking.

Viele Nutzer berichten jedoch, dass Motion eine neue Art von Reibung schafft: Der eigene Tag fühlt sich nicht mehr wie der eigene an. Tasks werden unvorhergesehen verschoben, der Tag wird umgestellt und man passt sich dem Tool an, statt es zu kontrollieren.

Gibt es eine bessere Lösung? In diesem Artikel stellen wir 12 Alternativen vor, die bewusstes Planen ermöglichen, nicht nur Automatisierung.

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Was macht Motion besonders?

Motion zeichnet sich aus durch seinen KI‑gesteuerten Auto‑Scheduling‑Mechanismus. Du gibst Aufgaben mit Deadline und Priorität ein. Motion plant sie in Echtzeit in deinen Kalender ein und passt sich automatisiert an, wenn Meetings dazukommen, Aufgaben sich verzögern oder sich deine Verfügbarkeit ändert.

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Fortgeschrittene Funktionen von Motion

• KI‑Planung von Tasks: Automatische Terminfindung basierend auf Deadline, Priorität und Aufwand.
• Smart Time Blocking: Große Aufgaben werden in kleinere Abschnitte aufgeteilt und sinnvoll eingeplant.
• Meeting-Scheduler: Teilen von Buchungslinks, Koordination in Echtzeit.
• Focus Time Schutz: Tiefenarbeits-Blöcke werden geschützt, indem niedrigere Prioritäten verschoben werden.
• Team-Support: Aufgaben und Zeitpläne an Teammitglieder basierend auf Verfügbarkeit und gemeinsamen Kalendern delegieren.

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Trotzdem ist Motion nicht für alle ideal. Einige möchten mehr Kontrolle darüber, wie ihre Zeit priorisiert wird. Andere haben bereits funktionierende Task-Setups oder planen lieber so, wie es ihrem Arbeitsstil entspricht. Manche suchen nach Tools, die besser ins Budget, Tech-Setup oder ihre Planungspräferenz passen. In diesem Guide stellen wir 12 Alternativen vor, jede mit eigenem Ansatz zu Time‑Blocking, Task‑Management und Tagesplanung.

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Warum wechseln viele von Motion?

Wenn du Motion ausprobiert hast und unzufrieden bist, könnten diese Tools besser passen:

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‍Morgen vereint Kalender, Aufgaben und Zeitplanung mit intelligenten Vorschlägen, welche Aufgaben du priorisieren solltest – wie ein persönlicher Executive Assistant. Es zieht Aufgaben aus deinen bevorzugten Tools wie Notion, ClickUp, Asana, Obsidian oder Todoist und ermöglicht dir, sie per Drag‑and‑Drop in deinen Kalender zu ziehen – für eine bewusste und realistische Tagesplanung.

Der AI Planner hilft dir, realistische und energie‑bewusste Tagespläne zu erstellen, basierend auf deiner verfügbaren Kapazität. Er priorisiert nicht nur wichtige Aufgaben, sondern plant Pausen ein, teilt lange Sessions auf und verschiebt Aufgaben automatisch bei Konflikten. Mit Frames kannst du deine ideale Woche als Vorlage speichern, damit der Planer Aufgaben thematisch, energiebasiert oder gruppiert vorschlägt.

Morgen unterstützt smarte Planung, Time Blocking, Aufgabenmanagement, Teamarbeit und Terminbuchung – ohne dich in eine starre Automatisierung zu zwingen. Du bleibst stets Herr über deinen Zeitplan.

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Vorteile

• Integration mehrerer Kalender für Work-Life-Sync
• Integration mit Aufgaben-Tools (Notion, Todoist etc.)
• Erweiterte Priorisierung & Aufgaben-Filter
• AI Planner erstellt Tagespläne – du bestätigst
• Automatische Puffer- und Reisezeitplanung
• Plattformübergreifend (Windows, macOS, Linux, iOS, Android)
• Time Blocking & Meeting-Buchungslinks
• Datenschutzfreundlich
• Shortcuts & Command Bar
• Zapier-Integration für erweiterte Workflows

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Nachteile

• Noch keine erweiterten Team-Funktionen
• Keine Web-App

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Integrationen

• Google
• Outlook
• iCloud
• Fastmail
• Notion
• Obsidian
• Linear
• Todoist
• Google Tasks
• Apple Reminders
• Zoom
• Zapier

Für die vollständige Liste der Integrationen geht es hier entlang.

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Preis

Morgen bietet Einzel- und Teamtarife, die alle Zugriff auf den leistungsstarken KI-Planer für intelligentes Time Blocking, unbegrenzte Kalender- und Aufgabenintegrationen, intelligente Kalenderautomatisierungen sowie integrierte Planungstools wie Buchungsseiten und Besprechungslinks enthalten. Die Apps sind für Windows, macOS, Linux, iOS und Android verfügbar.

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Individueller Plan: $15/Monat (jährlich abgerechnet)

Team-Plan: $25/Monat pro Sitzplatz oder $10/Monat pro Sitzplatz (jährlich)

14 Tage kostenlos testen.

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Sunsama ist ein täglicher Planungsassistent, der deinen Arbeitstag mit Achtsamkeit strukturiert. Er unterstützt dich dabei, Aufgaben bewusst auszuwählen, Zeitaufwand zu schätzen und sie in deinem Tagesablauf gezielt zu platzieren.

Sunsama fördert nachhaltige Produktivität, indem es dich täglich zur Zielsetzung, Reflexion und ausgewogener Arbeit anleitet. Die ruhige Oberfläche und der strukturierte Ablauf machen es ideal für alle, die Struktur ohne Automationsdruck schätzen.

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Vorteile

• Achtsames, geführtes Planungsritual
• Integration mit Aufgaben-Tools
• E-Mail-Integration
• Benutzerfreundliches Interface
• Task Sync-Funktionen
• Plattformübergreifend (macOS, Windows, Web, iOS, Android)

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Nachteile

• Keine KI-Autoplanung – Planung ist manuell
• Begrenzte Kollaborationsfunktionen
• Höherer Preis für Einzelpersonen
• Nicht ideal für reaktive oder hektische Workflows

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Integrationen

• Google Calendar
• Outlook Calendar
• Gmail
• Notion
• Asana
• ClickUp
• Trello
• Todoist

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Pricing

14 Tage kostenlos testen, danach $26/Monat (monatlich) oder $20/Monat (jährlich).

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Akiflow ist ein elegantes Produktivitäts‑Command Center für alle, die Kontrolle behalten wollen, dabei aber clevere Automatisierung schätzen. Aufgaben, Termine und Benachrichtigungen fließen in eine einzige, fokussierte Oberfläche – perfekt für Time Blocking.

Dank Sync Engine werden Tasks und Kalendereinträge automatisch zusammengeführt. Der Meeting Booking Assistant erlaubt dir, Termine mit externen Kontakten schnell zu koordinieren, indem du deine Verfügbarkeit teilst.

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Vorteile

• KI‑gestütztes Tagging für einfachere Organisation
• Native Integration mit Kalendern & Tools
• Time Blocking mit Drag & Drop
• Smart Scheduling Links
• Echtzeit‑Sync mit Mail- & Task-Apps
• Saubere, aufgeräumte UI
• Verfügbar auf macOS, Windows, Mobile (Beta)

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Nachteile

• Aufgaben werden organisiert, aber nicht automatisch geplant
• Eingeschränkte Team-Kollaboration
• Keine erweiterten Projektansichten
• Mobile App noch im Aufbau

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Integrationen

• Gmail
• Google Calendar
• Slack
• Notion
• Asana
• Trello
• ClickUp
• Linear
• Todoist
• Zoom
• Jira

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Preis

7 Tage kostenlos testen, danach $34/Monat oder $19/Monat (jährlich), Kein kostenloser Dauer-Plan.

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Reclaim ist ein KI-gestütztes Produktivitätstool, das deine Zeit aktiv schützt. Es plant deinen Tag automatisch, indem es Aufgaben, Fokuszeiten und persönliche Gewohnheiten (z. B. Essen, Sport, Familienzeit) in deinem Kalender einträgt.

Es arbeitet nativ mit Google Kalender und fügt Aufgaben und Routinen direkt neben deine Termine ein. Reclaim erstellt realistische, flexible Tagespläne und verschiebt Aufgaben automatisch bei Terminänderungen. Für Teams bietet Reclaim Kapazitätsmanagement durch Analyse der Verfügbarkeit und Prioritäten.

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Vorteile

• Automatische Planung von Aufgaben, Gewohnheiten und Pausen
• Echtzeit-Neuplanung bei Änderungen
• Priorisierung nach Dringlichkeit und Frist
• Intelligente Terminplanung
• Kostenloser Plan verfügbar

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Nachteile

• Nur kompatibel mit Google Kalender
• Funktionales, aber schlichtes Interface
• Keine eigene mobile App
• Eingeschränkte Aufgabenorganisation im Vergleich zu Projekt-Tools

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Integrationen

• Google Tasks
• Zoom
• Slack
• Asana
• Todoist
• Linear
• ClickUp (via Zapier)
• Raycast

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Preis

Kostenloser Plan für Einzelpersonen verfügbar. Bezahlpläne starten ab $8/Monat pro Nutze. Business & Enterprise: ab $10 bzw. $18/Monat pro Nutzer.

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ClickUp ist eine leistungsstarke, hochgradig anpassbare Projektmanagementplattform. Egal ob einfache To-Do-Listen oder komplexe OKRs – alles ist in einem Tool vereint: Aufgaben, Dokumente, Ziele, Dashboards, Zeiterfassung und Automatisierungen.

Du kannst Aufgaben zuweisen, Zeitpläne erstellen, Sprints managen und deine Arbeit in Listen-, Board-, Kalender- oder Gantt-Ansichten visualisieren. Mit eingebauter Zeiterfassung und nativen Docs brauchst du keine weiteren Tools.

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Vorteile

• Hochgradig anpassbare Ansichten, Felder & Automatisierungen
• All-in-One-Plattform für Aufgaben, Docs, Ziele etc.
• Für Einzelpersonen & Teams geeignet
• Zeiterfassung, Sprints & Kapazitätsmanagement integriert
• Echtzeit-Zusammenarbeit & Kommentare
• Starke Dashboards & Berichte
• Native Integrationen & Zapier-Unterstützung
• Verfügbar auf Web, Desktop & Mobile

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Nachteile

• Anfangs komplex & überfordernd für neue Nutzer
• Lernkurve steiler als bei einfacheren Tools
• Kalenderansicht & Time Blocking nicht so stark wie bei Motion oder Morgen

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Integrationen

• Google Calendar & Outlook
• Slack
• Zoom
• GitHub
• GitLab
• Figma
• Dropbox, OneDrive, Google Drive
• Notion, Zapier, Webhooks

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Preis

Kostenloser Plan mit 100MB Speicher. Bezahlpläne starten bei $7/Monat pro Nutzer, Business ab $12. Enterprise-Preise auf Anfrage.

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Notion ist ein All-in-One-Workspace für Notizen, Aufgaben, Datenbanken, Kalender und Wissensmanagement. Mit seiner modularen Oberfläche kannst du deine eigene Produktivitätsstruktur gestalten – vom einfachen Aufgaben-Tracker bis zum Second Brain.

Dank Notion Calendar und Google Kalender Integration wird es zum echten Planungstool. Der eingebaute AI Assistant hilft beim Zusammenfassen, Umschreiben und Brainstorming direkt im Workspace.

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Vorteile

• Frei konfigurierbare Workspaces (Aufgabenboards, Wikis, Kalender etc.)
• Ideal für Projektplanung, Journaling & Content Creation
• Große Template-Bibliothek & aktive Community
• Kollaborative Bearbeitung & Teilen
• Eingebauter KI-Assistent
• Integrierter Kalender mit Google Sync
• Plattformübergreifend: Web, macOS, Windows, iOS, Android

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Nachteile

• Keine KI-Planung oder automatische Aufgabenverteilung
• Höherer Aufwand beim Erstellen eigener Workflows
• Aufgaben-Eigenschaften werden nicht im Kalender angezeigt

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Integrationen

• Google Calendar (via Notion Calendar)
• Slack
• GitHub
• Figma
• Zapier
• Typeform

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Preis

Kostenloser Plan für Einzelpersonen. Bezahlpläne ab $9.50/Monat pro Nutzer (jährlich). Business ab $14, Notion AI: +$7.40/Monat.

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Routine kombiniert Kalender, Aufgaben und Notizen in einer minimalistischen Oberfläche.

Im Kern ist Routine ein persönliches Planungs-Hub. Du kannst Ideen festhalten, Notizen schreiben und Aufgaben blitzschnell hinzufügen. Es bietet Gruppierung, Wiederholungen, Erinnerungen und leichtes Time Blocking, allerdings ohne vollständige KI-Planung

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Vorteile

• Minimalistisches Interface
• Kombiniert Kalender, Aufgaben & Notizen
• Schnelles Erfassen über Command Bar
• Wiederkehrende Aufgaben & Erinnerungen
• Google Kalender-Sync
• Plattformübergreifend (macOS, Windows, iOS)
• Kostenloser Plan

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Nachteile

• Keine vollständige Automatisierung oder KI-Planung
• Eingeschränkte Kalenderansichten
• Keine Team-Kollaboration
• Wenige Integrationen

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Integrationen

• Google Calendar
• Notion
• Siri
• Zapier

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Preis

Kostenloser Plan verfügbar, Pro-Plan ab $12/Monat pro Nutzer, Business & Enterprise folgen.

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Asana ist eine bewährte Plattform für Aufgaben- & Projektmanagement. Sie hilft Teams, Arbeit zu planen, zu verfolgen und umzusetzen, mit flexiblen Ansichten wie Liste, Board, Kalender, Timeline und Workload.

Asana unterstützt Wiederholungen, Abhängigkeiten, Automatisierungen und Integrationen mit nahezu allen wichtigen Tools. Obwohl es keine KI-Planung bietet, ist es perfekt für strukturierte Teamarbeit.

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Vorteile

• Robuste Projekt- & Aufgabenverwaltung
• Listen-, Kanban-, Kalender-, Timeline- & Workload-Ansichten
• Abhängigkeiten, Meilensteine & Teilaufgaben
• Automatisierungen gegen manuelle Arbeit
• Team-Kommentare, Anhänge & Genehmigungen
• Dashboards, Zielverfolgung & Berichte
• Starke mobile Apps

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Nachteile

• Keine KI-Planung oder Kapazitätssteuerung
• Kann komplex wirken
• Kalenderansicht weniger dynamisch

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Integrationen

• Google Workspace (Calendar, Drive)
• Microsoft Outlook, Teams
• Slack
• Zoom
• Notion, Jira, Salesforce, GitHub
• Dropbox, OneDrive
• Zapier
• Make

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Preis

Kostenloser Basic-Plan, Bezahlpläne ab $10.99/Monat pro Nutzer, Premium ab $24.99.

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Monday.com ist ein flexibles Work OS zur Verwaltung von Aufgaben, Projekten und Prozessen, vom To-do bis zum komplexen Multi-Step-Projekt.

Mit visuellem Tracking (Boards, Gantt, Timeline), Automatisierungen und starken Kollaborationsfunktionen lässt sich Monday an nahezu jedes Team und Szenario anpassen. Kein KI-Scheduling, dafür maximale Visualisierung.

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Vorteile

• Visuelle Boards mit Drag-and-Drop
• Mehrere Ansichten (Kanban, Timeline, Kalender, Gantt)
• Anpassbare Automatisierungen & Workflows
• Eingebaute Zeiterfassung & Dashboards
• Kommentare, Dateifreigaben & Projektvorlagen

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Nachteile

• Kann komplex werden
• Lernkurve für fortgeschrittene Workflows
• KI-Planung nicht enthalten

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Integrationen

• Google Calendar, Outlook
• Slack, Microsoft Teams
• Zoom, Gmail, Mailchimp
• Dropbox, OneDrive, Google Drive
• HubSpot, Jira, GitHub

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Preis

Kostenlos für bis zu 2 Nutzer, Bezahlpläne ab $9/Monat pro Nutzer, Enterprise: auf Anfrage.

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Vimcal ist eine kalenderfokussierte App für Geschwindigkeit. Dank Keyboard-first‑Design trägt sie den Titel „Superhuman für Kalender“ zu Recht. Terminplanung geht blitzschnell.

Sie bietet leistungsstarke Funktionen wie Zeitzonenkoordination, Buchungslinks, Kalender-Overlays und Meeting-Templates. Du kannst Meetings in Sekunden einplanen, Verfügbarkeiten über Zeitzonen hinweg koordinieren und den Tag möglichst ohne Maus navigieren lassen.

Vimcal enthält keine Aufgabenverwaltung oder KI-gesteuerte Tagesplanung, aber brilliert in dem, wofür sie gemacht ist: extrem schnelle, nahtlose Terminplanung.

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Vorteile

• Interface optimiert für Tastatur-Shortcuts
• Modernes UI mit Dark Mode & Layout-Anpassungen
• Buchungslinks für Meetings
• Zeitzonenkoordination inklusive

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Nachteile

• Keine native Aufgabenverwaltung oder Time‑Blocking
• Weniger Ansichten im Vergleich zu klassischen Productivity‑Tools
• Keine Team‑Collaboration oder Projekt-Funktionen
• Einschränkungen bei den Integrationen

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Integrationen

• Google Calendar
• Outlook

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Preis

Kostenloser Plan nur für iOS, Bezahlpläne ab $12,50/Monat (jährlich), Enterprise-Plan nach Rücksprache verfügbar.

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Wrike ist eine leistungsstarke Projektmanagement-Plattform, ideal für größere Teams und Unternehmen mit strukturierten Workflows, Echtzeit-Zusammenarbeit und umfassender Reporting-Funktionalität. Sie unterstützt komplexe Planung mit Dashboard-Anpassung, Aufgabenabhängigkeiten, Gantt‑Charts, Kapazitätsplanung und rollenbasierter Zugriffsverwaltung.

Teams können Ziele abstimmen, Fortschritt verfolgen und wichtige Erkenntnisse durch eingebaute Analytics und Zeiterfassung erhalten. Wrike ist nicht auf individuelle KI-Planung ausgelegt, sondern auf organisationweite Sichtbarkeit.

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Vorteile

• Robuste Projektstruktur mit Hierarchien, Abhängigkeiten & Meilensteinen
• Fortgeschrittene Berichte, Dashboards & Zeiterfassung
• Gantt Charts, Workload & Ressourcenplanung
• Rollenbasierte Berechtigungen & Sicherheit
• Echtzeit-Updates, Datei-Sharing & Genehmigungen
• Workflow-Automatisierungen & Formularfunktionen

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Nachteile

• Komplex und ressourcenintensiv
• Kein Werkzeug für persönliche Tagesplanung
• Interface kann ohne Einarbeitung überfordern
• Keine KI-Planung oder Time‑Blocking integriert

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Integrationen

• Microsoft Teams, Google Workspace
• Outlook, Slack, Zoom
• Salesforce, Jira, GitHub
• OneDrive, Dropbox, Box
• Adobe Creative Cloud
• Tableau, Power BI, Zapier

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Preis

Grundlegender kostenloser Plan, Erster kostenpflichtiger Plan ab $10/Monat pro Nutzer, Business ab $25/Monat pro Nutzer, Enterprise- und Pinnacle-Pläne mit erweiterten Funktionen verfügbar.

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Taskade ist eine Echtzeit-Kollaborationsplattform, die Aufgabenlisten, Outline-Dokumente, Notizen und Mind‑Maps in einem Workspace vereint. Sie fördert kreatives, einfaches Planen mit integriertem Chat, KI-Agenten, Automatisierungen, Videocalls und Whiteboarding für Remote-Arbeit.

Du kannst zwischen Ansichten wie Liste, Board, Kalender und Mind‑Map wechseln – ideal für kreative, teamorientierte Planung. Obwohl Taskade keine KI-Automatisierung oder komplexe Projektmanagement-Funktionen bietet, überzeugt sie durch einfaches und visuelles Arbeiten.

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Vorteile

• Schnell, leichtgewichtig und einfach nutzbar
• Echtzeit‑Kollaboration mit Chat & Video
• Mehrere Ansichten: Liste, Kanban, Mind-Map, Kalender, Org-Chart
• Einfache Aufgaben- und Projektverfolgung
• Templates für Team‑Planung & persönliche Produktivität
• Web-, Desktop- & Mobile-Apps verfügbar

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Nachteile

• Keine fortgeschrittenen Projektmanagement-Funktionen
• Nicht ideal für komplexe Workflows oder große Teams
• Keine KI-Planung oder Automatisierung
• Weniger Integrationen im Vergleich zu Enterprise-Tools

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Integrationen

• Google Calendar
• Discord
• Whatsapp
• Zapier
• GitHub
• Hubspot
• Webflow
• Youtube

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Preis

Kostenlos für unbegrenzte Aufgaben & Projekte, 1 KI-Agent (Limit 150 Tasks/Monat), 1 Workspace, Bezahlpläne ab $10/Monat pro Nutzer (jährlich), Teamplan ab $50/Monat pro Nutzer, Enterprise mit erweiterten Zugriffsrechten & unbegrenzter KI verfügbar.

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Abschließende Gedanken

Bevor du dich für die beste Alternative zu Motion entscheidest, solltest du überlegen, was dir persönlich am wichtigsten ist. Viele Nutzer verabschieden sich aus einem oder mehreren dieser fünf Gründe von Motion:

• Sie wünschen sich mehr Kontrolle über ihren Tagesablauf
• Sie wissen, wie sie ihren Tag strukturieren wollen, und suchen einen KI-Planer, der das berücksichtigt
• Sie brauchen bessere Teamkollaboration oder Projektmanagement-Funktionen
• Sie möchten eine minimalistischere oder bewusstere Planungserfahrung
• Sie brauchen Integrationen mit den Tools, die sie ohnehin schon nutzen

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Welche Alternative passt zu dir? Eine Übersicht:

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Mehr Kontrolle über deinen Tagesablauf

• Morgen – Kombiniert KI-gestützte Vorschläge mit kompletter Nutzerkontrolle, ideal für Aufgabenpriorisierung und energieorientierte Planung
• Akiflow – Für manuelle Planer mit Tastatur-Workflows und Smart-Integrationen
• Routine – Das minimalistische Tool
• Notion – Volle Freiheit zum Aufbau eines persönlichen Produktivitätssystems

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Bessere Teamkollaboration & Projektmanagement

• ClickUp – Das beste All-in-One-Tool für Aufgaben, Dokumente, Zeiterfassung & komplexe Team-Workflows
• Asana – Für strukturierte Projekte und teamübergreifendes Tracking
• Monday.com – Flexible Workflows, skalierbar über Teams und Kund:innen hinweg
• Wrike – Enterprise-ready mit tiefem Reporting und Ressourcenmanagement

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Bewusste, ruhige Planungsprozesse

• Morgen – KI-unterstützte Planung mit Nutzerkontrolle und Fokus auf Kapazität, Energie und Tagesrhythmus
• Sunsama – Tägliches Planungsritual mit Fokus auf Work-Life-Balance
• Routine – Kombiniert Journaling, Notizen und Planung in einer minimalistischen Oberfläche
• Taskade – Visuell, kollaborativ und kreativ im täglichen Planen

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Mehr Integrationen

• Morgen – Native Task- & Kalenderintegrationen, klar strukturiertes Cross-Platform-Design
• Akiflow – Importiert Aufgaben aus Slack, Notion, Gmail und mehr
• ClickUp / Asana / Monday – Tiefe Integrationen via Zapier & native APIs
• Notion – Flexibler Workspace mit wachsendem Integrations-Ökosystem inkl. Notion Calendar

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Kein Tool passt für alle. Wenn Motion dich einschränkt oder zu viel automatisiert, findest du hier Alternativen, die sich besser an deine Arbeitsweise anpassen. Das beste Produktivitätssystem ist nicht das mit den meisten Features – sondern das, das deine Gewohnheiten, Ziele und Denkweise optimal unterstützt.

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