Die 10 besten KI-Planungsassistenten für 2025

Zwischen endlosen Zoom-Calls, unerwarteten Deadlines und vernachlässigten persönlichen Zielen verlangt das moderne Leben mehr denn je von unserer Zeit. Wir jonglieren Arbeit, Gesundheit, Beziehungen, Side Projects und Selbstfürsorge – oft während wir uns fragen, ob wir den Hund schon gefüttert haben.

Ironischerweise wird die Tagesplanung, die eigentlich Klarheit in unsere Prioritäten bringen soll, selbst zur zusätzlichen Aufgabe. Starte ich mit dem Kalender oder der To-do-Liste? Mache ich mich an das große Projekt oder arbeite ich zuerst die kleinen Dinge ab, die mir im Kopf herumschwirren? Für viele Menschen frisst das Planen schon die ersten Stunden des Tages.

Hier kommen KI-gestützte Planungsassistenten ins Spiel. Keine futuristischen Gadgets, sondern praktische, intelligente Werkzeuge, die Struktur ins Chaos bringen. Sie helfen dir, konzentrierte Arbeitsphasen zwischen Meetings zu schaffen, erinnern dich an wichtige Deliverables und finden Zeit für Sport – ohne dein Sozialleben zu opfern.

Anstatt nur deine Zeit zu erfassen, helfen dir diese Assistenten, dich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Sie nehmen dir das Rätselraten ab, reduzieren Reibung und unterstützen dich dabei, bewusster zu entscheiden. Ohne ständiges Prioritätenjonglieren kannst du dich darauf konzentrieren, was wirklich zählt.

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Vom klassischen zum KI-Kalender

Dein treuer Google-Kalender oder der farbcodierte Planer, den du dir fest vorgenommen hattest zu pflegen, waren lange deine erste Anlaufstelle für Meetings und Termine.

Doch wenn es um echtes Zeitmanagement geht, stoßen klassische Kalender schnell an ihre Grenzen. Sie zeigen dir zwar, wann ein Termin stattfindet – aber nicht, wann du deine wichtigsten Aufgaben erledigen sollst oder wie du Routinen aufbauen kannst. Du starrst auf einen Block mit „freier Zeit“ und fragst dich: Ist der für Deep Work, E-Mails, eine Pause oder doch wieder Doomscrolling gedacht?

KI-Kalender gehen einen Schritt weiter: Sie helfen dir, deine Aufgaben intelligent zu planen. Keine Ratespiele mehr, wann du Deep Work, Sport oder sogar Mittagessen unterbringst. Sie schlagen dir Zeitfenster vor, passen deinen Tag automatisch an und berücksichtigen dabei deine Prioritäten, Energielevel und Routinen.

Wenn du z. B. einen Design Sprint, einen Zahnarzttermin um 15 Uhr und das Ziel hast, täglich zu meditieren, findet ein Tool wie Morgen den besten Zeitpunkt für deine Meditation – abgestimmt auf deinen Tagesablauf.

Und das ist erst der Anfang. Die nächste Generation an Tools kombiniert Kalender, Aufgaben, Gewohnheiten und smarte Planung – und wird dadurch bewusst. Kein Hin- und Herspringen mehr zwischen Google Kalender, Notion und Post-its.

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Worauf du bei einem KI-Planungsassistenten achten solltest

Wenn du nach dem passenden Assistenten suchst, behalte folgende Funktionen im Blick:

• Time Blocking: Kann das Tool Aufgaben im Kalender realistisch einplanen?
• Aufgaben-Integrationen: Verbindet es sich mit Tools wie Notion, Todoist oder Asana?
• Routinen & Gewohnheiten: Unterstützt es dich beim Aufbau gesunder Routinen?
• Kalender-Integrationen: Verbindet es sich mit deinen bestehenden Kalendern?
• Flexibilität & Anpassbarkeit: Kannst du Arbeitszeiten, bevorzugte Tageszeiten und Energielevel hinterlegen?
• Plattformverfügbarkeit: Gibt es das Tool dort, wo du es brauchst – Web, Desktop, Mobile?
• Planungslogik: Berücksichtigt es Energielevel, andere Aufgaben, Deadlines usw.?
• Kapazitätsprüfung: Ist der Plan realistisch machbar?
• Proaktive Unterstützung: Reagiert das Tool auf Änderungen in deinem Zeitplan?
• Automatisch vs. manuell: Werden Aufgaben automatisch verschoben oder musst du alles selbst machen?

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1. Morgen

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Morgen ist dein zentraler Hub für Kalender, Aufgaben und Zeitplanung – wie ein persönlicher Assistent, nur ohne Klemmbrett. Die App zieht Aufgaben aus Tools, die du bereits nutzt (z. B. Notion, ClickUp, Obsidian, Todoist), und macht es super einfach, sie per Drag & Drop in deinen Kalender zu ziehen – für einen Tagesplan, der wirklich zu dir passt.

Dank des smarten KI-Planers schlägt dir Morgen einen energie-bewussten, realistischen Tagesablauf vor. Statt Aufgaben einfach nur zu stapeln, strukturiert die App deinen Tag mit Pausen, unterteilt lange Blöcke und passt deinen Plan automatisch an, wenn sich etwas verschiebt.

Mit Frames kannst du Zeitvorlagen erstellen und verschiedenen Aufgabenarten gezielt Zeitfenster zuweisen. Zum Beispiel: Deep Work am Vormittag, schnelle To-dos am Nachmittag und kreative Sessions Dienstagabends. Du legst die Struktur fest – der KI-Planer schlägt dir die passenden Aufgaben zum richtigen Zeitpunkt vor. So kannst du Aufgaben bündeln, Thementage definieren und dich an deinem Energielevel orientieren.

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Vorteile

• KI-basierte Tagesplanung direkt im Kalender – du behältst die Kontrolle
• Verbindet alle Kalender (Google, Outlook usw.) für ein einheitliches Zeitbild
• Integriert mit Aufgaben-Tools wie Notion, Todoist, Obsidian
• Erweiterte Priorisierung & Filterung von Aufgaben
• Frames zur Unterstützung von Routinen, Gewohnheiten & Tagesstruktur
• Automatische Pufferzeiten & Reisezeit einplanbar
• Plattformübergreifend: Windows, macOS, Linux, iOS, Android
• Anpassbare Meeting-Links
• Kommandozeile & Shortcuts für schnelles Arbeiten
• Datenschutz-fokussiert
• Zapier-Integration für Automatisierungen

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Nachteile

• Noch keine Web-Version
• Keine erweiterten Kollaborationsfunktionen für große Teams

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Integrationen

• Apple Reminders
• Fastmail
• Google
• Google Tasks
• iCloud
• Linear
• Notion
• Obsidian
• Outlook
• Todoist
• Zapier
• Zoom

Alle Integrationen hier.

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Preise

• Einzelperson: 15 $/Monat (jährlich abgerechnet)
• Team: 25 $/Monat pro Nutzer oder 10 $/Monat pro Nutzer (jährlich)

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2. Reclaim

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Reclaim ist ein smarter KI-Planungsassistent, der dir hilft, deine Zeit aktiv zu schützen. Er blockt automatisch Zeit für Aufgaben & Gewohnheiten (z. B. Sport, Journaling oder Mittagessen), basierend auf deinen Prioritäten.

Perfekt für alle, die sich einen strukturierten Tagesplan wünschen, ohne viel manuell organisieren zu müssen. Reclaim integriert sich direkt mit Google Kalender und legt Aufgaben & Routinen neben deine Meetings. Bei Kollisionen verschiebt Reclaim automatisch deine Aufgaben. Für Teams funktioniert es als kapazitätsbasierter Planer und berücksichtigt die tatsächliche Auslastung.

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Vorteile

• KI-Planung für Aufgaben, Routinen, Gewohnheiten & Pausen
• Passt sich in Echtzeit bei Terminkonflikten an
• Setzt Prioritäten nach Dringlichkeit & Deadline
• Smarte Meeting-Koordination
• Kostenloser Plan verfügbar

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Nachteile

• Nur Google Kalender (keine Unterstützung für Outlook/iCloud)
• Begrenzte Aufgaben-/Projekt-Integrationen
• Sehr funktionales, aber nicht besonders hübsches UI
• Keine eigene Mobile-App, basiert auf Google Kalender-App
• Aufgabenfunktionen eher simpel

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Integrationen

• Asana
• ClickUp (via Zapier)
• Google Tasks
• Linear
• Raycast
• Slack
• Todoist
• Zoom

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Preise

• Kostenloser Plan verfügbar
• Pro: ab 8 $/Monat
• Business/Enterprise: 10–18 $/Monat pro Nutzer

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3. Motion

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Motion ist eine Kalender-App mit integrierter Aufgabenverwaltung. Sie plant deinen Tag von Anfang bis Ende – vollautomatisch. Motion erstellt basierend auf Dringlichkeit, Deadline und Fokuszeiten einen persönlichen Plan und blockt Deep Work, Pausen und wichtige Arbeitszeiten.

Du kannst Aufgaben per natürlicher Sprache hinzufügen, sie nach Projekten organisieren und wiederkehrende Aufgaben planen – alles mit minimalem Aufwand.

Ideal für alle, die die Tagesplanung komplett automatisieren möchten: Motion ist wie ein vorausschauender KI-Assistent, der deine Zeit optimiert, ohne dass du ständig eingreifen musst.

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Vorteile

• KI-Planung für Aufgaben & Meetings
• Automatische Neuplanung bei Konflikten
• Intelligente Priorisierung nach Dringlichkeit & Deadline
• Fokuszeitblocker für Deep Work
• Aufgabensplitting für große Aufgaben
• Kalenderansicht mit Google & Outlook-Integration
• Kombiniert Aufgaben & Termine im Tagesplan
• Natürliche Spracheingabe
• Projekt-Organisation mit Ordnern
• Gemeinsame Kalender & Team-Kapazitätsplanung
• Web- & Mobile-Versionen
• Smarte Erinnerungen & Benachrichtigungen
• Drag & Drop-Anpassungen

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Nachteile

• Kann sich für manuelle Planer zu "automatisch" anfühlen
• Keine Möglichkeit, den KI-Planer gezielt zu steuern (wann welche Aufgabenart)
• Keine nativen Integrationen zu Notion, ClickUp etc.
• Mobile-App eher schlicht
• Relativ teuer

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Integrationen

• Gmail
• Google Calendar
• Google Meet
• iCloud Calendar
• Microsoft Outlook 365
• Microsoft Teams
• Siri
• Zoom
• Zapier

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Preise

• Einzelperson: 34 $/Monat
• Business: 20 $/Monat
• Business Pro: auf Anfrage

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4. Sunama

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Sunsama ist ein ruhiger, fokussierter Tagesplaner. Jeder Morgen beginnt mit einer geführten Planungssession: Du wählst, woran du arbeiten willst, schätzt die Dauer und entscheidest, wann du was angehst. Sunsama verbindet sich mit Tools wie Trello, Asana und Gmail – alles in einer klaren, ablenkungsfreien Oberfläche.

Sunsama ist wie ein sanfter Assistent, der dir hilft, Tagesziele zu setzen, bewusst zu priorisieren und deine Fortschritte zu reflektieren – für produktives Arbeiten ohne Ausbrennen. Die minimalistische Oberfläche und der nachhaltige Planungsfluss sind ideal für alle, die Struktur suchen, ohne den Druck automatisierter Systeme.

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Vorteile

• Integriert mit Trello, Asana, Gmail & Co.
• Ruhiges, übersichtliches Interface mit wenig kognitiver Belastung
• Plattformübergreifend: macOS, Windows, Web, iOS, Android
• Aufgaben- & Kalender-Sync für eine zentrale Übersicht

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Nachteile

• Keine KI-Auto-Planung oder dynamisches Rescheduling
• Planung und Anpassung täglich manuell nötig
• Begrenzte Kollaborations- & Teamfunktionen
• Weniger geeignet für reaktive, schnelllebige Workflows

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Preise

• 14 Tage kostenlos testen, danach 26 $/Monat (monatlich abgerechnet)

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5. Trevor AI

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Trevor AI ist ein smarter, minimalistischer Tagesplaner, der deine To-do-Liste in einen strukturierten, zeitlich geblockten Kalender verwandelt.

Er synchronisiert sich nahtlos mit Google Kalender, Outlook, Todoist und Microsoft To-Do – alles in einer Oberfläche. Der Focus Mode bricht Aufgaben in konkrete Schritte herunter und hilft mit integriertem Timer beim Dranbleiben. Trevor lernt von deinem Verhalten und gibt dir personalisierte Tipps fürs Zeitmanagement.

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Vorteile

• KI-Planung mit Zeitblöcken
• Verbindet sich mit Google Kalender, Outlook, Todoist, MS To-Do
• Fokusmodus mit Aufgabenaufsplittung & Timer
• Lernt aus deinem Verhalten & gibt Planungstipps
• Flexibel: Drag-and-drop & smarte Planung möglich
• Schlanke Oberfläche, keine Ablenkung
• Webbasiert & geräteunabhängig

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Nachteile

• Keine Mobile-App (nur Desktop/Web)
• Keine Kollaboration oder Teamplanung
• Kein nativer Support für Notion, ClickUp etc.
• Planungsvorschläge gut, aber nicht vollautomatisch

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Integrationen

• Google Calendar
• Microsoft Calendar (Outlook & Office365)
• Google Tasks
• Microsoft To-Do
• Todoist

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Preise

• Kostenlos nutzbar
• Pro ab 6 $/Monat

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6. Akiflow

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Akiflow ist ein Tagesplanungs-Tool, das dir hilft, deine Zeit über alle Produktivitätsapps hinweg im Griff zu behalten – mit einer zentralen Inbox & schneller Planung.

Es sammelt Aufgaben aus Gmail, Notion, Todoist, Slack & Co. und zeigt sie gebündelt. Per Drag-and-drop kannst du deine Aufgaben direkt in deinen Kalender ziehen und Zeitblöcke festlegen. Zwar kein KI-Auto-Planer, aber ein effektiver Assistent mit Shortcuts, Fokus-Timer und intelligenter Aufgabenaufnahme.

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Vorteile

• Breite Integration mit Gmail, Slack, Notion, Asana, ClickUp
• Zentrale Inbox für alle Aufgaben
• Time Blocking mit Drag-and-drop
• Smarte Links für Meetings
• Fokus-Timer für Deep Work
• Command Bar & Tastatur-Shortcuts
• Klare, einfache Oberfläche
• Verfügbar auf macOS, Windows, Mobile (Beta)
• Offline nutzbar

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Nachteile

• Keine automatisierte KI-Planung
• Keine Teamfunktionen (geteilte Projekte etc.)
• Mobile-Version noch eingeschränkt (Beta)

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Integrationen

• Jira
• ClickUp
• Notion
• Asana
• Zoom
• Trello
• Linear
• Zapier

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Preise

• Pro: 34 $/Monat

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7. Clockwise

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Clockwise ist ein KI-gesteuerter Kalender, der automatisch Termine verschiebt, Konflikte löst und große Fokuszeiten für Deep Work schafft. Er arbeitet mit Google Kalender und integriert sich in Slack & Asana, um Verfügbarkeit intelligent zu managen.

Features wie Focus Time, Flexible Holds oder Smart Meeting Rescheduling berücksichtigen Team-Präferenzen, Zeitzonen & Arbeitszeiten. Besonders stark in der Teamplanung mit geteilten Kalendern, automatischen Mittagspausen & Zeit-Analysen.

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Vorteile

• KI-Optimierung für Fokus & Deep Work
• Meetings werden automatisch umgeplant
• Flexible Holds reservieren Zeit für Prioritäten
• Fokuszeiten automatisch generiert
• Gemeinsame Kalenderansichten
• Smarte Meetingvorschläge je nach Zeitzonen & Teamzeiten
• Analyse deines Zeitverhaltens

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Nachteile

• Keine Aufgaben-/To-do-Verwaltung
• Eingeschränkter Einsatz über Meetings hinaus

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Integrationen

• Google calendar
• Outlook
• Slack

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Preise

• Kostenloser Plan
• Teams: 6,75 $/Monat pro Nutzer
• Business: 11,50 $/Monat
• Enterprise: individuell

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8. Amie

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Amie ist eine elegante Kalender- und Aufgaben-App mit KI-gestütztem Meeting-Assistenten. Sie kombiniert Kalender, Aufgaben, Meetings & E-Mails in einem Interface – ganz ohne Bots.

Während Amie keine vollautomatische KI-Planung wie Motion bietet, punktet sie mit Features wie Meeting-Notizen, Transkription, Zusammenfassungen und Aktionspunkten aus Gesprächen.

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Vorteile

• Kalender, To-dos & Meetings in einem Interface
• KI-Zusammenfassungen im Business-Kontext
• Native Meeting-Aufzeichnung (Zoom, Teams, Slack) – ohne Bot
• Aufgaben per Drag & Drop einplanen
• Schnelle Eingabe per Spracheingabe
• Optimiert für Tastatur-User
• macOS, Windows & iOS Apps
• Spotify-Integration für Planung mit Musik
• Smart Chat-Aktionen: Reschedule, Mails, Mindmaps uvm.
• Integrationen mit Notion, Slack, Hubspot
• Private Meeting-Notizen

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Nachteile

• Keine automatisierte Planung nach Energielevel etc.

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Integrationen

• Google Calendar
• Linear
• Outlook
• Gmail
• Notion
• Slack
• Hubspot
• Pipedrive
• Spotify
• Skype
• Microsoft Teams

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Preise

• Pro: 25 $/Monat
• Business: 50 $/Monat
• Enterprise: individuell

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9. Skedpal

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SkedPal ist ein KI-Zeitplanungs-Assistent, der Aufgaben automatisch in deinem Kalender platziert – basierend auf Priorität, Deadline & Verfügbarkeit. Neue Aufgaben oder Änderungen werden dynamisch eingeplant.

Mit Smart Time Mapping, Prioritätsplanung, wiederkehrenden Aufgaben & dynamischem Re-Scheduling ist SkedPal besonders für Deep Work & energieoptimierte Tagespläne geeignet.

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Vorteile

• Automatische KI-Planung nach Priorität & Zeitfenstern
• Zeit-Mapping für kontextbasiertes Batching
• Unterstützt Deep Work & energieorientierte Planung

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Nachteile

• Dynamische Re-Planung kann unberechenbar wirken
• Etwas steilere Lernkurve
• Keine Team- oder Kollaborationsfunktionen
• Etwas veraltete Oberfläche
• Wenige Integrationen

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Integrationen

• Asana
• Zapier
• Google calendar
• Outlook calendar
• iCloud calendar

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Preise

• 14,95 $/Monat

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10. Dola

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Dola ist ein KI-Kalenderassistent, der per natürlicher Sprache funktioniert, direkt in Messaging-Apps wie WhatsApp, iMessage oder WeChat. Du kannst Termine hinzufügen, ändern oder suchen, einfach per Chat.

Dola akzeptiert Sprache, Text oder Bilder zur Eingabe, und bietet sogar Wetterberichte & Websuche im Chat. Ideal für schnelle, intuitive Planung unterwegs.

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Vorteile

• Kalendermanagement per Chat: schnell & einfach
• Kein extra Tool nötig – läuft in WhatsApp, iMessage etc.
• Spracheingabe, Texte & Bilder möglich
• Synchronisation mit Google, Apple & CalDAV
• Integrierte Wetterberichte & Websuche

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Nachteile

• Nur in Messaging-Apps, keine Standalone-App
• Datensicherheit abhängig vom genutzten Messenger
• Stabile Internetverbindung erforderlich

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Integrationen

• Google calendar
• Apple calendar
• CalDAV

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Preise

• Kostenlos

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Abschließende Gedanken

KI-Planungsassistenten sind längst kein Luxus mehr, sie steigern den Fokus, senken den Stress und schaffen Raum für das, was wirklich zählt.

In diesem Überblick hast du 10 der leistungsfähigsten KI-Planungstools 2025 kennengelernt, von smarten Alleskönnern wie Morgen, Motion und Skedpal, über bewusstere, geführte Tools wie Sunsama, bis hin zu minimalistischen, nachrichtenbasierten Lösungen wie Dola.

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Jedes Tool hat seine Stärken:

• Du suchst energieoptimierte Planung und nahtlose Kalender-Aufgaben-Integration? → Morgen ist dein Match.
• Du willst vollständige Automatisierung und einen „Set-it-and-forget-it“-Planer? → Motion oder Reclaim.ai passen zu dir.
• Du planst lieber manuell und in Ruhe? → Sunsama oder Trevor AI sind dein Stil.
• Du brauchst smarte Meeting-Zusammenfassungen oder arbeitest gern in Messengern? → Amie oder Dola sind einen Blick wert.

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Der beste KI-Assistent ist nicht der mit den meisten Automatisierungen – sondern der, der dir täglich hilft, fokussierter, selbstbestimmter und bewusster zu arbeiten.

Egal wofür du dich entscheidest, das Ziel bleibt gleich: weniger jonglieren, mehr schaffen.

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