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Wenn es sich anfühlt, als würde während des Arbeitstages keine Arbeit mehr erledigt, bist du nicht allein. Wir haben kürzlich mit hunderten Morgen-Nutzern gesprochen, die ihre Frustration über die enorme Zeit in Meetings teilten.
Zu viele Meetings, zu wenige davon sind wirklich wertvoll, und noch weniger Stunden bleiben für die eigentliche Arbeit. Das Problem ist besonders akut in Software-Engineering-Teams, wo Aufgaben wie Debugging, Coding, QA und Problemlösung intensive Konzentration erfordern. Je mehr wir unsere Tage mit Meetings fragmentieren, desto mehr opfern wir die Zeit für konzentrierte Arbeit.
Wenn dir das bekannt vorkommt, ist es Zeit für eine Kalender-Bereinigung.
Der große Rückgang hat seinen Moment
Elon Musk wies Twitter-Mitarbeiter an, jedes Meeting zu verlassen, bei dem sie nicht beitragen. Shopify hat konzentrierte Arbeitszeit priorisiert, indem es eingeschränkt hat, wann Meetings stattfinden (nie mittwochs) und wie viele Teilnehmer dabei sind (regelmäßige Meetings sollten nie mehr als 3 Personen umfassen).
Die Botschaft ist klar: Unsere Kalender sind mit Meetings überfordert, von denen viele gar nicht so wichtig sind. Dadurch opfern wir Zeit, Fokus, Energie und letztendlich die Qualität unserer Arbeit.
Und während die meisten Menschen einen überladenen Kalender nachvollziehen können, ist die Idee, einfach mitten aus einem Meeting zu gehen, zumindest unbequem. Ein Meeting abzulehnen kann sich unhöflich anfühlen, besonders wenn technisch gesehen dein Kalender zeigt, dass du verfügbar bist.
Wie du nein sagst, ohne dich schuldig zu fühlen
Als Kanadier, der zu höflich ist, weiß ich, dass es nicht einfach ist, eine Einladung abzulehnen. Es kann sich unhöflich oder abweisend anfühlen oder einfach gegen das Sein eines guten Teamplayers sprechen. Aber ich verspreche dir, wenn du das Schuldgefühl loslässt, kann das Ablehnen befreiend sein... und nicht nur dir, sondern deinem ganzen Team nutzen.
Hier sind 5 Tipps, die mir geholfen haben, nicht automatisch zuzusagen:
Zeige deine Auslastung
Wenn Leute sehen, dass du einen freien Slot im Kalender hast, greifen sie schnell zu. Aber dieser freie Slot war Zeit, die du zum Arbeiten einplanen wolltest. Kommt dir das bekannt vor? Eine Möglichkeit, das zu vermeiden, ist, mit Time Blocking zu beginnen. Wenn du Zeit für bestimmte Aufgaben direkt in deinen Kalender einplanst und sie als „beschäftigt" markierst, sehen deine Kollegen keine großen Lücken in deinem Tag, die zum Buchen einladen.
Frag nach dem Grund
Meetings sind zur Gewohnheit geworden. Entscheidungen treffen, Updates teilen, einen Sprint besprechen... alles in Meetings. Aber müssen sie das sein? Vielleicht nicht. Wenn du eine Einladung erhältst, frag dich selbst: „Ist dieses Meeting notwendig?" und wenn ja, „bin ich die richtige Person, um teilzunehmen?" Wenn du eine dieser Fragen mit nein beantwortest, ist es ein einfaches Ablehnen.
Kombiniere dein „Nein" mit einer Alternative
Es gibt einen Grund, warum die Memes „hätte eine E-Mail sein können" so gut ankommen. Vielleicht ist die Antwort nicht immer eine E-Mail, aber eine andere Form der asynchronen Kommunikation wird funktionieren. Es braucht vielleicht etwas Experimentieren, aber warum nicht die Idee hinterfragen, was in einem Meeting passieren muss, indem du andere Ansätze vorschlägst. Das könnte bedeuten, ein Review mit Loom zu teilen. Eine Strategie in einem Design-Dokument auf Notion zu pitchen und andere zur Mitarbeit einzuladen. Eine asynchrone Retro automatisiert mit GitLab oder mit einem Mural-Template durchzuführen. Das ist eine großartige Möglichkeit, den Standard-Reflex, einfach ein Meeting zu buchen, zu hinterfragen.
Teile deine Prioritäten
Du hast eine große Arbeitsbelastung und jedes Meeting nimmt dir Zeit für die Arbeit. Es ist okay, das zu erwähnen. Manchmal bedeutet das zu fragen, wo das Meeting in die Gesamtpriorität des Teams passt und den Leuten zu sagen, dass durch die Teilnahme an einem Meeting ein Deliverable verzögert werden könnte. Falls hilfreich, mach es konkret für die Leute, indem du ihnen sagst, welche Story verzögert wird oder dass dieses Meeting nicht in deine Projektrolle passt.
Sag einfach nein
Manchmal ist „Ich kann bei diesem nicht teilnehmen" alles, was du brauchst. Keine Ausreden, Erklärungen, Vorschläge oder Entschuldigungen nötig. Wenn du dich bei der bloßen Idee unwohl fühlst, überleg dir warum. Die Teilnahme an Meetings ist wahrscheinlich nur eine Facette deiner Arbeit und möglicherweise eine der weniger wichtigen. Wenn du weißt, dass du großartig bist und ein großartiger Teamplayer, kannst du wahrscheinlich darauf vertrauen, dass die Leute deine Priorisierung und Entscheidungen respektieren.
Wenn du andererseits oft der Meeting-Organisator bist, hast du die Gelegenheit, die Kultur deines Teams zu beeinflussen. Überleg dir, ob das Meeting, das du buchst, die beste Nutzung von jedem's Zeit ist... und wenn nicht, sprich offen darüber, warum du einen anderen Ansatz vorschlägst oder ein langjähriges regelmäßiges Meeting absagst.
Das wird andere ermutigen, das Gleiche zu tun... und dann könnt ihr alle wieder zur Arbeit zurückkehren.
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