Rifiuta la riunione senza sensi di colpa

Se sentirti produttivo durante la giornata lavorativa sembra un ricordo del passato, non sei solo. Abbiamo recentemente parlato con centinaia di utenti Morgen che hanno condiviso la loro frustrazione per la quantità enorme di tempo speso in riunioni.

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Troppe riunioni, poche che sono davvero utili, e ancora meno ore rimaste nella giornata per lavorare. Il problema è particolarmente acuto nei team di ingegneria del software, dove attività come il debugging, la codifica, il QA e la risoluzione dei problemi richiedono una concentrazione e un'attenzione intense. Più frammenttiamo le nostre giornate con riunioni, più sacrifichiamo il tempo necessario per quel lavoro concentrato.

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Se ti suona familiare, è il momento di aderire alla purga del calendario.

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Il grande declino sta avendo il suo momento

Elon Musk ha ordinato ai dipendenti di Twitter di lasciare qualsiasi riunione a cui non stavano contribuendo. Shopify ha dato priorità al tempo di lavoro concentrato limitando quando si svolgono le riunioni (mai il mercoledì) e il numero di partecipanti (le riunioni ricorrenti non dovrebbero mai includere più di 3 persone).

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Il messaggio è chiaro: i nostri calendari sono diventati troppo pieni di riunioni, molte delle quali non sono così importanti, e di conseguenza, stiamo sacrificando tempo, concentrazione, energia e, in ultima analisi, la qualità del lavoro.

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E sebbene la maggior parte delle persone possa relazionarsi a un calendario affollato, l'idea stessa di semplicemente uscire da una riunione a metà è tutt'altro che comoda. Declinare una riunione può sembrare scortese, soprattutto quando tecnicamente il nostro calendario mostra che siamo disponibili.

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Come dire no, senza sensi di colpa

Come canadese fin troppo educato, lo so, dire "no" a un invito non è facile. Può sembrare scortese, sprezzante o francamente contrario all'essere un buon giocatore di squadra. Ma ti prometto che, se riesci a lasciar andare il senso di colpa, cliccare "declina" può essere liberatorio... e beneficiare non solo te, ma l'intero tuo team.

Ecco 5 consigli che mi hanno aiutato a smettere di accettare automaticamente:

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Rifletti il tuo impegno

‍Le persone vedono che hai uno spazio libero nel tuo calendario e potrebbero essere veloci a occuparlo. Eppure, quello spazio era il tempo che intendevi effettivamente usare per lavorare. Ti suona familiare? Un modo per evitarlo è iniziare a fare time blocking del tuo lavoro. Quando programmi il tempo per attività specifiche direttamente nel tuo calendario e le contrassegni come "occupato", i tuoi colleghi non vedranno grandi spazi nella tua giornata che sembrano pronti per essere occupati.

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Chiedi il motivo

‍Le riunioni sono diventate abitudinarie. Prendere decisioni, condividere un aggiornamento, fare una retrospettiva di uno sprint... tutto fatto in riunioni. Ma devono esserlo? Forse no. Quando ricevi un invito, chiediti: "questa riunione è necessaria?" e se sì, "sono la persona giusta per partecipare?" Se rispondi no a una delle due domande, allora è una semplice declina.

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Abbina il tuo "no" con un'alternativa

‍C'è un motivo per cui i meme "poteva essere un'email" risuonano. Forse la risposta non è sempre un'email, ma un'altra forma di comunicazione asincrona farà il trucco. Potrebbe richiedere un po' di sperimentazione, ma perché non sfidare l'idea di ciò che deve essere fatto in una riunione suggerendo altri approcci. Potrebbe significare condividere una revisione con un Loom. Presentare una strategia in un documento di progettazione su Notion e invitare altri a contribuire. Eseguire una retrospettiva asincrona automatizzata con GitLab o con un template Mural. È un ottimo modo per sfidare il riflesso predefinito di semplicemente prenotare una riunione.

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Condividi le tue priorità

‍Hai un carico di lavoro importante e ogni riunione sta riducendo il tuo tempo per completare il lavoro. Va bene sottolinearlo. A volte significa chiedere dove la riunione si inserisce nelle priorità generali del team e far sapere alle persone che partecipando a una riunione, una consegna potrebbe essere ritardata. Se aiuta, rendilo concreto per le persone facendo loro sapere quale storia sarà ritardata o che questa riunione non rientra nel tuo ruolo di progetto.

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Semplicemente di' no

‍A volte "non posso partecipare a questa" è tutto ciò di cui hai bisogno. Nessuna scusa, spiegazione, proposta o scusa necessaria. Se ti senti a disagio solo all'idea, chiediti il motivo. Contribuire alle riunioni è probabilmente solo una sfaccettatura del tuo lavoro, e possibilmente, una delle meno importanti. Se sai che stai andando bene e sei un grande giocatore di squadra, probabilmente puoi avere fiducia che le persone si fideranno della tua prioritizzazione e delle tue decisioni.

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Se d'altra parte sei spesso l'organizzatore della riunione, hai l'opportunità di influenzare la cultura del tuo team. Considera se la riunione che stai prenotando è il miglior uso del tempo di tutti... e se non lo è, sii esplicito sul motivo per cui stai suggerendo un approccio alternativo o cancellando una riunione ricorrente di lunga data.

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Questo aprirà gli altri a considerare lo stesso... e allora potrete tutti tornare al lavoro.