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Se conseguir trabalhar durante o dia de trabalho parece coisa do passado, não está sozinho. Falámos recentemente com centenas de utilizadores Morgen que partilharam a sua frustração sobre a quantidade de tempo gasto em reuniões.
Demasiadas reuniões, poucas que são realmente valiosas, e ainda menos horas no dia para trabalhar. O problema é especialmente agudo em equipas de engenharia de software onde tarefas como debugging, codificação, QA e resolução de problemas exigem foco e concentração intensos. Quanto mais fragmentamos os nossos dias com reuniões, mais sacrificamos tempo adequado para esse esforço focado.
Se isto lhe soa familiar, é hora de se juntar à limpeza do calendário.
O grande declínio está em voga
Elon Musk instruiu os funcionários do Twitter a sairem de qualquer reunião onde não estivessem a contribuir. A Shopify priorizou o tempo de trabalho focado limitando quando as reuniões acontecem (nunca à quarta-feira) e o número de participantes (reuniões recorrentes nunca devem incluir mais de 3 pessoas).
A mensagem é clara: Os nossos calendários ficaram demasiado cheios de reuniões, muitas das quais não são assim tão importantes, e como resultado, estamos a sacrificar tempo, foco, energia e, em última análise, qualidade do trabalho.
E embora a maioria das pessoas se possa relacionar com um calendário cheio, a própria ideia de simplesmente sair de uma reunião no meio é desconfortável, para dizer o mínimo. Recusar uma reunião pode parecer rude, especialmente quando tecnicamente o nosso calendário mostra que estamos disponíveis.
Como dizer não, sem culpa
Como canadiana excessivamente educada, sei que dizer "não" a um convite não é fácil. Pode parecer rude ou dismissivo ou francamente contrário a ser um bom elemento da equipa. Mas prometo-lhe que, se conseguir deixar a culpa de lado, clicar em "recusar" pode ser libertador... e beneficiar não apenas a si, mas a toda a sua equipa.
Aqui estão 5 dicas que me ajudaram a parar de aceitar automaticamente:
Reflita a sua ocupação
As pessoas veem que tem uma abertura no seu calendário e podem ser rápidas a aproveitar. No entanto, essa abertura era tempo que pretendia realmente trabalhar. Soa-lhe familiar? Uma forma de o evitar é começar a fazer bloqueio de tempo do seu trabalho. Quando agenda tempo para tarefas específicas diretamente no seu calendário e as marca como "ocupado", os seus colegas não verão grandes aberturas no seu dia que pareçam prontas para serem aproveitadas.
Pergunte porquê
As reuniões tornaram-se habituais. Tomar decisões, partilhar uma atualização, fazer uma retrospetiva de um sprint... tudo feito em reuniões. Mas precisam de ser? Talvez não. Quando recebe um convite, pergunte-se a si mesmo, "esta reunião é necessária?" e se for, "sou a pessoa certa para assistir?" Se responder não a qualquer uma das perguntas, então é um simples recuso.
Combine o seu "não" com uma alternativa
Há uma razão pela qual os memes "poderia ter sido um email" ressoam. Talvez a resposta nem sempre seja um email, mas outra forma de comunicação assíncrona fará o trabalho. Pode levar alguma experimentação, mas porque não desafiar a ideia do que precisa de ser feito numa reunião sugerindo outras abordagens. Pode significar partilhar uma revisão com um Loom. Apresentar estratégia num documento de design no Notion e convidar outros a contribuir. Executar uma retrospetiva assíncrona automatizada com GitLab ou com um modelo Mural. É uma ótima forma de desafiar o reflexo padrão de apenas marcar uma reunião.
Partilhe as suas prioridades
Tem uma carga de trabalho grande e cada reunião está a tirar tempo para fazer o trabalho. Está bem apontar isso. Às vezes significa perguntar onde a reunião se encaixa nas prioridades gerais da equipa e deixar as pessoas saber que ao assistir a uma reunião, um entregável pode ser atrasado. Se ajudar, torne-o concreto para as pessoas deixando-as saber que história será atrasada ou que esta reunião não se encaixa no seu papel de projeto.
Apenas diga não
Às vezes "não posso assistir a esta" é tudo o que precisa. Sem desculpas, explicações, propostas ou pedidos de desculpa necessários. Se se sente desconfortável com a própria ideia disso, considere porquê. Contribuir em reuniões é provavelmente apenas uma faceta do seu trabalho, e possivelmente, uma das menos importantes. Se sabe que está a fazer um excelente trabalho e é um ótimo elemento da equipa, pode provavelmente ter confiança que as pessoas confiarão na sua priorização e decisões.
Se, por outro lado, é frequentemente o organizador de reuniões, tem uma oportunidade de influenciar a cultura da sua equipa. Considere se a reunião que está a marcar é o melhor uso do tempo de todos... e se não for, seja vocal sobre porquê está a sugerir uma abordagem alternativa ou cancelar uma reunião recorrente de longa data.
Isso abrirá outros a considerar o mesmo... e então podem todos voltar ao trabalho.
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