Refuser une réunion sans culpabilité

Si faire du travail pendant la journée de travail semble appartenir au passé, vous n'êtes pas seul. Nous avons récemment parlé avec des centaines d'utilisateurs de Morgen qui ont partagé leur frustration face au temps considérable consacré aux réunions.

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Trop de réunions, trop peu qui sont vraiment utiles, et encore moins d'heures dans la journée pour travailler. Le problème est particulièrement aigu dans les équipes d'ingénierie logicielle où des tâches comme le débogage, la programmation, l'assurance qualité et la résolution de problèmes exigent une concentration intense. Plus nous fragmentons nos journées avec des réunions, plus nous sacrifions le temps nécessaire pour cet effort concentré.

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Si cela vous semble familier, il est temps de rejoindre le grand nettoyage du calendrier.

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Le grand déclin a son moment

Elon Musk a ordonné aux employés de Twitter de quitter toute réunion à laquelle ils ne contribuaient pas. Shopify a priorisé le travail concentré en limitant quand les réunions ont lieu (jamais le mercredi) et le nombre de participants (les réunions récurrentes ne devraient jamais inclure plus de 3 personnes).

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Le message est clair : nos calendriers sont devenus trop encombrés de réunions, dont beaucoup ne sont pas si importantes, et en conséquence, nous sacrifions du temps, de la concentration, de l'énergie et, finalement, la qualité du travail.

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Et bien que la plupart des gens puissent se rapporter à un calendrier encombré, l'idée même de simplement quitter une réunion en cours est inconfortable, c'est le moins qu'on puisse dire. Décliner une réunion peut sembler impoli, surtout quand techniquement votre calendrier montre que vous êtes disponible.

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Comment dire non, sans culpabilité

En tant que Canadienne poli à outrance, je sais que dire « non » à une invitation n'est pas facile. Cela peut sembler impoli ou condescendant ou franchement contraire à être un bon coéquipier. Mais je vous le promets, si vous pouvez laisser tomber la culpabilité, cliquer sur « décliner » peut être libérateur... et bénéficier non seulement à vous, mais à toute votre équipe.

Voici 5 conseils qui m'ont aidée à arrêter d'accepter automatiquement :

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Reflétez votre charge de travail

‍Les gens voient que vous avez un créneau libre dans votre calendrier et ils peuvent être rapides à le saisir. Pourtant, ce créneau était du temps que vous aviez l'intention de consacrer au travail. Cela vous semble familier ? Un moyen d'éviter cela est de commencer à utiliser le time blocking pour votre travail. Quand vous programmez du temps pour des tâches particulières directement dans votre calendrier et les marquez comme « occupé », vos collègues ne verront pas de grands créneaux libres dans votre journée qui semblent à prendre.

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Demandez pourquoi

‍Les réunions sont devenues habituelles. Prendre des décisions, partager une mise à jour, faire une rétrospective de sprint... tout se fait en réunion. Mais en ont-elles besoin ? Peut-être pas. Quand vous recevez une invitation, demandez-vous : « cette réunion est-elle nécessaire ? » et si oui, « suis-je la bonne personne pour y assister ? » Si vous répondez non à l'une ou l'autre question, alors c'est un simple refus.

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Associez votre « non » à une alternative

‍Il y a une raison pour laquelle les mèmes « aurait pu être un email » résonnent. Peut-être que la réponse n'est pas toujours un email, mais une autre forme de communication asynchrone fera l'affaire. Cela peut nécessiter quelques expériences, mais pourquoi ne pas remettre en question l'idée de ce qui doit être fait en réunion en suggérant d'autres approches. Cela pourrait signifier partager un avis avec un Loom. Présenter une stratégie dans un document de conception sur Notion et inviter d'autres à contribuer. Mener une rétrospective asynchrone automatisée avec GitLab ou avec un modèle Mural. C'est un excellent moyen de remettre en question le réflexe par défaut de simplement réserver une réunion.

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Partagez vos priorités

‍Vous avez une lourde charge de travail et chaque réunion grignote votre temps pour accomplir le travail. C'est acceptable de le signaler. Parfois, cela signifie demander où la réunion s'inscrit dans les priorités globales de l'équipe et faire savoir aux gens qu'en assistant à une réunion, un livrable peut être retardé. Si cela aide, rendez-le concret pour les gens en leur faisant savoir quelle histoire sera retardée ou que cette réunion ne correspond pas à votre rôle dans le projet.

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Dites simplement non

‍Parfois, « je ne peux pas assister à celle-ci » est tout ce dont vous avez besoin. Pas d'excuses, d'explications, de propositions ou d'excuses nécessaires. Si vous vous sentez mal à l'aise à cette simple idée, demandez-vous pourquoi. Contribuer aux réunions n'est probablement qu'une facette de votre travail, et peut-être l'une des moins importantes. Si vous savez que vous écrasez tout et que vous êtes un excellent coéquipier, vous pouvez probablement avoir confiance que les gens feront confiance à votre priorisation et vos décisions.

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Si, en revanche, vous êtes souvent l'organisateur de réunions, vous avez l'occasion d'influencer la culture de votre équipe. Demandez-vous si cette réunion que vous réservez est le meilleur usage du temps de chacun... et si ce n'est pas le cas, soyez vocal sur la raison pour laquelle vous suggérez une approche alternative ou annulez une réunion récurrente de longue date.

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Cela ouvrira les autres à considérer la même chose... et alors vous pourrez tous retourner au travail.