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Si sentir que trabajas durante la jornada laboral parece cosa del pasado, no estás solo. Recientemente hablamos con cientos de usuarios de Morgen que compartieron su frustración por la enorme cantidad de tiempo dedicado a reuniones.
Demasiadas reuniones, pocas que sean realmente valiosas, y aún menos horas en el día para trabajar. El problema es especialmente grave en equipos de ingeniería de software donde tareas como depuración, codificación, QA y resolución de problemas requieren un enfoque e intensidad extremos. Cuanto más fragmentamos nuestros días con reuniones, más sacrificamos el tiempo necesario para ese trabajo concentrado.
Si esto te suena familiar, es hora de unirte a la purga del calendario.
El gran declive está teniendo su momento
Elon Musk indicó a los empleados de Twitter que abandonaran cualquier reunión en la que no estuvieran contribuyendo. Shopify ha priorizado el tiempo de trabajo concentrado limitando cuándo ocurren las reuniones (nunca los miércoles) y el número de asistentes (las reuniones recurrentes nunca deberían incluir más de 3 personas).
El mensaje es claro: Nuestros calendarios se han saturado de reuniones, muchas de las cuales no son tan importantes, y como resultado, estamos sacrificando tiempo, enfoque, energía y, en última instancia, la calidad del trabajo.
Y aunque la mayoría de las personas pueden relacionarse con un calendario saturado, la idea misma de simplemente abandonar una reunión a mitad de camino es incómoda, por decir lo menos. Rechazar una reunión puede parecer grosero, especialmente cuando técnicamente tu calendario muestra que estás disponible.
Cómo decir que no, sin culpa
Como canadiense educada hasta el exceso, sé que decir "no" a una invitación no es fácil. Puede parecer grosero, despectivo o simplemente contrario a ser un buen compañero de equipo. Pero te lo prometo, si puedes dejar ir la culpa, hacer clic en "rechazar" puede ser liberador... y beneficiar no solo a ti, sino a todo tu equipo.
Aquí hay 5 consejos que me han ayudado a dejar de aceptar automáticamente:
Refleja tu ocupación
Las personas ven que tienes un hueco en tu calendario y pueden estar rápidas para aprovecharlo. Sin embargo, ese hueco era tiempo que pretendías usar para trabajar realmente. ¿Te suena? Una forma de evitarlo es comenzar a usar bloqueo de tiempo para tu trabajo. Cuando programas tiempo para tareas específicas directamente en tu calendario y las marcas como "ocupado", tus colegas no verán grandes huecos en tu día que parezcan listos para ser ocupados.
Pregunta por qué
Las reuniones se han vuelto habituales. Tomar decisiones, compartir una actualización, hacer una retrospectiva de un sprint... todo hecho en reuniones. ¿Pero necesitan serlo? Probablemente no. Cuando recibes una invitación, pregúntate: "¿es esta reunión necesaria?" y si es así, "¿soy la persona indicada para asistir?" Si respondes que no a cualquiera de estas preguntas, entonces es un simple rechazo.
Acompaña tu "no" con una alternativa
Hay una razón por la que los memes de "podría haber sido un email" resuenan. Quizás la respuesta no siempre sea un email, pero otra forma de comunicación asincrónica funcionará. Podría requerir algo de experimentación, pero ¿por qué no desafiar la idea de lo que necesita hacerse en una reunión sugiriendo otros enfoques? Podría significar compartir una revisión con un Loom. Presentar estrategia en un documento de diseño en Notion e invitar a otros a contribuir. Ejecutar una retrospectiva asincrónica automatizada con GitLab o con una plantilla de Mural. Es una excelente manera de desafiar el reflejo predeterminado de simplemente reservar una reunión.
Comparte tus prioridades
Tienes una carga de trabajo importante y cada reunión está restando tiempo para completar el trabajo. Está bien señalarlo. A veces significa preguntar dónde encaja la reunión dentro de las prioridades generales del equipo e informar a las personas que al asistir a una reunión, un entregable podría retrasarse. Si ayuda, hazlo concreto para las personas informándoles qué historia se retrasará o que esta reunión no encaja en tu rol de proyecto.
Solo di que no
A veces "no puedo asistir a esta" es todo lo que necesitas. Sin excusas, explicaciones, propuestas o disculpas necesarias. Si te sientes incómodo ante la idea misma, considera por qué. Contribuir en reuniones es probablemente solo una faceta de tu trabajo, y posiblemente, una de las menos importantes. Si sabes que lo estás haciendo muy bien y eres un gran compañero de equipo, probablemente puedas tener confianza en que las personas confiarán en tu priorización y decisiones.
Si por el contrario, a menudo eres el organizador de reuniones, tienes la oportunidad de impulsar la cultura de tu equipo. Considera si esa reunión que estás programando es el mejor uso del tiempo de todos... y si no, sé vocal sobre por qué estás sugiriendo un enfoque alternativo o cancelando una reunión recurrente de larga data.
Abrirá a otros a considerar lo mismo... y entonces todos podrán volver al trabajo.
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