Dominar a Produtividade com ADHD: Uma conversa com Bryan Jenks

Os sistemas cuidadosamente ajustados de Bryan Jenks para gestão de tarefas e tempo são o produto de anos de experimentação.  

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Mas a sua abordagem rigorosa e consistente à gestão de tempo e energia não foi fácil - nasceu da necessidade (e muita perseverança). Bryan, que era frequentemente rotulado como desatento e hiperativo quando criança e enviado para o fundo da sala para não distrair os colegas, foi diagnosticado com ADHD aos 16 anos e Autismo aos 30.  

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As ferramentas e sistemas em que confia para se manter focado e produtivo evoluíram consideravelmente desde a adolescência. O que começou com notas autocolantes e listas em cadernos moleskin, depois passou para bullet journaling, e eventualmente para uma mistura de software de calendário e gestão de tarefas, está agora firmemente ancorado numa combinação Morgen/Todoist.  

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Claramente, está a funcionar. Bryan é um Especialista em Tecnologia da Informação que também consulta, cria conteúdo educacional para o seu canal YouTube extremamente popular, e acabou de completar uma licenciatura em Gestão de Dados e Análise de Dados.

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Tive a oportunidade de conversar com Bryan sobre como consegue fazer tanto e aprender sobre o papel crítico que os seus sistemas, ferramentas e definição de expectativas com outros têm em ajudá-lo a manter tudo sob controlo.  

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Produtividade e ADHD

O ADHD é frequentemente percecionado como um limitador da produtividade. A perturbação do neurodesenvolvimento é caracterizada por hiperatividade e impulsividade. A falta de atenção ou, inversamente, o hiperfoco podem tornar desafiador para pessoas com ADHD regular a sua atenção na coisa certa no momento certo, mesmo que seja algo que queiram fazer.

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Bryan foi rápido em lembrar-me que o ADHD e a neurodiversidade se manifestam de forma diferente para cada pessoa. "Se conheceu uma pessoa com ADHD, conheceu uma pessoa com ADHD."  

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Os sistemas, processos e ferramentas que funcionam bem para Bryan não se traduzem para toda a gente. No entanto, há muitas pérolas de sabedoria geralmente aplicável aqui de que todos podemos tirar algo.

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Se não está no calendário, não vai ser feito.

David Allen, em Getting Things Done, famosamente disse "a sua mente é para ter ideias, não para as guardar." Lembrei-me imediatamente disto ao conversar com Bryan, que desenvolveu tanta disciplina em tirar as coisas da sua cabeça colocando-as no seu calendário e gestor de tarefas.

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"Não quero pequenas tarefas a ocupar a minha cabeça ou a passar tempo preocupado que esqueci algo," explica Bryan. "Tentar acompanhar todas as tarefas que tenho de fazer parece uma montanha gigante de disfunção executiva que nunca conseguirei ultrapassar."

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Em vez de tentar constantemente escalar essa montanha, ele captura todas as suas tarefas em Todoist e as planeia em Morgen. Desta forma, a sua carga cognitiva não fica entupida ao tentar lembrar-se do que fazer, e pode ser focada na própria tarefa.

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É por isso que para Bryan, "se não está no calendário, não vai ser feito."

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Um olhar para o seu calendário e é evidente que ele realmente o diz a sério. Sim, o seu calendário e gestor de tarefas armazenam as coisas grandes – reuniões, prazos, eventos. Mas também contêm tarefas mais pequenas como lembretes, desde tomar vitaminas até alimentar os seus gatos.  

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Se importa, grande ou pequeno, ele captura a tarefa em Todoist. Depois faz bloqueio de tempo em Morgen, "geralmente planeando uma semana de cada vez, duas semanas no máximo."

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Mas como a maioria de nós, ficar bom em bloqueio de tempo tem sido um trabalho em progresso. "Eu costumava ser mau a estimar quanto tempo [uma tarefa particular] demoraria. Quando subestimava o tempo, ficava com um grande bloco de tempo indefinido e não sabia o que fazer com ele."

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Ele diz que está a melhorar com as estimativas de tempo e os seus blocos de tempo são mais realistas. Mas quando erra e não completa algo, está a tentar ser mais gentil consigo mesmo. "Vai ser feito. Apenas não hoje, e está tudo bem."

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O planeamento não é apenas sobre tempo, mas também sobre energia

Bryan também leva em conta os seus níveis de energia ao planear os seus dias.  

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"Sei que sou menos eficaz entre as 18h-20h e estou desligado às 20h. Costumava agendar tarefas nessa hora, depois inevitavelmente acabava por as arrastar para o dia seguinte. Deixei de agendar esse tempo com tarefas e em vez disso deixo-o aberto para ler livros." (Se tem curiosidade, pode descobrir o que está a ler em Goodreads onde tem uma pilha ambiciosa de TBR para 2023.)

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Da mesma forma, quando tem uma tarefa grande e cognitivamente exigente, tenta agendar essas em dias mais vazios, quando sabe que terá tanto o tempo como as "moedas" (energia mental para gastar) para a enfrentar.  

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Mas às vezes, mesmo que o planeamento tenha sido feito bem e ele saiba em que focar a seguir, "começar pode ser a parte mais difícil."

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Frequentemente isso significa abordar um bloco de tempo para uma tarefa grande cognitivamente exigente com uma pequena ação. "Assim que começo nessa pequena tarefa, ganho momentum, e começa a crescer. Depois posso continuar e enfrentar as partes mais difíceis do trabalho."

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Comunicar as suas necessidades

O planeamento cuidadoso de Bryan claramente o ajuda a tirar mais do seu tempo. No entanto, às vezes as coisas estão fora do seu controlo.

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No passado, ele "ficaria irracionalmente zangado se alguém pedisse algo num dia perfeitamente planeado." Às vezes uma interrupção que forçava uma mudança drástica de contexto era suficiente para descarrilar um dia. Ele reconhece agora que isto é um sintoma autista de rigidez e aderência estrutural.

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Bryan estabeleceu expectativas com outros de que precisa de aviso prévio quando possível e funciona melhor quando a mudança de contexto é minimizada.

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No trabalho, os seus colegas foram recetivos. "Os meus colegas são bons a agendar o meu tempo com antecedência e quando possível, empilham reuniões costas com costas para que eu não precise de estar constantemente a mudar de contexto do meu trabalho para outra reunião. Desta forma obtenho grandes blocos de tempo ininterrupto para fazer o meu trabalho sem perturbações."  

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Adicionalmente, se recebe um convite de reunião sem objetivos claros, agenda ou papel para ele, "simplesmente não vou."

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Também pediu à sua família para fazer o mesmo, adotando "uma abordagem empresarial ao meu tempo."  

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"Estou sempre disposto a ajudar, mas peço à minha família que me dê um par de dias de aviso e algumas opções para que hora funciona melhor. Pode parecer desumano, mas é a melhor forma para eu os ver e ajudá-los enquanto ainda protejo o meu tempo e energia de interrupções inesperadas quando viável."

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A sua família adaptou-se e está feliz em acomodar a forma como ele processa informação e organiza a sua vida. Entendem que para gerir eficazmente a sua vida e prioridades de forma independente, esta é uma acomodação que realmente o ajuda a equilibrar tudo o que se passa sem culpa ou evitamento.

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Porque Morgen

Bryan tem sido um defensor vocal de Morgen. Experimentou muitos calendários ao longo dos anos mas o que se destaca para ele é que Morgen:

• "Integra com Todoist" para suavizar o fluxo de trabalho entre a sua gestão de tarefas e bloqueio de tempo
• "Não é excessivamente polido e gráfico" o que ajuda a minimizar distrações
• Tem "atalhos de teclado que acompanham a velocidade do meu processo mental"
• "Torna fácil ajustar blocos de tempo para tarefas" para que o bloqueio de tempo seja rápido e ajustável

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Ele reconhece que não será o calendário certo para toda a gente, mas para ele, é onde tudo está armazenado. E se não está lá, simplesmente não vai ser feito.

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Saiba mais sobre as ferramentas, pesquisa e sistemas de produtividade de Bryan seguindo-o no Twitter @tallguyjenks, no seu website, e no YouTube.

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