Maîtriser la productivité avec le TDAH : une conversation avec Bryan Jenks

Les systèmes minutieusement affinés de Bryan Jenks pour la gestion des tâches et du temps sont le fruit de années d'expérimentation.  

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Pourtant, son approche rigoureuse et cohérente de la gestion du temps et de l'énergie n'a pas été facile à mettre en place - elle est née de la nécessité (et de beaucoup de persévérance). Bryan, souvent étiqueté comme manquant de concentration et hyperactif enfant et envoyé au fond de la classe pour ne pas distraire ses camarades, a reçu un diagnostic de TDAH à 16 ans et d'autisme à 30 ans.  

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Les outils et systèmes sur lesquels il s'appuie pour rester concentré et productif ont considérablement évolué depuis son adolescence. Ce qui a commencé avec des post-it et des listes dans des carnets moleskine, puis s'est transformé en bullet journaling, et finalement en un mélange de logiciels de calendrier et de gestion des tâches, est maintenant fermement ancré dans une combinaison Morgen/Todoist.  

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Clairement, ça fonctionne. Bryan est spécialiste en technologie de l'information, consultant, créateur de contenu éducatif pour sa chaîne YouTube extrêmement populaire, et vient de terminer une licence en gestion et analyse des données.

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J'ai eu l'occasion de discuter avec Bryan de la façon dont il jongle avec tant de choses et d'en apprendre davantage sur le rôle crucial que ses systèmes, ses outils et la définition des attentes avec les autres jouent pour l'aider à rester maître de tout.  

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Productivité et TDAH

Le TDAH est souvent perçu comme une limite à la productivité. Ce trouble du neurodéveloppement se caractérise par l'hyperactivité et l'impulsivité. L'inattention ou, inversement, l'hyperfocus peut rendre difficile pour les personnes atteintes de TDAH de réguler leur attention sur la bonne chose au bon moment, même si c'est quelque chose qu'elles veulent faire.

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Bryan a tenu à me rappeler que le TDAH et la neurodiversité se manifestent différemment pour chacun. « Si vous avez rencontré une personne atteinte de TDAH, vous avez rencontré une personne atteinte de TDAH. »  

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Les systèmes, processus et outils qui fonctionnent bien pour Bryan ne s'appliqueront pas à tout le monde. Cependant, il y a beaucoup de pépites de sagesse généralement applicable ici dont nous pouvons tous tirer quelque chose.

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Si ce n'est pas dans le calendrier, ça ne sera pas fait.

David Allen, dans Getting Things Done, a dit de manière célèbre « votre esprit est fait pour avoir des idées, pas pour les retenir. » J'ai immédiatement pensé à cela en parlant avec Bryan, qui a développé une telle discipline pour sortir les choses de son cerveau en les mettant dans son calendrier et son gestionnaire de tâches.

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« Je ne veux pas que de petites tâches remplissent mon cerveau ou que je passe du temps à m'inquiéter d'avoir oublié quelque chose, » explique Bryan. « Essayer de garder une trace de toutes les tâches que je dois faire ressemble à une montagne géante de dysfonctionnement exécutif que je ne pourrai jamais surmonter. »

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Au lieu d'essayer constamment d'escalader cette montagne, il capture toutes ses tâches dans Todoist et les planifie dans Morgen. De cette façon, sa charge cognitive n'est pas obstruée par le fait d'essayer de se souvenir de ce qu'il faut faire, et peut plutôt se concentrer sur la tâche elle-même.

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C'est pourquoi pour Bryan, « si ce n'est pas dans le calendrier, ça ne sera pas fait. »

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Un coup d'œil à son calendrier et il est évident qu'il le pense vraiment. Oui, son calendrier et son gestionnaire de tâches stockent les grandes choses – réunions, délais, événements. Mais ils contiennent aussi des petites tâches comme rappels, de la prise de vitamines à l'alimentation de ses chats.  

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Si c'est important, grand ou petit, il capture la tâche dans Todoist. Il bloque ensuite le temps dans Morgen, « généralement en planifiant une semaine à la fois, deux semaines au maximum. »

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Mais comme la plupart d'entre nous, devenir bon au time blocking a été un travail en cours. « J'avais l'habitude d'être mauvais pour estimer combien de temps [une tâche particulière] prendrait. Quand j'ai sous-estimé le temps, je me retrouvais avec un grand bloc de temps indéfini et je ne savais pas quoi en faire. »

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Il dit qu'il s'améliore avec les estimations de temps et que ses blocs de temps sont plus réalistes. Mais quand il se trompe et ne termine pas quelque chose, il essaie d'être plus bienveillant avec lui-même. « Ce sera fait. Juste pas aujourd'hui, et c'est d'accord. »

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La planification n'est pas seulement une question de temps, mais aussi d'énergie

Bryan tient également compte de ses niveaux d'énergie lors de la planification de ses journées.  

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« Je sais que je suis moins efficace entre 18h et 20h et que je suis déconnecté à 20h. J'avais l'habitude de programmer des tâches à ce moment-là, puis je finissais inévitablement par les reporter au jour suivant. J'ai arrêté de réserver ce temps avec des tâches et je le laisse plutôt ouvert pour lire des livres. » (Si vous êtes curieux, vous pouvez découvrir ce qu'il lit sur Goodreads où il a une pile TBR ambitieuse pour 2023.)

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De même, quand il a une grande tâche cognitivement exigeante, il essaie de la programmer les jours plus vides, quand il sait qu'il aura à la fois le temps et les « pièces » (l'énergie mentale à dépenser) pour la relever.  

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Mais parfois, même si la planification a été bien faite et qu'il sait sur quoi se concentrer ensuite, « commencer peut être la partie la plus difficile. »

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Souvent, cela signifie aborder un bloc de temps pour une grande tâche cognitivement exigeante avec une petite action. « Une fois que je commence cette petite tâche, j'acquiers de l'élan, et ça commence à s'accumuler. Ensuite, je peux continuer et aborder les parties plus difficiles du travail. »

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Communiquer ses besoins

La planification minutieuse de Bryan l'aide clairement à tirer davantage de son temps. Pourtant, parfois, les choses échappent à son contrôle.

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Par le passé, il « se mettait irrationnellement en colère si quelqu'un demandait quelque chose un jour parfaitement planifié. » Parfois, une seule interruption qui forçait un changement de contexte drastique était suffisante pour dérailler une journée. Il reconnaît maintenant que c'est un symptôme autiste de rigidité et d'adhérence structurelle.

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Bryan a établi des attentes avec les autres selon lesquelles il a besoin d'un préavis quand c'est possible et qu'il fonctionne mieux quand le changement de contexte est minimisé.

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Au travail, ses collègues ont été réceptifs. « Mes collègues sont bons pour réserver mon temps à l'avance et, quand c'est possible, empiler les réunions dos à dos pour que je n'aie pas besoin de continuer à changer de contexte entre mon travail et une autre réunion. De cette façon, j'obtiens de grands blocs de temps ininterrompus pour faire mon travail sans être dérangé. »  

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De plus, s'il reçoit une invitation à une réunion sans objectifs clairs, agenda ou rôle pour lui, « je n'y assisterai simplement pas. »

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Il a également demandé à sa famille de faire de même, en adoptant « une approche commerciale de mon temps. »  

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« Je suis toujours prêt à aider, mais je demande à ma famille de me donner un préavis de quelques jours et certaines options pour l'heure qui me convient le mieux. Cela peut sembler sans cœur, mais c'est la meilleure façon pour moi de les voir et de les aider tout en protégeant mon temps et mon énergie des interruptions inattendues quand c'est possible. »

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Sa famille s'est adaptée et est heureuse de s'accommoder de la façon dont il traite l'information et organise sa vie. Ils comprennent que pour gérer efficacement sa vie et ses priorités de manière indépendante, c'est une accommodation qui l'aide vraiment à équilibrer tout ce qui se passe sans culpabilité ni évitement.

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Pourquoi Morgen

Bryan a été un défenseur vocal de Morgen. Il a essayé beaucoup de calendriers au fil des années, mais ce qui se démarque pour lui, c'est que Morgen :

• « S'intègre avec Todoist » pour fluidifier le flux de travail entre sa gestion des tâches et son time blocking
• « N'est pas excessivement poli et graphique » ce qui aide à minimiser les distractions
• Dispose de « raccourcis clavier qui suivent la vitesse de mon processus mental »
• « Facilite l'ajustement des blocs de temps pour les tâches » pour que le time blocking soit rapide et ajustable

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Il admet que ce ne sera pas le bon calendrier pour tout le monde, mais pour lui, c'est là que tout est stocké. Et si ce n'est pas là, ça ne sera simplement pas fait.

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En savoir plus sur les outils, la recherche et les systèmes de productivité de Bryan en le suivant sur Twitter @tallguyjenks, son site web, et sur YouTube.

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