Produktivität mit ADHS meistern: Ein Gespräch mit Bryan Jenks

Bryan Jenks' sorgfältig abgestimmte Systeme für Aufgaben- und Zeitmanagement sind das Ergebnis jahrelanger Experimente.  

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Doch sein Ansatz für rigoroses und konsistentes Zeit- und Energiemanagement kam nicht leicht - er entstand aus Notwendigkeit (und viel Durchhaltevermögen). Bryan, dem als Kind oft Unaufmerksamkeit und Hyperaktivität nachgesagt wurde und der in die hintere Reihe versetzt wurde, damit er seine Mitschüler nicht ablenkt, wurde mit 16 Jahren mit ADHS diagnostiziert und mit 30 Jahren mit Autismus.  

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Die Tools und Systeme, auf die er sich verlässt, um fokussiert und produktiv zu bleiben, haben sich seit seinen Teenagerjahren erheblich weiterentwickelt. Was mit Post-it-Notizen und Listen in Moleskine-Notizbüchern begann, dann zu Bullet Journaling überging und schließlich zu einer Mischung aus Kalender- und Aufgabenverwaltungssoftware führte, ist jetzt fest in einer Morgen/Todoist-Kombination verankert.  

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Offensichtlich funktioniert es. Bryan ist IT-Spezialist und berät auch, erstellt Bildungsinhalte für seinen äußerst beliebten YouTube-Kanal und hat gerade einen Bachelor-Abschluss in Data Management & Data Analytics abgeschlossen.

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Ich hatte die Gelegenheit, mit Bryan über seine Jonglierkunst zu sprechen und mehr über die entscheidende Rolle zu erfahren, die seine Systeme, sein Toolkit und die Erwartungsverwaltung mit anderen spielen, um ihm dabei zu helfen, alles im Griff zu behalten.  

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Produktivität und ADHS

ADHS wird oft als Einschränkung der Produktivität wahrgenommen. Die neurologische Entwicklungsstörung ist durch Hyperaktivität und Impulsivität gekennzeichnet. Unaufmerksamkeit oder umgekehrt Hyperfokus können es für Menschen mit ADHS schwierig machen, ihre Aufmerksamkeit zur richtigen Zeit auf die richtige Sache zu richten, selbst wenn es etwas ist, das sie wollen.

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Bryan war schnell dabei, mich daran zu erinnern, dass ADHS und Neurodivergenz bei jedem anders aussieht. "Wenn du eine Person mit ADHS kennengelernt hast, hast du eine Person mit ADHS kennengelernt."  

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Die Systeme, Prozesse und Tools, die für Bryan gut funktionieren, lassen sich nicht auf jeden übertragen. Es gibt aber viele allgemein anwendbare Erkenntnisse hier, von denen wir alle etwas mitnehmen können.

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Nicht im Kalender? Wird nicht erledigt.

David Allen sagte in Getting Things Done berühmterweise "dein Verstand ist dazu da, Ideen zu haben, nicht sie zu speichern." Ich wurde sofort daran erinnert, als ich mit Bryan sprach, der sich so viel Disziplin aufgebaut hat, um Dinge aus seinem Kopf zu bekommen, indem er sie in seinen Kalender und Task Manager einträgt.

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"Ich möchte nicht, dass kleine Aufgaben mein Gehirn füllen oder dass ich mir Sorgen mache, etwas vergessen zu haben," erklärt Bryan. "Zu versuchen, den Überblick über all die Aufgaben zu behalten, die ich erledigen muss, sieht aus wie ein riesiger Berg von Exekutivdysfunktion, den ich nie überwinden kann."

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Anstatt ständig zu versuchen, diesen Berg zu erklimmen, erfasst er alle seine Aufgaben in Todoist und plant sie in Morgen. Auf diese Weise wird seine kognitive Last nicht durch den Versuch belastet, sich zu merken, was zu tun ist, sondern kann sich auf die Aufgabe selbst konzentrieren.

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Deshalb gilt für Bryan: "Wenn es nicht im Kalender ist, wird es nicht erledigt."

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Ein Blick auf seinen Kalender zeigt, dass er das wirklich ernst meint. Ja, sein Kalender und Task Manager speichern die großen Dinge - Meetings, Fristen, Ereignisse. Aber sie enthalten auch kleinere Aufgaben als Erinnerungen, vom Vitaminenehmen bis zum Füttern seiner Katzen.  

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Wenn es wichtig ist, groß oder klein, erfasst er die Aufgabe in Todoist. Dann blockiert er Zeit in Morgen, "normalerweise plane ich eine Woche auf einmal, maximal zwei Wochen."

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Aber wie bei den meisten von uns war es auch für ihn ein Lernprozess, gut im Time Blocking zu werden. "Ich war früher schlecht darin, abzuschätzen, wie viel Zeit [eine bestimmte Aufgabe] dauern würde. Wenn ich die Zeit unterschätzte, blieb mir ein großer, undefinierter Zeitblock und ich wusste nicht, was ich damit anfangen sollte."

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Er sagt, dass er besser mit Zeitschätzungen wird und seine Time Blocks realistischer sind. Aber wenn er sich irrt und etwas nicht erledigt, versucht er, sich selbst gegenüber nachsichtiger zu sein. "Es wird erledigt. Nur nicht heute, und das ist okay."

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Planung geht nicht nur um Zeit, sondern auch um Energie

Bryan berücksichtigt auch seine Energielevel bei der Planung seiner Tage.  

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"Ich weiß, dass ich zwischen 18 und 20 Uhr weniger effektiv bin und um 20 Uhr völlig erschöpft bin. Früher habe ich Aufgaben zu dieser Zeit eingeplant, dann würde ich sie unvermeidlich auf den nächsten Tag verschieben. Ich buche diese Zeit nicht mehr mit Aufgaben und lasse sie stattdessen offen zum Lesen von Büchern." (Wenn du neugierig bist, kannst du herausfinden, was er liest, auf Goodreads, wo er einen ehrgeizigen TBR-Stapel für 2023 hat.)

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Ähnlich versucht er, wenn er eine große, kognitiv anspruchsvolle Aufgabe hat, diese an weniger vollen Tagen einzuplanen, wenn er weiß, dass er sowohl die Zeit als auch die "Coins" (mentale Energie) hat, um sie anzugehen.  

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Aber manchmal, selbst wenn die Planung gut gelaufen ist und er weiß, worauf er sich als nächstes konzentrieren soll, "kann der Anfang der schwierigste Teil sein."

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Das bedeutet oft, einen Time Block für eine große kognitiv anspruchsvolle Aufgabe mit einer kleinen Aktion anzugehen. "Sobald ich mit dieser kleinen Aufgabe anfange, bekomme ich Schwung und es fängt an, sich zu verstärken. Dann kann ich weitermachen und die schwierigeren Teile der Arbeit angehen."

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Seine Bedürfnisse kommunizieren

Bryans sorgfältige Planung hilft ihm eindeutig, mehr aus seiner Zeit herauszuholen. Doch manchmal liegen die Dinge außerhalb seiner Kontrolle.

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In der Vergangenheit "würde ich irrational wütend, wenn jemand an einem perfekt geplanten Tag etwas von mir verlangte." Manchmal reichte eine Unterbrechung, die einen drastischen Kontextwechsel erzwang, um einen Tag zu ruinieren. Er erkennt jetzt, dass dies ein autistisches Symptom von Starrheit und struktureller Einhaltung ist.

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Bryan hat mit anderen Erwartungen gesetzt, dass er wenn möglich Vorankündigung braucht und am besten funktioniert, wenn Kontextwechsel minimiert werden.

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Bei der Arbeit waren seine Kollegen aufgeschlossen. "Meine Kollegen sind gut darin, meine Zeit im Voraus zu buchen und wenn möglich Meetings hintereinander zu stapeln, damit ich nicht ständig aus meiner Arbeit in ein anderes Meeting wechseln muss. Auf diese Weise bekomme ich große Blöcke ungestörter Zeit, um meine Arbeit ungestört zu erledigen."  

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Zusätzlich, wenn er eine Meeting-Einladung ohne klare Ziele, Agenda oder Rolle für ihn erhält, "werde ich einfach nicht teilnehmen."

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Er hat auch seine Familie gebeten, das Gleiche zu tun und einen "geschäftlichen Ansatz zu meiner Zeit" zu verfolgen.  

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"Ich bin immer bereit zu helfen, aber ich bitte meine Familie, mir ein paar Tage Vorankündigung zu geben und einige Optionen für die beste Zeit. Es mag herzlos klingen, aber es ist die beste Möglichkeit für mich, sie zu sehen und ihnen zu helfen, während ich meine Zeit und Energie vor unerwarteten Unterbrechungen schütze, wenn möglich."

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Seine Familie hat sich angepasst und ist glücklich, die Art und Weise zu unterstützen, wie er Informationen verarbeitet und sein Leben organisiert. Sie verstehen, dass dies eine Anpassung ist, die ihm wirklich hilft, alles im Griff zu behalten und dabei alles auszubalancieren, ohne sich schuldig zu fühlen oder es zu vermeiden.

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Warum Morgen

Bryan ist ein lautstarker Befürworter von Morgen. Er hat im Laufe der Jahre viele Kalender ausprobiert, aber was für ihn hervorsticht, ist, dass Morgen:

• "Mit Todoist integriert" wird, um den Workflow zwischen seiner Aufgabenverwaltung und seinem Time Blocking zu glätten
• "Nicht übermäßig poliert und grafisch" ist, was hilft, Ablenkungen zu minimieren
• "Tastaturkürzel hat, die mit meiner mentalen Prozessgeschwindigkeit Schritt halten"
• "Es einfach macht, Zeitblöcke für Aufgaben anzupassen", damit Time Blocking schnell und anpassbar ist

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Er gibt zu, dass es nicht der richtige Kalender für jeden ist, aber für ihn ist es der Ort, an dem alles gespeichert ist. Und wenn es nicht dort ist, wird es einfach nicht erledigt.

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Erfahre mehr über Bryans Tools, Recherchen und Produktivitätssysteme, indem du ihm auf Twitter @tallguyjenks, seiner Website und auf YouTube folgst.

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