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Los sistemas cuidadosamente ajustados de Bryan Jenks para la gestión de tareas y tiempo son el producto de años de experimentación.
Sin embargo, su enfoque riguroso y consistente de la gestión del tiempo y la energía no fue fácil - nació de la necesidad (y mucha perseverancia). Bryan, a quien a menudo le etiquetaban como desenfocado e hiperactivo de niño y lo mandaban al fondo de la clase para que no distrajera a sus compañeros, fue diagnosticado con TDAH a los 16 años y autismo a los 30.
Las herramientas y sistemas en los que confía para mantenerse enfocado y productivo han evolucionado considerablemente desde su adolescencia. Lo que comenzó con notas adhesivas y listas en cuadernos moleskine, luego pasó a bullet journaling, y eventualmente, a una mezcla de software de calendario y gestión de tareas, ahora está firmemente anclado en una combinación de Morgen/Todoist.
Claramente, está funcionando. Bryan es especialista en tecnología de la información que también consulta, crea contenido educativo para su popular canal de YouTube, y acaba de completar una licenciatura en Gestión de Datos y Análisis de Datos.
Tuve la oportunidad de charlar con Bryan sobre cómo maneja tanto y aprender sobre el papel crítico que sus sistemas, herramientas y la comunicación de expectativas con otros juegan en ayudarle a mantenerse al tanto de todo.
Productividad y TDAH
El TDAH a menudo se percibe como un limitante de la productividad. El trastorno del neurodesarrollo se caracteriza por hiperactividad e impulsividad. La falta de atención o, por el contrario, el hiperfoco pueden dificultar que las personas con TDAH regulen su atención en lo correcto en el momento correcto, incluso si es algo que quieren hacer.
Bryan fue rápido en recordarme que el TDAH y la neurodivergencia se presentan de manera diferente para todos. "Si has conocido a una persona con TDAH, has conocido a una persona con TDAH."
Los sistemas, procesos y herramientas que funcionan bien para Bryan no se traducirán para todos. Sin embargo, hay muchas pepitas de sabiduría generalmente aplicable de las que todos podemos sacar algo.
Si no está en el calendario, no se va a hacer.
David Allen, en Getting Things Done, famosamente dijo "tu mente es para tener ideas, no para retenerlas." Me acordé inmediatamente de esto cuando hablé con Bryan, quien ha construido tanta disciplina sobre sacar las cosas de su cabeza poniéndolas en su calendario y gestor de tareas.
"No quiero que pequeñas tareas llenen mi cerebro ni pasar tiempo preocupándome de que he olvidado algo," explica Bryan. "Intentar mantener un registro de todas las tareas que tengo que hacer parece una montaña gigante de disfunción ejecutiva que nunca podré superar."
En lugar de intentar constantemente escalar esa montaña, captura todas sus tareas en Todoist y las planifica en Morgen. De esta manera, su carga cognitiva no está obstruida por intentar recordar qué hacer, sino que puede enfocarse en la tarea en sí.
Por eso para Bryan, "si no está en el calendario, no se va a hacer."
Una mirada a su calendario y es evidente que realmente lo dice en serio. Sí, su calendario y gestor de tareas almacenan las cosas grandes - reuniones, plazos, eventos. Pero también contienen tareas más pequeñas como recordatorios, desde tomar vitaminas hasta alimentar a sus gatos.
Si importa, grande o pequeño, captura la tarea en Todoist. Luego hace bloqueo de tiempo en Morgen, "generalmente planificando una semana a la vez, dos semanas como máximo."
Pero como la mayoría de nosotros, mejorar en bloqueo de tiempo ha sido un trabajo en progreso. "Solía ser malo estimando cuánto tiempo [una tarea particular] tomaría. Cuando subestimaba el tiempo, me quedaba con un gran bloque de tiempo indefinido y no sabía qué hacer con él."
Dice que está mejorando con las estimaciones de tiempo y sus bloques de tiempo son más realistas. Pero cuando se equivoca y no completa algo, intenta ser más amable consigo mismo. "Se hará. Solo que no hoy, y eso está bien."
La planificación no es solo sobre tiempo, sino también sobre energía
Bryan también tiene en cuenta sus niveles de energía al planificar sus días.
"Sé que soy menos efectivo entre las 6-8pm y estoy desconectado a las 8pm. Solía programar tareas en ese momento, luego inevitablemente terminaba arrastrándolas al día siguiente. He dejado de reservar ese tiempo con tareas y en su lugar lo dejo abierto para leer libros." (Si tienes curiosidad, puedes descubrir qué está leyendo en Goodreads donde tiene una pila ambiciosa de TBR para 2023.)
De manera similar, cuando tiene una tarea grande y cognitivamente exigente, intenta programarla en días más vacíos, cuando sabe que tendrá tanto el tiempo como las "monedas" (energía mental para gastar) para abordarla.
Pero a veces, incluso si la planificación ha sido bien hecha y sabe en qué enfocarse a continuación, "empezar puede ser la parte más difícil."
A menudo eso significa abordar un bloqueo de tiempo para una tarea grande cognitivamente exigente con una pequeña acción. "Una vez que empiezo con esa pequeña tarea, gano impulso, y comienza a crecer. Luego puedo seguir adelante y abordar las partes más difíciles del trabajo."
Comunicando sus necesidades
La cuidadosa planificación de Bryan claramente le ayuda a sacar más de su tiempo. Sin embargo, a veces las cosas están fuera de su control.
En el pasado, él "se enojaba iracionalmente si alguien pedía algo en un día perfectamente planificado." A veces una interrupción que forzaba un cambio de contexto drástico era suficiente para arruinar un día. Ahora reconoce que esto es un síntoma autista de rigidez y adherencia estructural.
Bryan ha establecido expectativas con otros de que necesita aviso previo cuando sea posible y funciona mejor cuando el cambio de contexto se minimiza.
En el trabajo, sus colegas han sido receptivos. "Mis colegas son buenos reservando mi tiempo con anticipación y cuando es posible, apilando reuniones una tras otra para que no tenga que seguir cambiando de contexto de mi trabajo a otra reunión. De esta manera obtengo grandes bloques de tiempo ininterrumpido para hacer mi trabajo sin perturbaciones."
Además, si recibe una invitación a una reunión sin objetivos claros, agenda o rol para él, "simplemente no asistiré."
También ha pedido a su familia que haga lo mismo, tomando "un enfoque empresarial de mi tiempo."
"Siempre estoy dispuesto a ayudar, pero le pido a mi familia que me den un par de días de aviso y algunas opciones de qué hora funciona mejor. Puede parecer despiadado, pero es la mejor manera para que vea y ayude mientras también protejo mi tiempo y energía de interrupciones inesperadas cuando sea posible."
Su familia se ha adaptado y está feliz de acomodar la manera en que él procesa la información y organiza su vida. Entienden que para gestionar efectivamente su vida y prioridades de manera independiente, esta es una acomodación que realmente lo ayuda a equilibrar todo lo que está sucediendo sin culpa o evitación.
Por qué Morgen
Bryan ha sido un defensor vocal de Morgen. Ha probado muchos calendarios a lo largo de los años pero lo que destaca para él es que Morgen:
- "Se integra con Todoist" para suavizar el flujo de trabajo entre su gestión de tareas y bloqueo de tiempo
- "No es excesivamente pulido y gráfico" lo que ayuda a minimizar distracciones
- Tiene "atajos de teclado que se mantienen al ritmo de mi velocidad de proceso mental"
- "Facilita ajustar bloques de tiempo para tareas" para que el bloqueo de tiempo sea rápido y ajustable
Concede que no será el calendario correcto para todos, pero para él, es donde se almacena todo. Y si no está allí, simplemente no se va a hacer.
Aprende más sobre las herramientas, investigación y sistemas de productividad de Bryan siguiéndolo en Twitter @tallguyjenks, su sitio web, y en YouTube.
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