Padroneggiare la produttività con ADHD: una conversazione con Bryan Jenks

I sistemi di gestione delle attività e del tempo di Bryan Jenks sono il risultato di anni di sperimentazione. 

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Tuttavia, il suo approccio rigoroso e coerente alla gestione del tempo e dell'energia non è arrivato facilmente - è nato dalla necessità (e da molta perseveranza). Bryan, che da bambino era spesso etichettato come distratto e iperattivo e mandato in fondo alla classe per non distrarre i compagni, è stato diagnosticato con ADHD a 16 anni e autismo a 30. 

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Gli strumenti e i sistemi su cui fa affidamento per rimanere concentrato e produttivo si sono evoluti considerevolmente dai suoi anni da adolescente. Quello che è iniziato con post-it e liste su quaderni moleskine, poi è passato al bullet journaling, e infine a un mix di software di calendari e gestione delle attività, è ora saldamente ancorato a una combinazione Morgen/Todoist. 

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Chiaramente, sta funzionando. Bryan è uno specialista in tecnologia dell'informazione che consulta anche, crea contenuti educativi per il suo popolarissimo canale YouTube, e ha appena completato una laurea in Data Management & Data Analytics.

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Ho avuto l'opportunità di chiacchierare con Bryan su come riesce a gestire così tanto e scoprire il ruolo critico che i suoi sistemi, il suo toolkit e la comunicazione delle aspettative con gli altri hanno nel mantenerlo in controllo di tutto. 

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Produttività e ADHD

L'ADHD è spesso percepito come un limite alla produttività. Il disturbo dello sviluppo neurologico è caratterizzato da iperattività e impulsività. L'inattention o, al contrario, l'iperfocus possono rendere difficile per chi ha l'ADHD regolare l'attenzione sulla cosa giusta al momento giusto, anche se è qualcosa che vuole fare.

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Bryan è stato veloce nel ricordarmi che l'ADHD e la neurodiversità si manifestano diversamente per ognuno. "Se hai incontrato una persona con ADHD, hai incontrato una persona con ADHD." 

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I sistemi, i processi e gli strumenti che funzionano bene per Bryan non si tradurranno per tutti. Tuttavia, ci sono molti spunti di saggezza generalmente applicabile da cui possiamo tutti trarre qualcosa.

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Se non è nel calendario, non si farà.

David Allen, in Getting Things Done, ha detto famosamente "la tua mente è per avere idee, non per tenerle." Mi è venuto subito in mente quando ho parlato con Bryan, che ha sviluppato molta disciplina nel togliersi le cose dalla testa mettendole nel suo calendario e gestore di attività.

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"Non voglio che piccole attività riempiano la mia mente o passare tempo a preoccuparmi di aver dimenticato qualcosa," spiega Bryan. "Cercare di tenere traccia di tutti i compiti che devo fare sembra una montagna gigante di disfunzione esecutiva che non riuscirò mai a superare."

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Invece di cercare costantemente di scalare quella montagna, cattura tutti i suoi compiti in Todoist e li pianifica in Morgen. In questo modo, il suo carico cognitivo non è intasato dal tentativo di ricordare cosa fare, e può invece essere focalizzato sul compito stesso.

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Ecco perché per Bryan, "se non è nel calendario, non si farà."

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Un'occhiata al suo calendario e è evidente che lo dice davvero. Sì, il suo calendario e gestore di attività contengono le cose importanti – riunioni, scadenze, eventi. Ma contengono anche piccole faccende come promemoria, dal prendere vitamine all'alimentare i suoi gatti. 

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Se importa, grande o piccolo, cattura il compito in Todoist. Poi fa time blocking in Morgen, "di solito pianificando una settimana alla volta, al massimo due settimane."

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Ma come la maggior parte di noi, diventare bravo nel time blocking è stato un lavoro in corso. "Ero bravo a stimare quanto tempo [un particolare compito] avrebbe preso. Quando sottostimavo il tempo, mi ritrovavo con un grande blocco di tempo indefinito e non sapevo cosa farci."

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Dice che sta migliorando con le stime di tempo e i suoi blocchi di tempo sono più realistici. Ma quando sbaglia e non completa qualcosa, sta cercando di essere più gentile con se stesso. "Si farà. Solo non oggi, e va bene così."

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La pianificazione non riguarda solo il tempo, ma anche l'energia

Bryan tiene anche conto dei suoi livelli di energia quando pianifica le sue giornate. 

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"So che sono meno efficace tra le 18:00 e le 20:00 e sono esausto entro le 20:00. Avevo l'abitudine di pianificare compiti in quel momento, poi inevitabilmente finivo per trascinarli al giorno successivo. Ho smesso di prenotare quel tempo con compiti e invece lo lascio aperto per leggere libri." (Se sei curioso, puoi scoprire cosa sta leggendo su Goodreads dove ha una lista di lettura ambiziosa per il 2023.)

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Allo stesso modo, quando ha un grande compito cognitivamente impegnativo, cerca di pianificarlo in giorni più vuoti, quando sa che avrà sia il tempo che le "monete" (energia mentale da spendere) per affrontarlo. 

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Ma a volte, anche se la pianificazione è stata fatta bene e sa su cosa concentrarsi dopo, "iniziare può essere la parte più difficile."

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Spesso significa affrontare un blocco di tempo per un grande compito cognitivamente impegnativo con una piccola azione. "Una volta che inizio quel piccolo compito, acquisto slancio, e inizia a crescere. Poi posso continuare e affrontare le parti più difficili del lavoro."

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Comunicare i suoi bisogni

La pianificazione attenta di Bryan chiaramente lo aiuta a ottenere di più dal suo tempo. Eppure a volte le cose sono fuori dal suo controllo.

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In passato, "mi arrabberei irrazionalmente se qualcuno chiedesse qualcosa in una giornata perfettamente pianificata." A volte un'interruzione che forzava un cambio di contesto drastico era sufficiente per rovinare una giornata. Riconosce ora che questo è un sintomo autistico di rigidità e aderenza strutturale.

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Bryan ha stabilito aspettative con gli altri che ha bisogno di preavviso quando possibile e funziona meglio quando il cambio di contesto è minimizzato.

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Al lavoro, i suoi colleghi sono stati ricettivi. "I miei colleghi sono bravi a prenotare il mio tempo in anticipo e, quando possibile, a impilare le riunioni una dopo l'altra in modo che non debba continuare a cambiare contesto dal mio lavoro a un'altra riunione. In questo modo ottengo grandi blocchi di tempo ininterrotto per fare il mio lavoro indisturbato." 

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Inoltre, se riceve un invito a una riunione senza obiettivi chiari, un'agenda o un ruolo per lui, "semplicemente non parteciperò."

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Ha anche chiesto alla sua famiglia di fare lo stesso, adottando "un approccio commerciale al mio tempo." 

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"Sono sempre disposto ad aiutare, ma chiedo alla mia famiglia di darmi un paio di giorni di preavviso e alcune opzioni per quale orario funziona meglio. Potrebbe sembrare spietato, ma è il modo migliore per me di vederli e aiutarli mentre proteggo anche il mio tempo e la mia energia da interruzioni inaspettate quando possibile."

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La sua famiglia si è adattata ed è felice di accogliere il modo in cui elabora le informazioni e organizza la sua vita. Capiscono che per gestire efficacemente la sua vita e le priorità in modo indipendente, questo è un adattamento che lo aiuta davvero a bilanciare tutto quello che sta succedendo senza senso di colpa o evitamento.

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Perché Morgen

Bryan è stato un sostenitore vocale di Morgen. Ha provato molti calendari nel corso degli anni ma quello che spicca per lui è che Morgen:

• "Si integra con Todoist" per fluidificare il flusso di lavoro tra la gestione delle attività e il time blocking
• "Non è eccessivamente lucidato e grafico" il che aiuta a minimizzare le distrazioni
• Ha "scorciatoie da tastiera che stiano al passo con la velocità del mio processo mentale"
• "Rende facile regolare i blocchi di tempo per le attività" in modo che il time blocking sia veloce e regolabile

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Concede che non sarà il calendario giusto per tutti, ma per lui è dove tutto è archiviato. E se non è lì, semplicemente non si farà.

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Scopri di più su gli strumenti, la ricerca e i sistemi di produttività di Bryan seguendolo su Twitter @tallguyjenks, il suo sito web, e su YouTube.

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