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Irgendwann haben wir Produktivität fälschlicherweise mit Output gleichgesetzt. Im Grunde genommen: Je beschäftigter ich bin und je mehr ich produziere, desto produktiver bin ich.
Wenn wir Produktivität so verstehen, schaden wir uns selbst. Oft priorisieren wir die Menge unserer Arbeit über ihre Auswirkungen.
Meine Bento-Methode ist für ihren disziplinierten Ansatz bekannt: Wir begrenzen die Anzahl der Aufgaben auf drei bis sieben pro Tag. Der Fokus liegt auf wirkungsvoller Arbeit und darauf, sie mit deinen Energieleveln abzustimmen – nicht darauf, zu viel zu tun.
Mit Morgens Frames gibt es jetzt eine noch effektivere Möglichkeit, diese Methode direkt in deinem Kalender umzusetzen.
Warum ich Bento erschaffen habe
Ich habe die Bento-Methode aus persönlichem Bedarf entwickelt: um Gleichgewicht und Einfachheit angesichts überwältigender To-Do-Listen zu finden. Ich fühlte mich überfordert, versuchte zu viel gleichzeitig und jonglierte berufliche und private Aufgaben. Der ständige Druck, produktiv zu sein, hinterließ mich ausgebrannt und unzufrieden.
Ich erkannte: Echte Produktivität bedeutet nicht, mehr zu tun. Sie bedeutet, das zu tun, das zählt. Indem ich weniger große Aufgaben pro Tag anging und sie zu meinen Spitzenenergiezeiten einplante, erreichte ich mehr und fühlte mich weniger erschöpft.
Die Bento-Methode ist meine Art, dieses Gefühl von Balance und Absicht mit anderen zu teilen.
Was ist die Bento-Methode?
Die Bento-Methode ist ein strukturierter Ansatz zum Aufgabenmanagement. Sie konzentriert sich auf Größe und Komplexität von Aufgaben und hilft dir, deine Arbeitsbelastung auszugleichen und Burnout zu vermeiden. Du teilst deinen Tag in drei unterschiedliche Bereiche basierend auf der Aufgabengröße ein:
1. Große Aufgaben (🍣): Aufgaben, die 90+ Minuten konzentrierte Arbeit ohne Ablenkung erfordern. Das sind deine wichtigsten und anspruchsvollsten Aufgaben des Tages.
2. Mittlere Aufgaben (🍚): Aufgaben, die 45–60 Minuten dauern und moderate Energie und Fokus erfordern, aber nicht deine volle Aufmerksamkeit.
3. Kleine Aufgaben (🍗): Schnelle Erfolge, die bis zu 30 Minuten dauern. Das können administrative Arbeiten oder Aktivitäten für dein Wohlbefinden sein.
Dieser Aufbau reduziert Überlastung und erhöht die Chance, dich am Ende des Tages erfolgreich zu fühlen.
Die Reihenfolge dieser Bereiche ist wichtig
Die Bento-Methode geht nicht nur darum, weniger zu tun. Sie geht auch darum, die Anforderungen einer Aufgabe mit deinen Energieleveln abzustimmen. Zum Beispiel: 5 große Aufgaben an einem Tag sind wahrscheinlich zu viel. Aber 5 Aufgaben insgesamt sind realistisch, wenn nur zwei davon groß sind.
Bevor du die Bento-Methode anwendest, empfehle ich dir, deine Energiemuster eine bis zwei Wochen lang zu beobachten. Das Ziel ist, stündliche und tägliche Energieschwankungen bewusst wahrzunehmen.
Beginne damit, einen einfachen Energiegraph zu zeichnen. Die x-Achse zeigt deine Wachstunden, die y-Achse deine Energie. Am Ende jedes Tages zeichnest du deine Energiekurve ein – wo sie Höhen und Tiefen hatte. Beschrifte die Kurve mit dem Wochentag.
Du wirst vielleicht feststellen, dass deine Kurven von Tag zu Tag konsistent sind oder sich über die Woche verteilen. Ich zum Beispiel habe zwei Energiespitzen: um 10:30 Uhr und um 14 Uhr. Aber weil ich meinen Sohn 3-mal pro Woche zur Schule bringe, unterscheiden sich meine Startzeit und Energielevel an diesen Tagen. Solche Unterschiede zu kennen, hilft bei der Planung.
Sobald ich meine Spitzenwerte kenne, kann ich überlegt planen, wann ich jeden Bereich einplane. Ich lege meine größten und anspruchsvollsten Aufgaben auf meine Spitzenwerte, um das Beste aus meiner Energie herauszuholen und etwas Bedeutungsvolles zu erreichen. Ich vermeide bewusst, meine Spitzenenergie für kleine und weniger wirkungsvolle Arbeit zu verschwenden.
Ordne deine Energie einem Workflow zu
Sobald du weißt, wie du am besten arbeitest und welche zeitlichen Einschränkungen du hast, kannst du entscheiden, welche Reihenfolge für dich richtig ist:
1. 🐸 Eat That Frog (G>M>K): Beginne mit einer großen Aufgabe, gehe zu einer mittleren über und beende mit einer kleinen. Erledige deine größte und anspruchsvollste Aufgabe zuerst, dann nutze diesen Schwung für den Rest des Tages.
2. 🗻 Climb The Summit (M>G>K): Starte mit einer mittleren Aufgabe, um in den Tag zu kommen, dann tackele deine große Aufgabe, wenn du im Flow bist. Beende deinen Tag mit einer kleinen Aufgabe.
3. 🏃🏼 The Slow Burn (K>M>G): Beginne mit einem schnellen Erfolg – erledige die kleinste Aufgabe. Gehe dann zu einer mittleren Aufgabe über und beende mit der großen Aufgabe, wenn du Schwung aufgebaut hast.
Wenn du drei Aufgaben pro Tag machst, wählst du einen der obigen Workflows und wendest ihn auf deinen Tag an. Wenn du 5-7 Aufgaben pro Tag machst, kannst du 2 Workflows in deinem Tag haben. Zum Beispiel: Du nutzt Slow Burn am Morgen, um Schwung aufzubauen, und tackels deine größte Aufgabe vor dem Mittagessen. Am Nachmittag nutzt du vielleicht Climb The Summit und tackels eine mittlere und große Aufgabe, bevor du deinen Tag abschließt.
Das kann jeden Tag gleich aussehen. Oder je nach Schwankungen deiner Energiekurven und zeitlichen Einschränkungen kannst du verschiedene Workflows an verschiedenen Tagen anwenden. An Tagen, an denen du früher Feierabend machst, um dein Kind von der Schule abzuholen oder einen Kurs zu besuchen, hast du vielleicht nur Zeit für einen Workflow. Wenn bestimmte Tage viele Meetings haben, hast du weniger Zeit für Aufgaben.
Andere Tage, wie ein Meeting-freier Freitag, sind ideal für zwei Workflows. Es liegt wirklich an dir.
So setzt du die Bento-Methode in Frames um
Morgen hat kürzlich Frames gelauncht – eine tiefe Ebene in deinem Kalender, mit der du Templates für deine Zeiteinteilung erstellen kannst. Stell dir Frames als den Blueprint für deinen idealen Tag oder deine ideale Woche vor – du definierst spezifische Zeitblöcke für verschiedene Aufgabentypen oder Aktivitäten.
Diese sind nicht nur eine visuelle Anleitung, wann du an was arbeiten möchtest. Du kannst auch benutzerdefinierte Filter auf jeden Frame anwenden, damit der AI Planner die richtige Aufgabe zur richtigen Zeit zuweist.
So integrierst du die Bento-Methode in deinen Kalender:
1. Erstelle 3-7 Frames in deinem Tag, jeweils für eine Aufgabengröße.
- Ein 90–120-Minuten-Frame für „Deep Work", der nach großen Aufgaben (🍣) filtert.
- Ein 60-Minuten-Frame für „Focused Work", der nach mittleren Aufgaben (🍚) filtert.
- Ein 30–45-Minuten-Frame für „Quick Tasks", der nach kleinen Aufgaben (🍗) filtert.
2. Ordne sie nach deinem bevorzugten Workflow.
- Bei Eat That Frog startest du deinen Tag mit einem Deep-Work-Frame, gefolgt von einem Focused-Work-Frame und endest mit einem Quick-Tasks-Frame.
- Bei Climb The Summit planst du zuerst einen Focused-Work-Frame, dann Deep Work und abschließend Quick Tasks.
- Bei The Slow Burn beginnst du mit einem Quick-Tasks-Frame, gehst zu Focused Work über und endest mit Deep Work.
3. Schütze deine Deep-Work-Zeit vor Unterbrechungen.
Die täglich 90–120 Minuten für große Aufgaben sind vermutlich der wichtigste Arbeitsblock deines Tages. Aber wegen ihrer Länge werden sie am ehesten unterbrochen. Wenn viele Last-Minute-Meetings in deinen Kalender gebucht werden, stelle diesen Frame auf „Beschäftigt". Deine Kollegen sehen, dass du nicht verfügbar bist, und Scheduling Links werden für diese Zeit ausgeschlossen. Die anderen Frames können sich je nach deinen anderen Terminen verschieben.
4. Weise Aufgaben Fälligkeitsdaten und Prioritätsstufen zu.
Der AI Planner kann Aufgaben für deine Frames empfehlen und reduziert so die Raterei bei der Tagesplanung. Je mehr du deine Aufgabendaten mit Zeitschätzungen, Fälligkeitsdaten und Prioritäten anreicherst, desto besser werden die Empfehlungen.
Wenn du neu bei der Bento-Methode bist, verpflichte dich zwei Wochen lang dazu. Wenn du es gewohnt bist, so viele Aufgaben wie möglich in deinen Tag zu packen, wird sich das wie eine große Veränderung anfühlen. Frames erinnern dich daran, zurückzutreten und dich wirklich auf nur 3-7 Dinge zu konzentrieren. Du wirst überrascht sein, wie viel du erreichen kannst, auch wenn es sich anfühlt, als würdest du weniger tun.
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