Metodo Bento: Raggiungi di più con meno task e time blocking

Ad un certo punto, abbiamo erroneamente confuso produttività con output. In sostanza, più sono occupato e più produco, più sarò produttivo.

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Quando pensiamo alla produttività in questo modo, non solo ci facciamo un disservizio, ma spesso diamo priorità al volume del nostro lavoro rispetto al suo impatto.

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Il mio metodo Bento è noto per il suo approccio disciplinato nel limitare il numero di attività che affrontiamo a tre-sette al giorno. L'enfasi è posta sulla selezione di attività impattanti, abbinandole anche ai livelli di energia durante la giornata, piuttosto che cercare di fare troppo.

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Con l'introduzione di Frames di Morgen, c'è ora un modo ancora più efficace per implementare questo metodo direttamente nel mio calendario.

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Perché ho creato Bento

Ho creato il metodo Bento per una necessità personale di trovare equilibrio e semplicità di fronte a liste di cose da fare opprimenti. Spesso mi sentivo oberato, cercando di realizzare troppe cose contemporaneamente mentre gestivo responsabilità professionali e personali. La costante pressione di rimanere produttivo mi lasciava esausto e insoddisfatto alla fine della giornata.

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Ho realizzato che la vera produttività non riguarda fare di più; riguarda fare ciò che conta. Affrontando meno grandi attività al giorno e programmandole nei miei momenti di picco energetico, ho realizzato di più e mi sono sentito meno esausto alla fine della giornata.

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Il metodo Bento è il mio modo di condividere quel senso di equilibrio e intenzionalità con gli altri.

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Cos'è il metodo Bento?

Il metodo Bento è un approccio strutturato alla gestione delle attività che si concentra sulla dimensione e la complessità dei compiti, aiutandoti a bilanciare il tuo carico di lavoro evitando il burnout. Comporta la categorizzazione della tua giornata in tre compartimenti distinti in base alla dimensione dei compiti:

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1. Attività grandi (🍣): Attività che richiedono 90+ minuti di concentrazione profonda con distrazioni minime. Questi sono i tuoi compiti più significativi e impegnativi della giornata.‍

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2. Attività medie (🍚): Attività che richiedono 45–60 minuti e necessitano di energia e concentrazione moderate, ma non della tua piena attenzione.‍

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3. Attività piccole (🍗): Attività che sono vittorie rapide, che richiedono fino a 30 minuti. Possono includere lavoro amministrativo o attività di benessere personale.

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Questa configurazione riduce il sovraccarico di attività e aumenta la probabilità di sentirti realizzato alla fine della giornata.

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L'ordine di questi compartimenti è importante

Il metodo Bento non riguarda solo fare meno cose, ma anche abbinare le esigenze di un compito ai tuoi livelli di energia. Ad esempio, 5 attività grandi è probabilmente troppo per farle bene in un giorno. Ma 5 attività complessivamente possono essere abbastanza realistiche se solo due di queste sono grandi.

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Prima di adottare il metodo Bento, ti consiglio di annotare i tuoi modelli di energia per una o due settimane. L'intento è diventare consapevole delle tue fluttuazioni energetiche ora dopo ora e giorno dopo giorno.

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Inizia disegnando un semplice Grafico dell'Energia, dove l'asse x rappresenta le tue ore di veglia in un giorno e l'asse y è l'energia. Alla fine di ogni giorno disegna la tua curva energetica, dove ha raggiunto i picchi e i cali durante la giornata. Etichetta la curva con il giorno della settimana.

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Potresti notare che le tue curve sono abbastanza coerenti da un giorno all'altro o che rilevi cambiamenti durante la settimana. Ad esempio, io tendo a sperimentare due picchi di energia nel mio giorno, il primo intorno alle 10:30 e il secondo intorno alle 14:00. Tuttavia, poiché accompagno mio figlio a scuola 3 giorni a settimana, il mio orario di inizio e i miei livelli di energia differiscono in quei giorni rispetto a quelli in cui mi tuffo direttamente nel lavoro. Conoscere queste variazioni è utile nella mia pianificazione.

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Una volta che conosco i miei picchi, posso essere più consapevole su quando programmare ogni compartimento nella mia giornata per sfruttare al meglio la mia energia. Programmo i miei compiti più grandi e impegnativi nei miei picchi per sfruttare al meglio la mia energia realizzando qualcosa di significativo che faccia la differenza. Evito deliberatamente di sprecare energia di picco su lavoro piccolo e meno impattante.

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Mappa la tua energia a un flusso di lavoro

Una volta identificato come lavori meglio, insieme agli altri vincoli di tempo nella tua giornata, puoi decidere quale ordine è giusto per te:

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1. 🐸 Mangia Quella Rana (G>M>P): Inizia con un compito grande, passa a un compito medio e finisci con un compito piccolo. Affronta il tuo compito più grande e impegnativo per primo, poi mantieni lo slancio per il resto della giornata.‍

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2. 🗻 Scala la Vetta (M>G>P): Inizia con un compito medio per entrare nel ritmo della giornata, poi affronta il tuo compito grande una volta che sei in flusso. Puoi quindi concludere la tua giornata con un compito piccolo.‍

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3. 🏃🏼 La Combustione Lenta (P>M>G): Inizia con una vittoria facile spuntando il compito più piccolo della tua lista. Poi passa a un compito medio e termina con il compito grande una volta che hai accumulato slancio.

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Se stai facendo tre compiti in un giorno, sceglierai il flusso di lavoro sopra che funziona per te e lo applicherai alla tua giornata. Se stai facendo 5-7 compiti in un giorno, potresti avere 2 flussi di lavoro nella tua giornata. Ad esempio, applichi la combustione lenta al tuo mattino per accumulare slancio e affrontare il tuo compito più grande prima di pranzo. Forse nel tuo pomeriggio, adotti Scala la Vetta e affronti un compito medio e grande prima di concludere la tua giornata.

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Forse questo avrà lo stesso aspetto ogni giorno. O, a seconda delle fluttuazioni nelle tue curve energetiche e nei tuoi vincoli di tempo, potresti voler applicare diversi flussi di lavoro a giorni diversi. Ad esempio, nei giorni in cui finisci il lavoro prima per ritirare tuo figlio da scuola o per frequentare una lezione, potresti avere tempo solo per applicare un flusso di lavoro. Allo stesso modo, se certi giorni sono particolarmente pieni di riunioni, avrai meno tempo disponibile per i compiti.

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Altri giorni, come un venerdì senza riunioni, potrebbero essere ideali per due flussi di lavoro. Dipende davvero da te.

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Come tradurre il metodo Bento in Frames

Morgen ha recentemente lanciato Frames, uno strato profondo all'interno del tuo calendario che ti permette di creare modelli per come vuoi allocare il tuo tempo. Pensa a Frames come il progetto della tua giornata o settimana ideale—puoi definire blocchi di tempo specifici per diversi tipi di compiti o attività.

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Non solo sono una guida visiva su quando vuoi lavorare su cosa, ma puoi anche applicare filtri personalizzati a ognuno in modo che il Pianificatore AI possa assegnare il tipo giusto di compito al momento appropriato.

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Ecco come puoi usare Frames per integrare il metodo Bento nel tuo calendario:

1. Crea 3-7 Frames nella tua giornata, dedicati alla dimensione dei compiti.

• Un Frame "deep work" di 90-120 minuti che filtra i compiti grandi (🍣).
• Un Frame "focused work" di 60 minuti che filtra i compiti medi (🍚).
• Un Frame "quick tasks" di 30-45 minuti che filtra i compiti piccoli (🍗).

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2. Ordinali in base al tuo flusso di lavoro preferito.

• Per Mangia Quella Rana, inizia la tua giornata con un Frame dedicato al deep work, seguito da un Frame per focused work, e termina con un Frame per quick tasks.
• Per Scala la Vetta, programma un Frame di focused work per primo, poi deep work, e infine quick tasks.
• Per La Combustione Lenta, inizia con un Frame di quick tasks, passa a focused work, e concludi con deep work.

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3. Proteggi il tuo tempo di deep work da interruzioni.

‍I 90-120 minuti dedicati quotidianamente ai compiti grandi è probabilmente il blocco di lavoro più importante della tua giornata. Tuttavia, a causa della sua dimensione, è il più probabile che venga interrotto. Se molte riunioni dell'ultimo minuto vengono prenotate nel tuo calendario, imposta questo Frame su 'occupato'. I tuoi colleghi vedranno che non sei disponibile e i link di programmazione saranno esclusi da questo orario. Gli altri Frames potrebbero dover spostarsi in base ai tuoi altri impegni di tempo nella tua giornata.

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4. Assegna ai compiti date di scadenza e livelli di importanza.

Il Pianificatore AI può consigliare compiti per i tuoi Frames, riducendo le congetture dalla pianificazione della tua giornata. Più arricchisci i tuoi dati sui compiti con stime di tempo, date di scadenza e importanza, migliori saranno i consigli.

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Se sei nuovo al metodo Bento, ti incoraggio a impegnarti per due settimane. Per coloro che sono abituati a stipare quanti più compiti possibile nella tua giornata, sembrerà un grande cambiamento. Usare Frames è un ottimo promemoria per fare un passo indietro e concentrarti davvero su solo 3-7 cose. Sarai sorpreso da quanto si può realizzare anche se senti di stare facendo meno.

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