Der ultimative Notion-Leitfaden: Vom Anfänger zum Profi

Was ist Notion?

Früher oder später entdeckt jeder Notion. Sei es wegen der minimalistischen Oberfläche, der Block-basierten Struktur oder der Live-Seitenveröffentlichung. Für mich waren es die skizzenartigen Ästhetik und die Anpassungsmöglichkeiten der Arbeitsbereiche, die ich über die Jahre aufgebaut habe. All diese Nuancen machen Notion zu dem, was es heute ist: ein Kraftpaket für Projektmanagement, Aufgabenverfolgung und einfache Notizen.

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Du kannst Seiten, Aufgabenlisten, Kalender und Datenbanken erstellen, um jede Art von Projekt zu verwalten. Dann organisierst du die Informationen, arbeitest mit anderen zusammen und baust leistungsstarke Systeme auf, die auf deinen Workflow zugeschnitten sind.

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Im Kern basiert Notion auf einem einfachen, aber leistungsstarken Konzept: Alles ist ein „Block". Ob Text, Bild, Checkliste, Tabelle oder sogar eingebettete Datei. Du kannst Seiten erstellen, um diese Blöcke zu speichern, und dann Seiten in Seiten verschachteln, um ein hochorganisiertes System aufzubauen.

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Notion bietet eine Vielzahl von Vorlagen und Bearbeitungswerkzeugen, um Anfängern einen einfachen Einstieg zu ermöglichen. Du kannst Workflows für Aufgabenverwaltung, Projektverfolgung, Notizen oder persönliche Tagebücher einrichten. Mit Funktionen wie Drag-and-Drop-Bearbeitung und anpassbaren Datenbanken hast du vollständige Kontrolle darüber, wie du deine Arbeit und Ideen erfasst und organisierst.

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Aber erst lernst du die Noten, dann spielst du die Musik. In diesem Leitfaden gehen wir durch alle Grundlagen, die du kennen musst. Am Ende wirst du dich wohlfühlen, wenn du Projekte und Dokumente in Notion ohne Vorlagen als fortgeschrittener Nutzer erstellst und organisierst.

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Warum Notion für Aufgabenverwaltung nutzen?

Notion ermöglicht es dir, deine Aufgabenlisten vollständig anzupassen, Fristen hinzuzufügen, Prioritäten zu setzen und Aufgaben mit größeren Projekten oder Ressourcen zu verknüpfen. Du kannst verschiedene Ansichten wählen, wie Kanban-Boards, Kalender oder einfache Listen, je nachdem, wie du deine Arbeit visualisieren möchtest.

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Aufgabenverwaltung in Notion ist besonders leistungsstark, weil du Notizen, Dokumente und Workflows neben deinen To-Dos integrieren kannst.

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Es gibt eine große Anzahl von Tools, die Notion integrieren, um die Produktivität deiner Projekte zu erhöhen. Ich ende immer mit einer riesigen Liste von Aufgaben, daher helfen mir Tools wie Morgen, zu visualisieren und zu priorisieren, welche Aufgabe ich anpacken sollte, damit ich dort treffe, wo es zählt, ohne Stunden mit Planung zu verbringen und tatsächlich die Arbeit zu machen.

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Schnelleinstieg mit Notion

Erstelle zunächst ein kostenloses Notion-Konto online oder über die mobile App. Sobald du drin bist, wirst du mit einem sauberen Arbeitsbereich begrüßt, in dem du Seiten erstellen kannst. Eine Seite in Notion kann alles sein: eine Aufgabenliste, ein Tagebuch, eine Besprechungsagenda oder sogar eine vollständige Projektdatenbank.

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Ein einfacher Einstieg ist die Nutzung von Notions integrierten Vorlagen, die vorgefertigte Layouts für Aufgabenverwaltung, persönliche Ziele, Projektverfolgung und mehr bieten. Du kannst die Vorlagen anpassen, indem du Text, Überschriften, Checklisten, Bilder und andere „Blöcke" hinzufügst.

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Gruppiere verwandte Seiten und nutze Funktionen wie verknüpfte Datenbanken, Tags und Filter für ein integriertes und organisiertes Setup. Wenn du dich wohler fühlst, kannst du dein Setup mit erweiterten Optionen wie Formeln, Relationen zwischen Datenbanken und Automatisierungen anpassen. Der Schlüssel zum Erfolg mit Notion ist, einfach zu beginnen, schrittweise aufzubauen und deinen Arbeitsbereich anzupassen, wenn sich deine Anforderungen ändern.

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Voraussetzungen

1. Ein kostenloses Notion-Konto.

2. Web-App oder heruntergeladene Notion-App.

3. Internet (Offline-Zugriff ist begrenzt und Internet ist zum Synchronisieren erforderlich).

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Arbeitsbereich & Seitenleiste

Deine Notion-App ist in zwei Hauptbereiche unterteilt: die Seitenleiste und den Editor. Wir gehen durch beide und geben dir Tipps zum Einstieg.

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Übersicht der Seitenleiste

Die Seitenleiste ist dein Kontrollzentrum für den Zugriff auf Seiten, Datenbanken, Teamspaces, Einstellungen und mehr. Alles, was du erstellst – Seiten, Aufgaben oder Datenbanken – wird hier angezeigt. Die Seitenleiste ist vollständig erweiterbar, einklappbar und anpassbar, sodass du Seiten unendlich verschachteln kannst, um eine Struktur zu erstellen, die deiner persönlichen oder Team-Organisation entspricht.

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Die Seitenleiste ist in mehrere Abschnitte unterteilt:

• Teamspaces (in bezahlten Plänen): Organisiere Arbeit nach Team oder Abteilung.
• Geteilt: Seiten, die mit bestimmten Mitgliedern geteilt sind.
• Privat: Seiten, die nur du sehen kannst.
• Favoriten: Seiten, die du mit einem Stern markiert hast, für schnellen Zugriff. Indem du ⭐ oben auf der Seite klickst, wird die Seite unter Favoriten angezeigt, um wichtige Projektseiten in Reichweite zu halten.

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Neben „Neue Seite erstellen" kannst du die Seitenleiste schließen oder Cmd + \ drücken, um Abschnitte einzuklappen und alles ordentlich zu halten. Ziehe Eigenschaften per Drag-and-Drop, um deine Seitenleiste genau so anzuordnen, wie du es magst.

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Die Oberseite der Seitenleiste enthält leistungsstarke Tools:

• Arbeitsbereich-Umschalter: Wechsle zwischen verschiedenen Arbeitsbereichen oder erstelle einen neuen.
• Suche: Finde schnell eine Seite, Datenbank oder aktuelle Aktivität.
• Startseite: Sieh deine wichtigsten Seiten und Aktionselemente.
• Posteingang: Sieh alle Benachrichtigungen, Erwähnungen und Arbeitsaufträge an einem Ort.
• Einstellungen: Passe alles von Erscheinungsbild bis Benachrichtigungen an.
• Vorlagen: Starte schnell neue Projekte mit vorgefertigten Vorlagen.
• Papierkorb: Gelöschte Seiten sind hier vorübergehend und können bei Bedarf wiederhergestellt werden.
• 📝 Neue Seite erstellen: Oben in der Seitenleiste nutze die Tastenkombination Cmd/Strg + N, oder tippe 📝 unten in deiner mobilen App.

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Du findest auch schnelle Links zu Einstellungen, Vorlagen und Papierkorb am unteren Ende der Seitenleiste.

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Übersicht des Editors

Der Editor ist der Arbeitsbereich, in dem du Inhalte erstellst und verwaltest. Stell dir ihn als leere Leinwand vor zum Schreiben, Planen, Brainstormen oder zum Aufbau vollständiger Systeme.

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Wichtige Funktionen des Editors sind:

• Minimale Ablenkungen: Sobald du anfängst zu tippen, verblassen Steuerungsmenüs in den Hintergrund und helfen dir, dich tief zu konzentrieren.
• Präsenz von Mitarbeitern: Sieh Live-Profilbilder von Teamkollegen, die dieselbe Seite anschauen oder bearbeiten.
• Freigabemenü: Verwalte einfach Berechtigungen, teile einen Seitenlink oder lade Mitarbeiter per E-Mail ein.

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Der Editor unterstützt Dutzende von Blocktypen (Text, Überschriften, Listen, Bilder, Tabellen, Datenbanken, Einbettungen, etc.) und gibt dir volle Flexibilität bei der Strukturierung von Inhalten.

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Team- vs. persönliche Arbeitsbereiche

Persönliche Arbeitsbereiche

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Neu erstellte Seiten sind standardmäßig privat.

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Team-Arbeitsbereiche (Plus-, Business- oder Enterprise-Pläne)

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Die Seitenleistenorganisation unter Teamspaces wird unter Mitgliedern geteilt. Jeder sieht die gleiche Struktur, kann aber einzeln Seitenbäume ein- oder ausklappen, ohne andere zu beeinflussen.

Admins in Team-Plänen können Mitgliedberechtigungen verwalten und die Seitensichtbarkeit granularer steuern.

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Seiten & Blöcke

Notion basiert auf dem Konzept von Seiten und Blöcken und gibt dir unglaubliche Flexibilität beim Schreiben, Planen, Organisieren und Verbinden von Informationen. Egal, ob du eine Wissensdatenbank aufbaust, einen Blog-Beitrag schreibst oder ein Dashboard entwirfst – das Verständnis, wie man Blöcke, Seiten, Links und synchronisierte Inhalte nutzt, gibt dir volle Kontrolle über deinen Arbeitsbereich.

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Notion-Seiten

Seiten sind der Ort, an dem all deine Inhalte leben. Sie können eigenständige Dokumente sein, in anderen Seiten verschachtelt oder in deinem gesamten Arbeitsbereich verlinkt sein. Du kannst eine neue Seite aus der Seitenleiste, dem /page-Befehl oder mit Tastenkombinationen erstellen. Seiten können alles enthalten: Text, Bilder, Datenbanken, eingebettete Dateien bis hin zu zusätzlichen Seiten.

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Notion-Blöcke

In Seiten besteht der gesamte Inhalt aus Blöcken. Alle Absätze, Listen, Überschriften, Medien, Tabellen, Datenbanken und mehr.

Diese Blöcke können:

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• Gezogen und abgelegt werden
• Inline bearbeitet werden
• In andere Typen konvertiert werden
• In Umschaltern, synchronisierten Blöcken oder Spalten verschachtelt werden

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Inhalte in Notion verlinken

Notion macht es einfach, einen verbundenen Arbeitsbereich zu erstellen, indem du Seiten und Blöcke miteinander verlinkst. Verbundene Arbeitsbereiche sind all deine Tools, Informationen und Menschen an einem Ort, mit dem Ziel, Kontextwechsel zu reduzieren und die Teamzusammenarbeit zu verbessern.

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• @-Erwähnung, [[, oder + gefolgt von einem Seitennamen verlinkt inline zu einer anderen Notion-Seite.
• Nutze /link to page, um einen visuellen Block zu erstellen, der zu einer anderen Seite verlinkt (er wird auch in deiner Seitenleiste als Unterseite angezeigt).
• Jeder Block hat einen eindeutigen Link, klicke auf das ⋮⋮-Handle → Link kopieren, um ihn zu teilen.
• Füge URLs von externen Websites ein, um Web-Lesezeichen mit Vorschaubildern zu erstellen.

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Synchronisierte Inhalte

Synchronisierte Blöcke ermöglichen es dir, Inhalte über mehrere Seiten oder innerhalb derselben Seite zu spiegeln, sodass Updates an einer Stelle überall sonst erscheinen.

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So synchronisierst du Inhalte über Seiten hinweg

1. Wähle einen oder mehrere Blöcke aus.

2. Kopiere mit Cmd/Strg + C.

3. Füge auf einer anderen Seite ein.

4. Wähle Einfügen und synchronisieren, ein roter Rahmen wird um synchronisierte Blöcke angezeigt.

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Erstelle neue synchronisierte Blöcke von Grund auf

• Gib /syncedblock ein oder nutze das +-Menü
• Füge Inhalte in den synchronisierten Block ein oder ziehe sie hinein
• Nutze Kopieren und synchronisieren, um an andere Orte einzufügen

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Identifiziere & bearbeite synchronisierte Blöcke

• Synchronisierte Blöcke haben beim Hovern einen roten Rahmen
• Wenn du hineinklickst, kannst du den Inhalt bearbeiten, was alle Instanzen aktualisiert
• Nutze das Menü „Bearbeitung in ↙ X anderen Seiten", um alle Orte anzuzeigen
• Der ursprüngliche Block ist mit ORIGINAL gekennzeichnet

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Synchronisierung aufheben

Synchronisierte Blöcke sind perfekt für wiederverwendbare FAQs, Prozessdokumentation, Statusaktualisierungen oder wiederkehrende Callouts über verschiedene Seiten hinweg.

• Um eine einzelne Instanz zu entsynchronisieren, klicke auf ⋮⋮ → Entsynchronisieren
• Um alle Kopien zu entsynchronisieren, gehe zum ursprünglichen Block → ⋮⋮ → Alle entsynchronisieren

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Wikis

Notion ermöglicht es dir, jede Seite in ein Wiki umzuwandeln, ideal für die Organisation von Unternehmensdokumentation, Team-Handbucher oder Lernhubs.

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So erstellst du ein Wiki

1. Öffne eine Seite → klicke auf •• → In Wiki umwandeln

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Wikis werden mit drei integrierten Ansichten geliefert:

• Startseite: Benutzerdefinierte Landingpage
• Alle Seiten: Eine Datenbank jeder Wiki-Seite
• Seiten, die ich besitze: Sieh nur Seiten, die dir zugewiesen sind

Du kannst weitere Ansichten wie Zeitleisten, Kalender oder Kanban-Boards hinzufügen.

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Verifizierte Seiten & Besitzer

Seiten können verifiziert werden, um Genauigkeit und Besitz zu bestätigen. Verifizierte Seiten zeigen ein ✅-Abzeichen und können nach einem festgelegten Plan ablaufen, wobei der Seiteneigentümer benachrichtigt wird, wenn es Zeit ist, zu überprüfen oder zu aktualisieren.

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Wiki rückgängig machen

Klicke auf ••• → Wiki rückgängig machen, um es zurück in eine normale Seite umzuwandeln.

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Inhalte organisieren & formatieren

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Überschriften

Füge Hierarchie und Lesbarkeit mit /h1, /h2, und /h3 hinzu. Du kannst Überschriften auch in Umschalter umwandeln, um Inhalte einzuklappen.

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Spalten

Ziehe einen Block neben einen anderen, um Spalten zu erstellen. Du kannst mehrspaltige Layouts erstellen und sogar Medienblöcke nebeneinander platzieren.

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Trennlinien

Füge Trennlinien mit /divider ein oder gib --- ein, um Inhalte visuell zu unterbrechen.

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Inhaltsverzeichnis

Nutze /table of contents, um automatisch eine anklickbare Liste von Überschriften auf deiner Seite zu generieren – ideal für lange Dokumente oder Wikis.

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Medien & Datei-Einbettungen

Notion unterstützt eine breite Palette von Dateiformaten:

• Bilder: JPG, PNG, GIF, WEBP, SVG, HEIC, etc.
• Videos: MP4, YouTube, Vimeo
• Audio: MP3, WAV, OGG
• Dokumente: PDF

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Du kannst:

• Medien ziehen und ablegen
• /image, /video, /audio, /file, oder /embed nutzen
• Größe ändern, zuschneiden, ausrichten, maskieren oder Beschriftungen hinzufügen
• Vollbild anschauen, herunterladen oder Dateien ersetzen

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Tabellen: Einfach vs. Datenbank

Brauchst du schnell eine Matrix? Nutze eine einfache Tabelle:

• Füge mit /table ein
• Füge Zeilen und Spalten mit der +-Schaltfläche hinzu oder entferne sie
• Nutze Optionen für Kopfzeilen und Spaltenbreite

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Datenbanken enthalten erweiterte Funktionen wie Filter, Sortierung oder Relationen. Indem du auf ••• klickst → kannst du eine Tabelle in eine Datenbank umwandeln. Weitere Informationen findest du im Kapitel „Datenbank".

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Code-Blöcke

Code-Blöcke in Notion sind perfekt für Entwickler, technische Autoren oder jeden, der eine persönliche Bibliothek von Skripten und Code-Snippets verwaltet. Sie ermöglichen es dir, Code mit sauberer Formatierung, korrekter Einrückung und Syntax-Hervorhebung zu präsentieren, während du deinen Hauptinhalt leicht lesbar hältst.

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Einen Code-Block hinzufügen

Um einen Code-Block einzufügen:

• Gib /code ein und drücke Enter
• Oder klicke auf das +-Symbol im linken Rand und wähle Code

Dies erstellt einen separaten Block mit einer monospaced Schrift, in dem du Code eingeben oder einfügen kannst.

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Syntax-Hervorhebung

Notion unterstützt Syntax-Hervorhebung für viele beliebte Sprachen, einschließlich JavaScript, Python, HTML, CSS, SQL, Bash und mehr.

Um deine Sprache zu wählen:

• Klicke auf den Sprachnamen oben links im Code-Block
• Beginne zu tippen, um deine gewünschte Sprache zu suchen, und wähle sie dann aus

Dies stellt sicher, dass dein Code farbcodiert und korrekt formatiert ist, was ihn leichter lesbar und verständlich macht.

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Code umbrechen

Standardmäßig können lange Code-Zeilen horizontales Scrollen erfordern. Um Zeilen innerhalb des Blocks umzubrechen:

• Fahre über den Code-Block und klicke auf das ••-Menü
• Aktiviere „Code umbrechen", dies fügt Zeilenumbrüche hinzu, um in die Blockbreite zu passen

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Code-Blöcke kopieren oder beschriften

Wenn du über einen Code-Block fährst, siehst du Optionen zum:

• Kopieren: Kopiere sofort den gesamten Block in deine Zwischenablage
• Beschriftung: Füge eine kurze Beschreibung oder ein Label für deinen Code hinzu

Du kannst auch auf diese über das •••-Menü zugreifen, wo zusätzliche Optionen wie Block-Ausrichtung und Duplizierung verfügbar sind.

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Erweiterte Funktionen

Als Nächstes werden wir in Datenbanken, Zusammenarbeit, Formeln, APIs, Einstellungen, KI, Kalender, Websites und Marketplace eintauchen.

Was ist eine Notion-Datenbank?

Notion-Datenbanken sind eines der leistungsstärksten Tools auf der Plattform. Mehr als nur Tabellen oder Tabellenkalkulationen – jede Zeile in einer Notion-Datenbank ist eine vollständig bearbeitbare Seite, was bedeutet, dass du komplexe Workflows verwalten, Inhalte organisieren und Fortschritt verfolgen kannst.

Datenbanken sind großartig, wenn du einen Content-Kalender, einen Projekt-Tracker, ein CRM oder ein Unternehmens-Wiki aufbaust.

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Was macht Notion-Datenbanken einzigartig?

• Jedes Element ist eine Seite: Jeder Eintrag ist eine vollständig ausgestattete Notion-Seite, die Notizen, Checklisten, Medien, Unterseiten oder alles andere enthalten kann, das du auf einer normalen Notion-Seite einfügen würdest.
• Anpassbare Eigenschaften: Füge Eigenschaften wie Text, Daten, Tags, Personen, Statusfelder, Zahlen, Kontrollkästchen, Formeln und Relationen hinzu. Diese helfen dir, deine Inhalte zu strukturieren und zu kennzeichnen, um einfaches Sortieren und Filtern zu ermöglichen.
• Mehrere Ansichten: Visualisiere deine Daten als Tabelle, Board (Kanban), Kalender, Galerie, Liste, Zeitleiste oder Diagramm. Wechsle zwischen Ansichten, je nachdem, was in einem bestimmten Moment am hilfreichsten ist.

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Eine Datenbank erstellen

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Beachte:

• Eine Relation verbindet eine Datenbank mit einer anderen (wie das Verlinken einer Aufgabe mit einem Projekt).
• Ein Rollup durchläuft diese Relation und zieht spezifische Informationen, wie die Frist des Projekts oder wie viele Aufgaben als „Erledigt" markiert sind.

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• Relation: Verlinkt zur Projekte-Datenbank
• Rollups: Können Projektfrist oder Priorität aus dem verwandten Projekt zusammenfassen

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Um eine neue Datenbank zu erstellen:

• Wähle auf einer neuen Seite „Tabelle" unter „Erste Schritte mit"
• Nutze den /database-Befehl, um eine Datenbank inline einzufügen
• Wähle aus vorgeschlagenen Vorlagen, nutze ChatGPT oder Notions integrierte KI, um eine Datenbankstruktur mit einer benutzerdefinierten Eingabeaufforderung zu generieren

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Beispiel-Eingabeaufforderung:

„Erstelle eine Notion-Arbeitsbereichsstruktur mit verbundenen Datenbanken für [deinen Anwendungsfall]. Sie sollte die Hauptentitäten (z. B. Projekte, Aufgaben, Teamkollegen) enthalten, zeigen, wie sie miteinander verbunden sind, und Beispieleigenschaften, Ansichten und vorgeschlagene Rollups enthalten. Mache sie modular, skalierbar und anfängerfreundlich."

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Hauptentitäten für Aufgabenverwaltung:

• Benutzer – Die Person, die das System nutzt.
• Aufgabe – Das zentrale Element, das die zu erledigende Arbeit darstellt.
• Beschreibung - Aufgabendetails.
• Fälligkeitsdatum - Ein Datum, bis zu dem die Aufgabe abgeschlossen sein soll.
• Status - Aktueller Aufgabenzustand kann zu-tun, in-bearbeitung oder erledigt sein (du kannst dies weiter anpassen)
• Priorität - Aufgabenpriorität in einem Zeitraum.
• Erforderliche Energie - Wie viel Energie du brauchst, um diese Aufgabe zu beenden – hoch, mittel, niedrig.
• Unteraufgaben - Kleinere Schritte innerhalb einer übergeordneten Aufgabe.

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Notion-Datenbanktypen:

• Vollseiten-Datenbanken: Erscheinen als ihre eigenen Seiten in deiner Seitenleiste. Sie können gesperrt werden (über •• → Datenbank sperren), um Strukturänderungen zu verhindern.
• Inline-Datenbanken: Eingebettet in eine andere Seite. Nutze das Erweiterungssymbol (⤡), um im Vollseitenmodus zu öffnen. Ziehe in die Seitenleiste, um es in eine Vollseiten-Datenbank umzuwandeln.

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Datenbankelemente hinzufügen & öffnen

Jedes Datenbankelement ist eine Notion-Seite.

Um ein Element hinzuzufügen:

• Klicke auf + Neu oben in der Datenbank oder am unteren Ende einer Tabelle/Liste/Board/Galerie.
• Klicke in Kalendern auf das + an einem beliebigen Datum.

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Um ein Element zu öffnen:

• Klicke in Tabellen/Listen auf den Titel oder die ÖFFNEN-Schaltfläche.
• Klicke in Boards/Galerien/Kalendern überall auf die Karte.
• Klicke auf ⤡ in der Vorschau, um es als vollständige Seite zu öffnen.

Du kannst beliebige Blöcke in Datenbank-Seiten hinzufügen: Text, Bilder, Unterseiten, synchronisierte Blöcke, etc.

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Datenbank-Seiten anpassen

Oben auf jeder Datenbank-Seite siehst du ihre Eigenschaften. Du kannst anpassen, was angezeigt wird und wie:

• Klicke auf •• → Seite anpassen
• Wähle Immer anzeigen, Ausblenden wenn leer, oder Immer ausblenden für jede Eigenschaft
• Ordne die Eigenschaftsreihenfolge mit dem ⋮⋮-Ziehgriff neu an
• Passe die Anzeige von Rückverweisen und Kommentaren an

Rückverweise: Erweitert, Popover oder Aus

Kommentare: Erweitert oder Aus

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Dies hilft, deine Seiten sauber zu halten, besonders wenn du mit vielen Eigenschaften arbeitest.

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Datenbanken navigieren & anschauen

Jede Datenbank enthält leistungsstarke Tools zum Verwalten und Analysieren deiner Daten:

• Ansichten: Erstelle mehrere Ansichten für verschiedene Teams oder Aufgaben (z. B. „Diese Woche", „In Bearbeitung", „Abgeschlossen")
• Ansicht hinzufügen: Klicke auf das Dropdown-Menü neben dem Ansichtsnamen → Ansicht hinzufügen → Wähle Layout (Tabelle, etc.)
• Filter & Sortierung: Wende Filter an, um nur das zu zeigen, was du brauchst; sortiere nach jeder Eigenschaft
• Suche: Finde sofort übereinstimmende Datenbankelemente
• •• Menü: Ändere Gruppierung, Layout und Eigenschaftssichtbarkeit

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Element-Optionen

Klicke mit der rechten Maustaste auf eine Datenbankzeile (oder klicke auf das ⋮⋮-Handle), um:

• Löschen oder Duplizieren eines Elements
• Link kopieren, um es zu teilen
• Das Element Umbenennen, ohne es zu öffnen
• Verschieben nach einem anderen Arbeitsbereich/einer anderen Seite
• Eigenschaften schnell inline bearbeiten

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Zusammenarbeit in Datenbanken

Datenbanken sind leistungsstarke Zusammenarbeitswerkzeuge. Notion gibt dir granulare Kontrolle darüber, wer was bearbeiten kann.

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Berechtigung „Inhalte bearbeiten"

Diese Berechtigung ermöglicht Benutzern:

• Seiten in der Datenbank hinzufügen, bearbeiten, und löschen
• Eigenschaftswerte ändern

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Aber erlaubt nicht:

• Ändern der Datenbankstruktur (Eigenschaften, Ansichten, Filter, Sortierung)
• Sperren oder Entsperren der Datenbank

Verknüpfte Datenbanken respektieren diese Berechtigungen, ermöglichen Benutzern aber, benutzerdefinierte gefilterte Ansichten an anderer Stelle im Arbeitsbereich zu erstellen.

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Verknüpfte Datenbanken nutzen

Du kannst eine Datenbank an mehreren Orten mit verknüpften Datenbanken referenzieren:

• Nutze /linked database und wähle die aus, die du möchtest
• Wende verschiedene Filter, Ansichten und Sortierungen an jedem Ort an
• Verknüpfte Datenbanken spiegeln Echtzeit-Updates aus der Quelle wider

Dies macht es einfach, denselben Datensatz über Teams oder Dokumente hinweg unterschiedlich darzustellen.

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Vorlagen in Datenbanken

Jede Datenbank kann benutzerdefinierte Vorlagen enthalten:

• Klicke auf das Dropdown-Menü neben + Neu → + Neue Vorlage
• Füge vorgefertigte Struktur für Aufgaben, Besprechungsnotizen, Fehlerberichte, etc. hinzu
• Nutze Notion KI, um Vorlagen-Layouts zu generieren

Vorlagen helfen, deine Daten zu standardisieren und wiederholte Einrichtungen zu reduzieren.

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Datenbanken sperren & duplizieren

• Datenbank sperren: Verhindern von Änderungen an der Struktur (im ••-Menü)
• Datenbank duplizieren: Wähle, ob nur die Struktur oder Struktur + Inhalte kopiert werden

Das Duplizieren ist ideal, um Layouts über Teams oder Projekte hinweg wiederzuverwenden.

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Freigabe & Zusammenarbeit

Notion ist für Zusammenarbeit konzipiert, egal ob du mit Teamkollegen in deinem Arbeitsbereich, Kunden außerhalb deines Unternehmens oder deinen Followern arbeitest. Mit flexiblen Freigabeeinstellungen kannst du steuern, wer deine Seiten, Datenbanken und Teamspaces sieht und bearbeitet.

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Freigabemöglichkeiten in Notion

Du kannst Notion-Seiten und Datenbanken auf verschiedene Weise freigeben:

• Mit Einzelpersonen oder Gruppen in deinem Arbeitsbereich
• Mit Gästen per E-Mail
• Mit ganzen Teamspaces
• Mit der Öffentlichkeit über einen teilbaren Link
• Als Notion-Website mit der Veröffentlichungs-Funktion

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Klicke auf Freigeben oben auf einer Seite, um das Freigabemenü zu öffnen, in dem du:

• Personen zu einer Seite einladen kannst
• Berechtigungsstufen festlegst
• Den Seitenlink kopierst
• Die Veröffentlichungs-Registerkarte öffnest, um deine Seite öffentlich zu machen

Du kannst auch auf Veröffentlichungsoptionen über das •••-Menü → Veröffentlichungs-Registerkarte zugreifen.

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Allgemeine Zugriffsstufen

Unter „Allgemeiner Zugriff" kannst du wählen, wer auf eine Seite zugreifen kann und was sie damit tun können:

• Nur eingeladene Personen – Die Seite ist privat und nur für dich und Eingeladene sichtbar.
• Jeder im Arbeitsbereich – Alle Arbeitsbereichsmitglieder können die Seite über die Suche oder mit dem Link finden. Du kannst optional In Suche ausblenden für nicht besuchte Benutzer.
• Jeder mit dem Link – Teile mit externen Benutzern. Sie benötigen ein Notion-Konto, um zu kommentieren oder zu bearbeiten. Du kannst auch einen Link-Ablauf festlegen.

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Mit Einzelpersonen oder Gruppen freigeben

So teilst du mit bestimmten Personen:

1. Klicke auf Freigeben oben auf der Seite.

2. Gib den Namen oder die E-Mail eines Arbeitsbereichsmitglieds ein.

3. Wähle eine Berechtigungsstufe aus dem Dropdown-Menü.

4. Klicke auf Einladen.

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Die Seite wird in ihrem Geteilt-Seitenleistenabschnitt angezeigt. Du kannst auch mit Gruppen für schnellere Zugriffskontrolle freigeben.

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Öffentlich freigeben

So teilst du mit dem breiteren Internet:

• Öffne das Freigabemenü → Veröffentlichungs-Registerkarte
• Aktiviere „Im Web veröffentlichen"
• Stelle den allgemeinen Zugriff auf „Jeder mit dem Link" ein
• Verwalte Link-Ablauf oder bette als Notion-Website ein

Dies ist perfekt für Wikis, öffentliche Dokumente, Veranstaltungsseiten oder Portfolios.

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Mit einem Teamspace freigeben

Teamspaces sind gemeinsame Abschnitte für Teams in deinem Arbeitsbereich. Jeder hat seine eigenen Mitglieder und Berechtigungseinstellungen.

Du kannst Seiten freigeben, indem du:

• Eine Seite aus der Seitenleiste in einen Teamspace ziehst
• Eine neue Seite in einem Teamspace erstellst

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Einige Teamspaces können Standard sein, was bedeutet, dass alle Arbeitsbereichsmitglieder automatisch Teil davon sind.

Um zu überprüfen, ob ein Teamspace Standard ist:

• Klicke auf •• neben dem Teamspace → Teamspace-Einstellungen → Mitglieder-Registerkarte → Suche nach „Standard" unter Berechtigungen.

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Mit Gästen freigeben

Gäste sind Personen außerhalb deines Arbeitsbereichs (wie Auftragnehmer oder Kunden). So teilst du:

• Gib ihre E-Mail im Freigabemenü ein
• Sie erhalten eine Einladung zur Seite und benötigen ein Notion-Konto für den Zugriff

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Freigabe beenden oder eine Seite privat machen

So widerrufst du den Zugriff:

• Ziehe eine Seite in den Privat-Abschnitt deiner Seitenleiste (andere verlieren den Zugriff)
• Öffne Freigabemenü → Klicke auf das Dropdown-Menü neben einer Person oder Gruppe → Entfernen

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Berechtigungsstufen in Notion

Weise präzise Kontrolle an Einzelpersonen oder Gruppen zu:

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Sieh, wer auf eine Seite zugreifen kann

Oben auf einer Seite siehst du Avatare für Personen mit Zugriff:

• Verblasste Avatare = schauen derzeit nicht an
• Solide Avatare = schauen/bearbeiten live an

Fahre über, um Namen, E-Mails und Aktivität zu sehen. Klicke auf einen Avatar, um zu springen, wo sie bearbeiten.

Nutze das •••-Menü → sieh Zuletzt bearbeitet von und Zeitstempel am unteren Ende.

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Zugriff anfordern oder Berechtigungen

Versuchst du, auf eine eingeschränkte Seite zuzugreifen?

• Klicke auf Kein Zugriff, um Ansicht- oder Bearbeitungszugriff anzufordern
• Dies benachrichtigt den Seiteneigentümer, um deine Anfrage zu genehmigen oder abzulehnen

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So forderst du Bearbeitungszugriff an:

• Klicke auf Freigeben
• Öffne dein Berechtigungs-Dropdown
• Wähle Bearbeitungszugriff anfordern

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Enterprise-Grade-Kontrollen

Enterprise-Arbeitsbereichseigentümer können verwalten:

• Richtlinien für öffentliche Freigabe
• Gast-Einladungskontrollen
• Zulässige E-Mail-Domains
• Standard-Teamspace-Berechtigungen

Gehe zu Einstellungen → Sicherheit, um diese Schutzmaßnahmen zu konfigurieren und die Arbeitsbereichskonformität zu wahren.

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Notion API & benutzerdefinierte Integrationen

Für Entwickler, die über vorgefertigte Integrationen hinausgehen möchten, öffnet Notions öffentliche API die Tür zum Aufbau vollständig benutzerdefinierter Workflows, Bots, Automatisierungen und interner Tools. Mit internen Integrationen, Webhooks und granularen Berechtigungen kannst du Verbindungen zum Verwalten von Inhalten, Synchronisieren von Daten oder Reagieren auf Updates in Echtzeit erstellen.

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Erstelle eine interne Integration

So erstellst du eine:

1. Gehe zu Einstellungen → Integrationen in deiner Seitenleiste

(Nur Arbeitsbereichseigentümer können auf diese Registerkarte zugreifen.)

2. Klicke auf Entwickle deine eigenen Integrationen

Dein Browser öffnet das Meine Integrationen-Dashboard

3. → Klicke auf + Neue Integration

4. Fülle aus:

Name der Integration

1. Optionales Logo

2. Wähle den zugeordneten Arbeitsbereich

3. Nach der Erstellung gehen Sie zu Einstellungen → Verbindungen, suchen Sie Ihre Integration und klicken Sie auf •• um:

• Das interne Token abrufen
• Zugriff verwalten
• Die Integration trennen oder ändern

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Eine öffentliche Integration erstellen

Um Ihre Integration für alle Notion-Nutzer verfügbar zu machen:

1. Erstellen Sie zunächst eine interne Integration wie oben beschrieben.

2. Folgen Sie dann Notions Entwicklerdokumentation, um sie in eine öffentliche Integration umzuwandeln, einschließlich:

• OAuth-Flow-Setup
• Berechtigungen festlegen
• Veröffentlichung im Notion-Integrationskatalog (optional)

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Granulare Berechtigungen für Integrationen

Beim Einrichten einer Integration legst du fest, was die Integration tun und sehen kann. Berechtigungen sind unterteilt in:

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Inhaltsfunktionen:

• Nur Inhalte lesen
• Nur Inhalte schreiben
• Inhalte einfügen (nur Anhängen)

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Benutzerfunktionen:

• Keine Benutzerinformationen
• Benutzerinformationen lesen (mit oder ohne E-Mail)

Diese Berechtigungen sind für Benutzer während des Setups sichtbar und werden im Freigabemenü jeder Seite angezeigt, auf die die Integration zugreift.

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Integrations-Webhooks

Notion unterstützt Echtzeit-Webhooks, die deine Integration über Inhaltsänderungen benachrichtigen.

Verwende Integrations-Webhooks um:

• Updates in verbundenen Seiten oder Datenbanken zu erkennen
• Änderungen sofort mit anderen Apps zu synchronisieren
• Automatisierungen basierend auf Notion-Aktivitäten auszulösen

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Webhook-Aktionen vs. Integrations-Webhooks

Obwohl beide Ereignisse an Drittanbieter-Services senden können, dienen sie unterschiedlichen Zwecken:

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Empfohlene Notion-Integrationen

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Automatisierungen in Notion

Notion-Automatisierungen helfen dir, wiederholte Aufgaben zu eliminieren, Workflows zu optimieren und mehr mit weniger Klicks zu erreichen. Mit Buttons kannst du alles automatisieren – von Benachrichtigungen bis zur Bearbeitung von Datenbankeinträgen – ohne eine einzige Zeile Code zu schreiben.

Notion unterstützt zwei Arten von Buttons:

• Seiten-Buttons: Füge interaktive Buttons zu jeder Notion-Seite hinzu
• Datenbank-Buttons: Automatisiere Aktionen auf spezifischen Datenbankeinträgen

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Seiten-Buttons: Mit einem Klick automatisieren

Mit Template-Buttons auf Seiten kannst du:

• Aktionen auslösen wie das Erstellen von Seiten, Bearbeiten von Daten oder Benachrichtigung von Benutzern
• Mehrere Aktionen in einen Klick stapeln
• Dynamisch mit Variablen, Erwähnungen und Formeln anpassen

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Einen Seiten-Button erstellen

1. Gib /button auf einer Seite ein
2. Benenne den Button und wähle ein Emoji
3. Füge eine oder mehrere Aktionen mit der Option + Neue Aktion hinzu
4. Klicke auf Fertig zum Speichern

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Verfügbare Aktionen für Seiten-Buttons

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Erwähnungen & Formeln

Verwende @ um Benutzer, Seiten oder Daten zu referenzieren. Verwende ∑ für Formeln wie:

• [Seitentitel] - Aktualisiert am [Heutiges Datum]
• Hallo @Person, deine Aufgabe ist fällig am ∑[Fälligkeitsdatum]

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Datenbank-Buttons

Datenbank-Buttons sind ein Game Changer für strukturierte, wiederholbare Aufgaben wie Genehmigungen, Nachverfolgungen, Statusaktualisierungen oder Gewohnheitsverfolgung.

Jeder Button ist eine Datenbankeigenschaft und befindet sich in einer Zeile und führt Aktionen auf diesem spezifischen Eintrag aus.

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Wer kann Datenbank-Buttons verwenden?

• Erstellen/Bearbeiten: Jeder mit Vollzugriff oder Kann bearbeiten
• Buttons klicken: Auch für Benutzer mit Kann Inhalte bearbeiten erlaubt

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Einen Datenbank-Button erstellen

1. Öffne deine Datenbank → Klicke auf •• → Eigenschaften → Neue Eigenschaft → Button

2. Benenne deinen Button (z. B. „Genehmigen", „Fertig", „Erinnerung senden")

3. Klicke auf Automatisierung bearbeiten um Aktionen hinzuzufügen

4. Verwende @ oder ∑ in Feldern um Eigenschaften aus der aktuellen Zeile zu ziehen

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Verfügbare Aktionen für Datenbank-Buttons

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E-Mail senden von einem Datenbank-Button

1. Füge eine Button-Eigenschaft hinzu → Bearbeite Automatisierung → E-Mail senden an

2. Passe An, Betreff, Nachricht und mehr an

3. Verwende zeilenspezifische Daten wie:

• Seitenerstellung
• Fälligkeitsdatum
• Status
• Benutzerdefinierte Formeln oder Erwähnungen

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Du kannst CC, BCC und Antwortadressen setzen und sogar Anzeigenamen mit dynamischen Inhalten definieren.

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Variablen in Datenbank-Buttons definieren

Richte benannte Variablen ein mit:

• @ (Erwähnungen wie Personen oder Eigenschaften)
• ∑ (Formeln wie heutiges Datum oder verkettete Strings)

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Verwende sie in:

• E-Mail-Betreffzeilen
• Eigenschaftsaktualisierungen
• Benachrichtigungen und Slack-Nachrichten

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Formeln in Notion

Notion-Formeln ermöglichen es dir, Daten in deinen Datenbanken zu berechnen, zu manipulieren und zu automatisieren. Ob du Aufgabenfortschritt verfolgst, Ideen bewertest oder bedingte Logik für Automatisierungen erstellst – Formeln helfen dir, statische Daten in dynamische Ausgaben umzuwandeln.

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Wo kannst du Formeln in Notion verwenden?

Du kannst Formeln an mehreren Stellen in Notion verwenden:

• Als Datenbankeigenschaft (häufigste Verwendung)
• Innerhalb von Seiten-Buttons und Datenbank-Buttons
• Innerhalb von Datenbankautomatisierungen um Variablen oder Logik zu definieren

Jede Formel wird ausgewertet und gibt ein dynamisches Ergebnis zurück – Text, Zahl, Boolean (wahr/falsch) oder Datum – basierend auf deinen anderen Eigenschaften oder Funktionen.

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Wie du eine Formel erstellst und bearbeitest

Eine Formeleigenschaft erstellen

1. Öffne deine Datenbank → klicke auf •• → Eigenschaften

2. Klicke auf Neue Eigenschaft → Formel

3. Benenne deine Formel (z. B. „Prioritätsscore" oder „Überfällig?")

4. Klicke auf Formel bearbeiten um den Formel-Editor zu öffnen

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Verwende den Formel-Editor

Der Formel-Editor enthält:

• Ein Textfeld um deine Formel einzugeben
• Ein linkes Panel mit verfügbaren Datenbankeigenschaften und integrierten Funktionen
• Ein rechtes Panel mit Syntaxerklärungen und Echtzeit-Tipps
• Eine Live-Vorschau des Ergebnisses beim Bearbeiten aus einer Datenbankzeile

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Formelkomponenten

Formeln werden erstellt mit:

• Eigenschaften: Daten in deiner aktuellen Datenbank (z. B. Status, Fälligkeitsdatum, Priorität)
• Built-ins: Operatoren und logische Werte wie +, , or, false, !=
• Funktionen: Aktionen wie replace(), sum(), length(), now() oder dateAdd()

Notion unterstützt auch Stilformatierung innerhalb von Formeln und logische Operatoren wie if(), and(), or() und den ternären Operator X ? Y : Z.

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Formelbeispiele

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Projektmanagement-Beispiel

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Verwendete Funktionen: dateAdd(), if(), and(), now(), style(), map(), length()

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Projekt-Brainstorming mit RICE-Beispiel

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Verwende dies um Projekte basierend auf quantitativer Auswirkung zu priorisieren und Interesse durch Upvote-Metriken zu verfolgen.

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Aufgabenverwaltungs-Automatisierung

Löse eine Automatisierung aus, wenn alle Unteraufgaben als „Erledigt" markiert sind und aktualisiere die übergeordnete Aufgabe entsprechend:

1. Auslöserbedingung: Wenn Status = Erledigt

2. Übergeordnete Aufgabe definieren:

3.Trigger page.Parent item.first()

4. Überprüfe, ob alle Unteraufgaben erledigt sind:

5.Parent Task.Sub-item ? Parent Task.Sub-item.every(current.Status == "Done") : false

6. Aktualisiere den Status der übergeordneten Aufgabe:

7.All subtasks done? ? "Done" : Parent Task.Status

Verwendete Funktionen: first(), every(), ternärer Operator X ? Y : Z

Dieses Setup ist ideal für Projekthierarchien, bei denen Unteraufgaben den Abschluss-Status von übergeordneten Aufgaben bestimmen.

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Formeln in Automatisierungen & Buttons verwenden

Du kannst Formeln direkt einbetten in:

• Seiten-Buttons
• Datenbank-Buttons
• Datenbankautomatisierungen

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Verwende Formeln um dynamisch:

• Namen von Personen, Seitentitel oder Daten einzufügen
• Berechnete Betreffzeilen oder Nachrichten für E-Mails zu erstellen
• Inhalte zu formatieren oder bedingt zu formatieren
• Verzweigungslogik mit Boolean-Auswertungen zu steuern

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Notion-Preisführer

Notion bietet flexible Preispläne für Einzelpersonen, Teams und Unternehmen mit Kernfunktionen in jedem Tarif und leistungsstarken Upgrades, wenn du skalierst.

Wähle zwischen monatlicher oder jährlicher Zahlung. Alle Preise unten sind in EUR.

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Kostenlos – €0

Am besten für persönliche Projekte, Studienpläne oder Nebenprojekte.

Enthält:

• Kollaborativer Arbeitsbereich
• Integration mit Slack, GitHub & mehr
• Grundlegende Seitenanalysen
• 7-Tage-Seitenverlauf
• Bis zu 10 Gäste einladen
• Notion Mail (Gmail-Synchronisierung)
• Notion Calendar

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Plus – €9,50 pro Sitz/Monat

Mehr Kollaborationskraft hinzugefügt.

Alles in Kostenlos, plus:

• Unbegrenzte Blöcke für Teams
• Unbegrenzte Datei-Uploads
• 30-Tage-Seitenverlauf
• Bis zu 100 Gäste einladen
• Synchronisierte Datenbanken mit Drittanbieter-Apps
• Benutzerdefinierte Websites
• Benutzerdefinierte Automatisierungen
• Diagramme & Dashboards

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Business – €14 pro Sitz/Monat

Mehr Kontrolle und Analysen hinzugefügt.

Alles in Plus, plus:

• SAML SSO (Single Sign-On)
• Seitenverifizierung
• Massen-PDF-Export
• Erweiterte Seitenanalysen
• 90-Tage-Seitenverlauf
• Bis zu 250 Gäste einladen

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Enterprise – Benutzerdefinierte Preisgestaltung

Erweiterte Sicherheit, Skalierung und dedizierten Support hinzugefügt.

Alles in Business, plus:

• Benutzerbereitstellung (SCIM)
• Erweiterte Sicherheit & Admin-Kontrollen
• Audit-Log
• Arbeitsbereich-Analysen
• Unbegrenzter Seitenverlauf
• Dedizierter Customer Success Manager
• Sicherheits- & Compliance-Integrationen
• Bis zu 250 Gäste einladen

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Notion AI (Add-on)

Notion AI ist als bezahltes Upgrade in allen Plänen verfügbar. Hilft mit:

• Schreiben & Bearbeiten
• Zusammenfassen & Übersetzen
• Daten automatisch ausfüllen
• Kontextuelle Fragen in Dokumenten stellen

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Notion-Preisübersicht

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Arbeitsbereich-Verwaltung

Admins können Arbeitsbereich-Einstellungen verwalten, Mitglieder einladen und entfernen, Rollen zuweisen und Zugriff steuern. Enterprise-Arbeitsbereiche bieten tiefere Kontrollen wie SAML SSO, Audit-Logs und granulare Berechtigungen.

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Arbeitsbereich-Verwaltungsrollen in Notion

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Einstellungen in Notion

Notions Einstellungen geben dir Kontrolle über dein persönliches Konto, Arbeitsbereich-Voreinstellungen, Erscheinungsbild, Sprache, Datenschutz und Geräteverhalten – einschließlich Desktop, Web oder Mobil.

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Kontoeinstellungen

Ändere dein Profilfoto

Verfügbar auf Desktop und Web:

1. Gehe zu Einstellungen → [Dein Name]

2. Klicke auf dein aktuelles Foto (oder Initialen) über „Foto hinzufügen"

3. Wähle eine Bilddatei und klicke auf Öffnen

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Ändere deinen Namen

1. Gehe zu Einstellungen → [Dein Name]

2. Bearbeite das Feld unter Bevorzugter Name

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Ändere deine E-Mail-Adresse

1. Gehe zu Einstellungen → [Dein Name] → Kontosicherheit → E-Mail ändern

2. Folge dem Verifizierungsablauf:

• Mit Passwort: gib es ein
• Ohne Passwort: verifiziere über alte E-Mail

3. Gib deine neue E-Mail ein → Erhalte Verifizierungscode

4. Füge Code ein → Klicke auf E-Mail ändern

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Setze, ändere oder entferne dein Passwort

1. Gehe zu Einstellungen → [Dein Name]

2. Wähle Passwort setzen oder Passwort ändern

3. Gib dein Passwort ein und folge den Anforderungen (min. 8 Zeichen, 3 Sonderzeichen, 1 Buchstabe, 1 Zahl)

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Erscheinungsbild & Barrierefreiheit

Passe das Erscheinungsbild auf dem Desktop an

1. Gehe zu Einstellungen → Voreinstellungen → Erscheinungsbild

2. Wähle:

• Systemeinstellung verwenden
• Heller Modus
• Dunkler Modus

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Passe das Erscheinungsbild auf Mobilgeräten an

1. Tippe auf •• in der Seitenleiste → Einstellungen → Erscheinungsbild

2. Wähle Systemeinstellung, Hell oder Dunkel

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Sprache, Region & Anzeige

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Ändere deine Anzeigesprache

1. Gehe zu Einstellungen → Voreinstellungen → Sprache & Zeit → Sprache

2. Wähle aus:

• Englisch, Koreanisch, Japanisch, Französisch, Deutsch, Spanisch (Spanien & Lateinamerika), Portugiesisch (Brasilien), Vereinfachtes/Traditionelles Chinesisch, Niederländisch, Norwegisch, Schwedisch, Dänisch (Beta), Finnisch

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Starte deine Kalenderwoche am Montag

1. Gehe zu Einstellungen → Voreinstellungen → Sprache & Zeit

2. Aktiviere Woche am Montag starten

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Ändere deine Zeitzone

1. Gehe zu Einstellungen → Voreinstellungen → Sprache & Zeit

2. Stelle manuell ein oder aktiviere Zeitzone automatisch aktualisieren

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Desktop-App-Voreinstellungen

Beim Start

Lege fest, was beim Öffnen der App angezeigt wird:

• Fortfahren, wo du aufgehört hast
• Standardseite

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Befehlssuche & Menüleiste

Aktiviere Befehlssuche um Notion von überall zu starten:

• In Menüleiste anzeigen
• Passe Tastaturkürzel an

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Verhalten neuer Registerkarten

• Aktiviere Suche beim Erstellen neuer Registerkarte öffnen
• Wähle, ob stattdessen Standardseite angezeigt wird

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Notion-Link-Verhalten

• Aktiviere Notion-Links im Browser öffnen
• Oder erlaube Web-Links um zur Desktop-App umzuleiten

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Links in Desktop-App öffnen

Möchtest du, dass Notion-Links aus deinem Browser in der App geöffnet werden?

1. Gehe zu Einstellungen → Voreinstellungen

2. Aktiviere Links in Desktop-App öffnen

3. Stelle in deiner Desktop-App sicher, dass Links im Browser öffnen ausgeschaltet ist

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Falls es nicht funktioniert:

• Öffne den Link im Browser → Klicke auf •• → In Mac-App öffnen

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Datenschutz & Analysen

Sichtungsverlauf anzeigen

Um dich von Analysen abzumelden:

1. Gehe zu Einstellungen → Voreinstellungen → Datenschutz

2. Unter Meinen Sichtungsverlauf anzeigen wähle Nicht aufzeichnen

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Profilauffindbarkeit

Steuere, ob andere dein Profil mit deiner E-Mail finden können:

1. Gehe zu Einstellungen → Voreinstellungen → Datenschutz

2. Aktiviere/Deaktiviere Profilauffindbarkeit

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Lösche dein Notion-Konto

Wenn du Notion nicht mehr verwenden möchtest, kannst du dein Konto dauerhaft löschen, aber stelle sicher, dass du die Konsequenzen zuerst verstehst.

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Was passiert, wenn du dein Konto löschst

Das Löschen deines Notion-Kontos ist dauerhaft und betrifft alle zugehörigen Inhalte und Arbeitsbereiche.

Hier ist, was passiert:

• Alle privaten Arbeitsbereiche, bei denen du das einzige Mitglied bist, werden dauerhaft gelöscht
• Gemeinsame Arbeitsbereiche, bei denen du der einzige Admin bist, werden auch für alle gelöscht
• Gelöschte Arbeitsbereiche sind für alle Mitglieder nicht mehr zugänglich, nicht nur für dich
• Du wirst aus allen gemeinsamen Arbeitsbereichen entfernt, bei denen du Mitglied warst
• Du verlierst Zugriff auf alle deine Seiten, auch persönliche und private
• Eine Warnmeldung zeigt, welche Arbeitsbereiche betroffen sind, bevor du bestätigst

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So löschst du dein Konto

1. Gehe zu Einstellungen → [Dein Name]

2. Scrolle nach unten und klicke auf Mein Konto löschen

3. Ein Pop-up zeigt betroffene Arbeitsbereiche

4. Um zu bestätigen, gib deine Konto-E-Mail ein

5. Klicke auf Konto und {#} Arbeitsbereiche dauerhaft löschen

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Notion AI

Notion AI ist in deinen Arbeitsbereich integriert und hilft dir beim Suchen, Schreiben, Zusammenfassen, Brainstormen, Übersetzen und Handeln – alles ohne Apps zu wechseln.

Es ist nützlich für die Verwaltung von Projekten, das Überprüfen von Dokumenten oder das Erkunden von Ideen, da es neben deinen Notizen, Datenbanken und Mitarbeitern funktioniert um deine Arbeit zu beschleunigen.

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Wo du Notion AI findest

Du kannst Notion AI von mehreren Stellen in deinem Arbeitsbereich aus aufrufen:

• Das Notion AI-Symbol in der unteren Ecke jeder Seite
• Der Notion AI-Chat aus deiner Seitenleiste

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Inline, indem du:

• Space in einem neuen Block drückst
• Auf ⋮⋮ auf jedem Block klickst → AI fragen
• Text hervorhebst und AI fragen wählst

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Notion AI-Tastaturkürzel

Desktop-Tastaturkürzel: Shift + Cmd/Ctrl + J (anpassbar über Einstellungen → Voreinstellungen)

iOS-Zugriff:

• Frage Siri um Notion AI zu öffnen
• Verwende Spotlight oder die Shortcuts-App
• Füge Notion AI zu deinem Startbildschirm hinzu
• Auf iPhone 15 Pro: weise der Action-Taste zu

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Was Notion AI kann

Finde Antworten

Stelle Notion AI Fragen und erhalte Antworten basierend auf:

• Weltwissen
• Seiten in deinem Arbeitsbereich (auf die du Zugriff hast)
• Verbundene Tools wie Slack und Google Drive (über AI-Konnektoren Beta)

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Führe Aktionen auf Seiten durch

Notion AI kann nützliche Aktionen vorschlagen und ausführen:

• Aktionselemente extrahieren
• Ein Meeting zusammenfassen
• Eine Agenda entwerfen
• Fragen basierend auf aktuellem Seiteninhalt stellen

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Analysiere hochgeladene Dateien & Bilder

Lade eine PDF, PNG oder JPEG in deinen AI-Chat hoch und stelle Fragen wie:

„Was sind die wichtigsten Aktionselemente aus diesem Dokument?"

• Kostenlos: PDFs/Bilder unter 5MB
• Bezahlt/AI-Pläne: PDFs bis 20MB, Bilder bis 5MB

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Erstelle & Bearbeite Inhalte

Verwende Notion AI um:

• Gliederungen, Entwürfe, Zusammenfassungen zu schreiben
• Grammatik, Ton, Länge zu bearbeiten
• Inhalte zu übersetzen
• Datenbanken basierend auf einer Eingabeaufforderung zu erstellen

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Automatisches Ausfüllen

Notion AI Autofill kann:

• Zusammenfassungen generieren
• Inhalte übersetzen
• Aktionselemente direkt in Datenbankeigenschaften entwerfen

Großartig um Projekt-Tracker oder Inhalts-Datenbanken automatisch auf dem neuesten Stand zu halten.

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Notion AI-Preisgestaltung

• Preis: $10 pro Mitglied/Monat (Add-on zu jedem Plan)
• Jahresrabatt: 20% bei jährlicher Abrechnung

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So fügst du es hinzu:

• Gehe zu Einstellungen → Plan aktualisieren / Pläne erkunden
• Unter Notion AI klicke auf Zum Plan hinzufügen

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Notion Calendar

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Notion Calendar (ehemals Cron) bietet ein integriertes Kalendererlebnis. Du kannst mehrere Google-Kalender verbinden, Ereignisse neben Aufgaben verwalten und deinen Zeitplan direkt in Notion anzeigen.

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Verwalte deine Kalender

Du kannst mehrere Kalender mit Notion Calendar verbinden. Verbundene Konten und ihre Kalender sind in der linken Seitenleiste von Notion Calendar aufgelistet. Du kannst Konten reduzieren, sie neu ordnen und Kalender innerhalb von ihnen neu ordnen.

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Füge einen Kalender hinzu

Um einen Kalender zu Notion Calendar hinzuzufügen:

1. Gehe zu Einstellungen → Kalender.

2. Wähle Verbinden neben dem Kalendertyp, den du hinzufügen möchtest.

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Entferne einen Kalender

Du kannst jeden Kalender aus Notion Calendar entfernen. Gehe dazu zu Einstellungen → Kalender. Neben dem Kalender, den du entfernen möchtest, wähle Trennen.

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Lege einen Standard-Kalender fest

Notion Calendar wird standardmäßig auf einen Kalender eingestellt, wenn du neue Ereignisse erstellst.

Um einen Standard-Kalender festzulegen, gehe zu Einstellungen → Kalender → Standard-Kalender und wähle den Kalender, den du als Standard festlegen möchtest, dies kann eine Notion-Datenbank sein.

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Verstecke einen Kalender

Wenn du einen Kalender verstecken möchtest, wähle 👁️ neben seinem Namen. Dies entfernt alle Ereignisse auf diesem Kalender aus der Ansicht und das Symbol hat einen Durchstrich. Um einen Kalender anzuzeigen, wähle 👁️ erneut.

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Ändere die Farbe oder den Namen eines Kalenders

Wähle auf Desktop oder Web einen Kalender und gib dann einen neuen Namen ein oder wähle eine neue Farbe.

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Nachteile von Notion Calendar

Notion Calendar reicht für einfache Planung und um im Notion-Ökosystem zu bleiben, aber es fehlen die intelligente Planung, aufgabenzentrierten Funktionen und Deep-Work-Unterstützung, die Morgen zu einem großartigen Alternative für tägliche Ausführung machen.

Probiere unseren Deep Work Timer - stelle die Länge deiner Sitzung ein und drücke Start um deine Sitzung zu timen.

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Verwalte deine Ereignisse

Erstelle Ereignisse

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Um ein Ereignis in Notion Calendar zu erstellen, wähle einen Zeitslot in deinem Kalender und gib dann Details für dein Ereignis ein. Wenn du ein Fokus-, Abwesenheits- oder Geburtstagsereignis erstellen möchtest, öffne das Dropdown-Menü neben Ereignis und wähle deinen gewünschten Ereignistyp. Um Teilnehmer und Räume hinzuzufügen, wähle Teilnehmer und Räume und klicke auf die relevanten Personen und Räume. Wenn du fertig bist, wähle Einladung senden um die Eingeladenen zu benachrichtigen.

Wenn du auf Mobilgeräten bist, wähle + in der unteren rechten Ecke der App und gib dann Details für dein Ereignis ein. Um fertig zu werden, wähle Fertig oder Einladung senden, wenn du andere Teilnehmer hinzugefügt hast.

Erstelle mehrtägige Ereignisse mit Start- und Endzeiten

Um mehrtägige Ereignisse mit Zeitdetails zu erstellen, wähle einen Zeitslot in deinem Kalender und ziehe ihn über die Tage, an denen sich das Ereignis erstreckt. Sobald das Ereignis erstellt ist, kannst du Start- und Endzeiten dafür eingeben.

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Ändere deinen Status und die Ereignisprivatsphäre

1. Wähle ein Ereignis.

2. Im rechten Kontextbereich zeige deinen Status als Beschäftigt oder Frei.

3. Du kannst auch die Details deines Ereignisses für andere sichtbar machen, indem du sie Öffentlich machst, oder nur für dich und andere Teilnehmer, indem du sie Privat machst.

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Ändere deinen Ereignistyp

In Notion Calendar gibt es verschiedene Arten von Ereignissen: Ereignis, Fokuszeit, Abwesenheit und Geburtstag.

Wenn du ein neues Ereignis erstellst und der Name des Ereignisses das Wort „Geburtstag" enthält, wird Notion Calendar dieses Ereignis automatisch zu einem Geburtstag-Ereignis machen. Das Ereignis wird zu einem ganztägigen Ereignis, das sich jedes Jahr wiederholt.

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E-Mail an Teilnehmer

Wähle ein Ereignis und wähle dann ••• in der oberen rechten Ecke des rechten Kontextbereichs → E-Mail an Teilnehmer. Dies öffnet einen mailto:-Link.

Auf Mac wird dies standardmäßig zur Mail-App. Um dies zu ändern:

• Öffne die Mail-App.
• Gehe zu Einstellungen....
• Öffne das Dropdown-Menü neben Standard-E-Mail-Leser und wähle deine bevorzugte E-Mail.

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Verschiebe ein Ereignis in einen anderen Kalender

Da Notion Calendar alle deine Verpflichtungen an einem Ort zusammenbringt, ist es einfach, ein Ereignis von einem Kalender zu einem anderen zu verschieben. Gehe dazu wie folgt vor:

• Wähle ein Ereignis.
• Klicke im rechten Kontextbereich auf den Namen des aktuellen Kalenders
• Wähle im Dropdown-Menü einen neuen Kalender für das Ereignis.

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Bearbeite mehrere Ereignisse auf einmal

Du kannst mehrere Ereignisse gleichzeitig bearbeiten. Diese umfassen das Ändern ihrer Farbe oder das Blockieren auf einem anderen Kalender. Gehe dazu wie folgt vor:

• Halte Shift gedrückt, während du Notion Calendar auf Desktop oder Web verwendest, und wähle dann mehrere Ereignisse.
• Klicke mit der rechten Maustaste und wähle dann die Aktion, die du durchführen möchtest.

Du kannst auch mehrere Ereignisse auf deinem Kalender verschieben. Gehe dazu wie folgt vor:

• Halte Shift gedrückt, während du Notion Calendar auf Desktop oder Web verwendest, und wähle dann mehrere Ereignisse.
• Ziehe die Ereignisse in ihre gewünschten Zeitslots. Sie werden alle zusammen verschoben.

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Lösche ein Ereignis

Es gibt mehrere Möglichkeiten, ein Ereignis in Notion Calendar zu löschen:

• Klicke mit der rechten Maustaste auf das Ereignis und wähle Löschen.
• Wähle ein Ereignis und drücke Löschen auf deiner Tastatur.
• Auf Mobilgeräten tippe auf ein Ereignis und wähle dann •• → Ereignis löschen.

Wenn du ein Ereignis als Teilnehmer löschst, hast du die Möglichkeit, eine RSVP-Notiz zu hinterlassen.

Notion Sites

Mit Notion Sites kannst du jede Notion-Seite in eine teilbare, anpassbare Website umwandeln. Egal ob du ein Portfolio, einen Dokumentations-Hub oder ein Unternehmens-Wiki erstellst, du kannst Seiten mit nur wenigen Klicks veröffentlichen. Bezahlte Pläne enthalten Anpassungsoptionen und Analysen.

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Was du anpassen kannst (Nur bezahlte Pläne)

Benutzer in einem Plus-, Business- oder Enterprise-Plan können:

• Füge ein benutzerdefiniertes Favicon hinzu (Browser-Symbol der Website)
• Lege ein Seitendesign fest (Hell, Dunkel oder System)
• Passe die Navigationsleiste und den Header an
• Erstelle eine benutzerdefinierte Vorschau für Social-Media-Links
• Integriere Google Analytics
• Verberge das Notion-Wasserzeichen (mit einer benutzerdefinierten Domain)

Für eine benutzerdefinierte Domain benötigst du das Notion-Add-on für benutzerdefinierte Domains.

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Passe Share-Vorschaubilder an

Kontrolliere, wie deine Website in Link-Vorschaubildern angezeigt wird (z. B. in sozialen Medien):

1. Öffne die veröffentlichte Notion-Seite → klicke auf Share → Publish

2. Klicke auf Site customization

3. Unter Share preview fährst du über die Vorschau und wählst Upload image

4. Klicke auf Publish changes, um die Änderungen zu aktualisieren

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Lege ein Website-Design fest

Stimme das Design deiner Website mit deinem Inhalt oder deiner Marke ab:

1. Gehe zu Share → Publish → Site customization

2. Unter Theme wählst du:

• System (passt sich dem Betriebssystem des Nutzers an)
• Light
• Dark

4. Klicke auf Publish changes

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Passe dein Favicon an

So aktualisierst du das kleine Symbol, das in Browser-Tabs angezeigt wird:

1. Share → Publish → Site customization

2. Unter Favicon wählst du:

• Page icon (dein vorhandenes Notion-Symbol) oder
• Upload image (benutzerdefinierte .png- oder .ico-Datei)

3. Klicke auf Publish changes

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Passe deinen Website-Header an

Dein Website-Header wird oben auf jeder Seite angezeigt und hilft bei der Navigation und dem Branding.

So passt du ihn an:

1. Share → Publish → Site customization → Header

Hier kannst du:

Ein- und ausschalten:

• Breadcrumbs (zeigt die Seitenhierarchie)
• Search (fügt eine Suchleiste für Besucher hinzu)
• Duplicate as template (ermöglicht es anderen, deine Website als Notion-Seite zu kopieren)
• Notion watermark (nur mit benutzerdefinierter Domain entfernbar)

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Navigationslinks hinzufügen:

• Unter Navigation klickst du auf Add page, um andere Seiten in deinem Workspace zu verlinken

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2. Klicke auf Publish changes

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Verbinde Google Analytics

Verfolge das Besucherverhalten und die Website-Leistung mit Notions integrierter Google-Analytics-Integration.

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Schritte:

1. Share → Publish → Site customization

2. Klicke auf Google Analytics

3. Füge deine Measurement ID ein

4. Klicke auf Publish changes

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Kostenlose Plan-Nutzer vs. kostenpflichtige Plan-Nutzer

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Marketplace

Der Notion Marketplace ist dein vertrauenswürdiger Ort für kostenlose und kostenpflichtige Vorlagen von verifizierten Erstellern. Diese Vorlagen reichen von Content-Kalendern über Produktivität und Projektplanung bis hin zu Communities und persönlichen Finanzen. Alle Käufe sind rückerstattbar.

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Finde Vorlagen

Greife über deine Notion-Seitenleiste auf den Marketplace zu:

Gehe zu → Templates

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Erkunde Vorlagen nach:

• Kategorie: Work, Life oder School
• Suche: Nutze die Suchleiste oben, um etwas Bestimmtes zu finden
• Kuratierung: Durchsuche nach am häufigsten verwendet, Trends oder Neuheiten

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Jede Auflistung zeigt:

• Vorlagenkosten (Kostenlos oder $)
• Name des Erstellers
• Beschreibung & Anwendungsfall
• Verwendete Notion-Funktionen (z. B. Buttons, Datenbanken)
• Anzahl der Hinzufügungen
• Datum der letzten Aktualisierung
• Bewertungen & Rezensionen

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Füge eine Vorlage hinzu

Kostenlose Vorlagen

Klicke auf Add, um die Vorlage sofort in deinen Workspace zu duplizieren.

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🎁 Freebie: Schnapp dir unsere Notion Time-Blocking-Vorlage, um deine Aufgaben und Projekte zu planen und alle Informationen zu erfassen, die du für effektives Time Blocking brauchst.

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Kostenpflichtige Vorlagen

Klicke auf Buy for ${price} und folge diesen Schritten:

1. Wähle, wo du die Vorlage duplizieren möchtest (Private oder Teamspace)

2. Gib deine Zahlungsinformationen ein (nur USD, nur Kreditkarten)

3. Wende optional einen Coupon an

4. Akzeptiere Notions Bedingungen & 14-Tage-Rückgaberichtlinie

5. Gewähre E-Mail-Zugriff, falls vom Ersteller angefordert (optional)

6. Klicke auf Buy

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Verwalte deine Vorlagen

So zeigst du Vorlagen an, die du hinzugefügt oder gekauft hast:

1. Öffne Templates aus deiner Seitenleiste

2. Klicke oben auf Added

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Du siehst:

• Eine vollständige Liste der hinzugefügten Vorlagen
• Wer jede hinzugefügt hat
• Gezahlter Preis (falls zutreffend)
• Kaufdatum

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Bewerte oder kontaktiere einen Ersteller

Hinterlasse eine Bewertung:

• Klicke auf •• neben einer Vorlage in der Added-Liste
• Wähle Leave a review
• Folge der Aufforderung (muss respektvoll und relevant sein)

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Kontaktiere den Ersteller:

• Klicke auf •• → Contact creator

Fazit

Inzwischen hast du die Grundlagen wie Seiten, Blöcke und Vorlagen gemeistert und schrittweise Datenbanken, Automationen und Integrationen erkundet. Der Schlüssel ist, einfach zu beginnen, absichtsvoll zu bauen und deinen Workspace zu entwickeln, wenn dein Workflow anspruchsvoller wird.

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Empfohlenes Setup:

• Slack zum Umwandeln von Nachrichten in Notion-Aufgaben.
• Morgen zur Vereinigung von Kalendern, täglicher Planung und KI-gestütztem Time Blocking basierend auf deiner Kapazität, Prioritäten, Fälligkeitsdaten und Energieleveln.
• Zapier zur Integration externer Tools.
• Miro zur Visualisierung von Ideen.
• Github zum Verlinken von Pull Requests und Datenbanken mit Notion.

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Du hast die Grundlagen und es ist Zeit, mit dem Bauen zu beginnen. Das beste System ist eines, das dein Denken unterstützt, nicht eines, das dich verlangsamt.

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