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Beim wöchentlichen Planen ist Time Blocking eine kraftvolle Methode, um unsere Zeit zu strukturieren. Es erzwingt bewusste Priorisierung, reduziert die kognitive Belastung bei der Entscheidung, was als nächstes zu tun ist, und bietet einen guten Realitätscheck für unsere überambitionierten To-Do-Listen.
Wenn wir jedoch alle verfügbare Zeit für Aufgaben als gleich behandeln, tun wir uns selbst (und unseren Ergebnissen) einen großen Dienst. Das liegt daran, dass unsere Leistungsfähigkeit im Laufe des Tages nicht stabil ist.
Wenn du das 15-Uhr-Tief schon mal gespürt hast, weißt du das nur zu gut.
Unsere kognitiven Fähigkeiten schwanken. Wir sind zu bestimmten Zeiten schärfer, kreativer, fokussierter und aufmerksamer. Während dieser Spitzenphasen ist unser Potenzial am höchsten.
Aber auf jeden Gipfel folgt ein Tal, in dem unsere Energie sinkt.
Wenn wir die verborgenen Energiemuster in unserem Tag verstehen, können wir anfangen, unseren idealen Zeitplan zu gestalten. Das bedeutet, unsere Spitzenenergie für intensive Arbeitssessions zu nutzen, wenn wir unsere schwierigsten und kognitiv anspruchsvollsten Aufgaben angehen. Wenn wir diese Spitzenphasen stattdessen für energiearme Aktivitäten wie E-Mails schreiben, Ausgaben einreichen und Besorgungen machen aufwenden, verschwenden wir diese Energie.
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Auch wenn du nicht das Glück hast, deinen eigenen Zeitplan festzulegen und du einen traditionellen 9-to-5-Job hast, gibt es Möglichkeiten, deine Aufgaben zeitlich zu planen, um mehr aus deinen Arbeitsstunden herauszuholen. Hier ist, wie wir dir empfehlen, deine ideale Woche zu gestalten, um deinen täglichen Zeitplan zu optimieren, mehr zu erreichen und eine bessere Balance zu finden.
Bist du eine Lerche, Eule oder ein dritter Vogel?
Ein großartiger Ausgangspunkt zum Verständnis deiner optimalen Zeiten für intensive Arbeit, kreative Outputs und Erholung ist die Bestimmung deines Chronotyps. Chronotypen sind unsere biologischen Veranlagungen, die Schwankungen in Energieleveln und Aufmerksamkeit bestimmen. Kurz gesagt, sie basieren auf unseren zirkadianen Rhythmen.
Es gibt viele Faktoren, die beeinflussen, wann wir schlafen. Unsere Familien, Jobs, Hobbys und mehr beeinflussen unsere Schlafmuster.
Aber stellen wir uns für einen Moment vor, wir hätten ein Wochenende weg ohne Verantwortungen, zeitliche Verpflichtungen oder Wecker. Wann würdest du idealerweise ins Bett gehen und aufwachen?
Jetzt finde die Mitte. Das gibt uns eine grobe Skizze deines Chronotyps und ob du bist:
1. Morgenlerche, eine Morgenmensch mit einem Mittelpunkt bis 3:30 Uhr
2. Nachteule, eine Nachtmensch mit einem Mittelpunkt nach 5:30 Uhr
3. Dritter Vogel, irgendwo in der Mitte mit einem Mittelpunkt zwischen 3:30-5:30 Uhr
Was hat Schlaf mit intensiver Arbeit zu tun?
Diese zirkadianen Rhythmen verraten uns mehr über uns selbst als nur, wann wir schlafen sollten. Sie beeinflussen auch unsere biologische Spitzenzeit, während wir drei unterschiedliche Energiephasen in unserem Tag durchlaufen:
1. Spitze
Unser höchster natürlicher Energiepunkt. Wir können unseren Output maximieren, wenn wir diese Zeit für fokussierte Arbeit an analytischen Aufgaben und Entscheidungsfindung nutzen. Spitzenphasen dauern normalerweise zwischen 3-4 Stunden.
2. Tal
Unser niedrigster natürlicher Energiepunkt. Du fühlst dich träge, hast Schwierigkeiten, dich zu konzentrieren, und wirst leicht abgelenkt. Dein Tal sollte für alltägliche Aufgaben oder eine Pause genutzt werden.
3. Erholung
Wenn wir unseren zweithöchsten natürlichen Energiepunkt erleben. Dies ist eine optimale Zeit zum Brainstormen, Problemlösen und kreative Arbeiten. Die Hemmungen sind während dieser Phase niedrig, was unsere Kreativität mehr als in jeder anderen Phase fließen lässt.
Achtzig Prozent der Bevölkerung sind Morgenlerchentypen (15%) und dritte Vögel (65%), die ähnliche Energieschwankungen im Laufe des Tages erleben. Ihre Spitzenstunden sind morgens, sie erreichen ihr Tal am Nachmittag und erholen sich später am Tag. Der Unterschied zwischen den beiden Gruppen liegt im Timing dieser Schwankungen, da Morgenlerchentypen früher aufwachen und ihre Spitze um 5:00-9:00 Uhr erreichen. Dritte Vögel erreichen normalerweise ihre Spitze zwischen 8:00-11:00 Uhr.
Die anderen zwanzig Prozent der Menschen sind Nachteule, die eine Umkehrung der Energiemuster erleben, die später am Tag zeitlich festgelegt sind. Sie haben normalerweise mäßig hohe Energie am späten Morgen, ein Tief am späten Nachmittag und dann eine Spitze von 16:00-21:00 Uhr oder sogar später.
Wenn wir können, wollen wir unsere intensive Arbeit mit unseren Spitzenstunden abstimmen. In der Realität ist das vielleicht nicht immer praktisch. Eine Eule, die 9-5 arbeitet, eine Lerche, die die frühen Stunden damit verbringt, Kinder für den Tag vorzubereiten, oder ein dritter Vogel, dessen Morgen von Teambesprechungen in Anspruch genommen werden, können ihre Spitzenstunden nicht immer für intensive Arbeit aufwenden.
Wir alle haben unverrückbare Einschränkungen. Aber wo möglich, bekommen wir das Beste aus uns selbst, wenn wir unsere Aufgaben in Einklang mit unseren Energiemustern planen.
Passe Aufgaben deiner Energie an
Nach Daniel Pink, Autor von When, „ist Timing nicht alles, aber es ist viel."
Nach seiner Forschung macht die Tageszeit, zu der du eine Aufgabe erledigst, 20% der Varianz in der Leistung aus. Wenn alles andere gleich ist, wirst du eine Aufgabe während deines Tals 20% schlechter ausführen als während deiner Spitze.
Darüber hinaus kostet es mehr Energie, etwas Schwieriges während eines Tals anzugehen. Es ist wie Treppen hochsprinten, anstatt den Aufzug zu nehmen – du kannst es tun, aber es ist schwieriger und langsamer.
Für Lerchentypen könnte das bedeuten, um 5:00 Uhr aufzustehen und sofort eine Stunde lang intensive Arbeit zu leisten, bevor jemand anderes im Haus aufwacht. Für Eulen vielleicht, einen späteren Arbeitsbeginn auszuhandeln, damit du intensive Arbeit von 16:00-19:00 Uhr planen kannst (mit dem Bonus von weniger überlappenden Besprechungen). Dritte Vögel müssen möglicherweise ihre Zeit schützen, indem sie Morgen-Blocker in ihren Kalender einfügen und aktiv versuchen, Besprechungen am Nachmittag zu planen.
Es ist erstaunlich, was in nur 1-2 Stunden ununterbrochener intensiver Arbeit erreicht werden kann, wenn sie mit deinen Spitzenstunden abgestimmt ist.
Gestalte deine ideale Woche basierend auf deiner Energie
Unsere ideale Woche sollte mehrere unterschiedliche Teile haben, einschließlich intensiver Arbeit, Rituale, kreative Outputs und Erholung. Wenn wir unsere Tage in Segmente in unserem Kalender aufteilen, hilft uns das zu sehen, wo unsere Zeit verbracht werden sollte, und gibt uns auch die Gewissheit, dass der Zeitplan machbar und realistisch ist. Wenn wir diese anderen Komponenten ignorieren und uns nur auf intensive Arbeit konzentrieren, fangen wir an, auszubrennen und die Leistung sinkt.
Beim Aufbau deiner idealen Woche empfehlen wir, vier Arten von Zeitblöcken zu berücksichtigen:
Intensive Arbeit
Ununterbrochene Zeit, die hochwertige und anspruchsvolle Arbeit gewidmet ist. Diese Zeitblöcke sind mindestens eine Stunde lang und können bis zu vier Stunden dauern. Wenn möglich, sollten diese mit deinen Spitzenstunden der Produktivität übereinstimmen.
Rituale
Unsere Rituale setzen den richtigen Ton für unsere Tage und erleichtern Übergänge von einer Aufgabenart zu einer anderen. Ob Sonneneinstrahlung beim Aufwachen, ein Nachmittagsspaziergang, ein Workout oder Lesen – diese Rituale sind wichtige Anker in unserem Tag. Kurze Start- und Abschlussroutinen können uns auch helfen, in die Arbeit ein- und aus ihr auszusteigen.
Kreativ oder kollaborativ
Während deiner Erholungsstunden, reserviere Zeit für Aufgaben, die mehr Kreativität, Entscheidungsfindung oder Zusammenarbeit mit anderen erfordern.
Erholung
In manchen Fällen bedeutet Erholung, nichts zu tun (oder etwas, das Energie gibt) und kann offen gelassen werden. Aber in anderen Fällen können diese Tal-Perioden energiearmen Aufgaben gewidmet werden, um sicherzustellen, dass wir bekommen, was wir brauchen, ohne unsere Energie für die nächste intensive Arbeitssession zu verbrauchen.
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Es ist normalerweise am einfachsten, intensive Arbeit zuerst zu planen. In Morgen kannst du das mit Frames tun. Ein Frame ist ein Zeitblock, der Aufgaben gewidmet ist, die manuell oder mit dem AI Planner zeitlich geplant werden können.
Beschrifte die Session mit Intensive Arbeit oder Spitzenstunden, um dich an die Wichtigkeit dieser Zeit zu erinnern. Du kannst benutzerdefinierte Filter hinzufügen, um die Arten von Aufgaben zu identifizieren, die geplant werden sollten, um zu vermeiden, dass du sie versehentlich für energiearme Aufgaben verschwendest. (Du kannst sogar Tags „Spitze", „Erholung", „Tal" in deinem Task Manager verwenden, um dem AI Planner zu helfen, die richtigen Aufgaben für jeden Frame-Typ zu identifizieren.)
Sobald du intensive Arbeit geplant hast, empfehlen wir, die Rituale, die du am meisten schätzt, mit wiederkehrenden Aufgaben hinzuzufügen. Diese in deinem Kalender zu haben, kann ein wichtiges visuelles Signal sein, um diese Rituale zu priorisieren.
Überlege dann, wie du deine Erholungszeit nutzen möchtest. Für Lerchentypen und dritte Vögel fällt dies am Nachmittag an, während es für Eulen am Morgen fällt. Füge Frames für kreative Aufgaben hinzu oder ordne diese Zeit kollaborativen Arbeitssessions zu.
Füge abschließend Frames während dieser energiearmen Perioden hinzu. Diese sollten nur energiearmen Aufgaben gewidmet sein und Erholung eingebaut haben. (Nickerchen sind vollkommen akzeptabel!) Du wirst mehr Pausen in diesen Frames haben.
Sobald deine ideale Woche in deinem Kalender geframt ist, hast du die Orientierungspunkte, die du brauchst, um deine Tage zu planen.
Ideale Wochen für Lerchentypen, Eulen und dritte Vögel
Deine ideale Woche ist sehr persönlich und basiert auf deinen einzigartigen Rhythmen, Motivationen und Einschränkungen. Sie muss möglicherweise angepasst werden, während du mit Time Blocking auf diese Weise experimentierst. Auch wenn du denkst, dass du einen guten Rhythmus gefunden hast, empfehlen wir, ihn mindestens vierteljährlich zu überprüfen, um sicherzustellen, dass die Frames, die du gesetzt hast, dir immer noch dienen.
Diese Beispiel-Idealwochen sind nur Ausgangspunkte. Die Möglichkeiten, deine ideale Woche zu personalisieren, sind endlos.
Ideale Woche für Morgenlerchentypen
Ideale Woche für einen dritten Vogel
Ideale Woche für eine Nachteule
Möchtest du mehr über die Verwendung von Frames erfahren, um deine ideale gewöhnliche Woche zu erstellen? Hier ist ein großartiges Video von Kalyn Brooke darüber, wie sie ihre Woche gestaltet, um das Beste aus ihrer Energie herauszuholen.
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