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Quando se trata de planeamento semanal, o bloqueio de tempo é uma forma poderosa de estruturar o nosso tempo. Força a priorização intencional, reduz o peso cognitivo de decidir no que trabalhar a seguir, e é um excelente reality check para as nossas listas de tarefas demasiado ambiciosas.
No entanto, se tratarmos todo o tempo disponível para tarefas como igual, fazemos um grande desserviço a nós mesmos (e aos nossos resultados). Isto porque a nossa capacidade não é estável ao longo do dia.
Se já sentiu o cansaço das 3 da tarde, sabe bem do que estou a falar.
As nossas capacidades cognitivas fluem e refluem. Somos mais aguçados, mais criativos, focados e alertas em certos momentos. Durante estas janelas de pico, o nosso potencial está no seu máximo.
Mas para cada pico, há um vale onde a nossa energia diminui.
Quando compreendemos os padrões de energia ocultos no nosso dia, podemos começar a construir o nosso horário ideal. Isto significa aproveitar a nossa energia de pico para sessões de trabalho profundo quando abordamos as nossas tarefas mais difíceis e cognitivamente exigentes. Se, em vez disso, gastamos esses picos em atividades de baixa energia como enviar e-mails, submeter despesas e fazer recados, essa energia é desperdiçada.
Experimente o nosso Deep Work Timer a partir do navegador. Defina a duração da sua sessão e inicie o temporizador.
Mesmo que não tenha o luxo de definir o seu próprio horário e trabalhe um tradicional 9-5, existem formas de sincronizar as suas tarefas para obter mais das horas que trabalha. Eis como recomendamos desenhar a sua semana ideal para otimizar o seu horário diário, fazer mais e alcançar um maior equilíbrio.
É uma Cotovia, Coruja ou Terceiro Pássaro?
Um excelente ponto de partida para compreender os seus tempos ideais para trabalho profundo, resultados criativos e recuperação é identificar o seu cronótipo. Os cronótipos são as nossas disposições biológicas que determinam as flutuações nos níveis de energia e alerta. Em resumo, baseiam-se nos nossos ritmos circadianos.
Existem muitos fatores que afetam quando dormimos. As nossas famílias, empregos, hobbies e muito mais impactam os nossos padrões de sono.
Mas por um momento, suspenda a descrença e imagine um fim de semana fora sem responsabilidades, compromissos de tempo ou alarmes. Quando gostaria idealmente de ir para a cama e acordar?
Agora encontre o ponto médio. Isto dá-nos um esboço aproximado do seu cronótipo e se é um:
1. Cotovia Matinal, uma pessoa matinal com um ponto médio até às 3:30 da manhã
2. Coruja Noturna, uma pessoa noturna com um ponto médio após as 5:30 da manhã
3. Terceiro Pássaro, algures no meio com um ponto médio entre as 3:30-5:30 da manhã
O que é que o sono tem a ver com trabalho profundo?
Estes ritmos circadianos dizem-nos mais sobre nós mesmos do que apenas quando devemos dormir. Também influenciam o nosso tempo biológico privilegiado enquanto passamos por três fases de energia distintas no nosso dia:
1. Pico
O nosso ponto de energia natural mais elevado. Podemos maximizar o nosso resultado quando usamos este tempo para trabalho focado em tarefas analíticas e tomada de decisões. Os picos geralmente duram entre 3-4 horas.
2. Vale
O nosso ponto de energia natural mais baixo. Sente-se lento, tem dificuldade em concentrar-se e é facilmente distraído. O seu vale deve ser usado para tarefas mundanas ou para fazer uma pausa.
3. Recuperação
Quando experimentamos o nosso segundo ponto de energia natural mais elevado. Este é um tempo ideal para brainstorming, resolução de problemas e atividades criativas. As inibições são baixas durante esta fase, ajudando a nossa criatividade a fluir mais do que em qualquer outra fase.
Oitenta por cento da população são Corujas Matinais (15%) e Terceiros Pássaros (65%) que experimentam flutuações de energia semelhantes durante o dia. As suas horas de pico são de manhã, atingem o seu vale à tarde e recuperam mais tarde no dia. A diferença entre os dois grupos é o tempo destas flutuações, uma vez que as Corujas Matinais acordam mais cedo e atingem o seu pico por volta das 5:00-9:00 da manhã. Os Terceiros Pássaros geralmente atingem o pico entre as 8:00-11:00 da manhã.
Os outros vinte por cento das pessoas são Corujas Noturnas, que experimentam uma inversão nos padrões de energia, sincronizados mais tarde no dia. Tendem a ter energia moderadamente elevada no final da manhã, uma queda no final da tarde, depois atingem o pico das 4:00-9:00 da noite ou até mais tarde.
Quando podemos, queremos corresponder o nosso trabalho profundo com as nossas horas de pico. Na realidade, pode nem sempre ser prático. Uma Coruja que trabalha 9-5, uma Cotovia que passa as primeiras horas a preparar as crianças para o dia, ou um Terceiro Pássaro cujas manhãs são consumidas por reuniões de equipa, nem sempre podem dedicar as suas horas de potência ao trabalho profundo.
Todos temos constrangimentos imóveis. Mas sempre que possível, obteremos o máximo de nós mesmos se agendar as nossas tarefas de acordo com os nossos padrões de energia.
Corresponda tarefas à sua energia
De acordo com Daniel Pink, autor de When, "o tempo não é tudo, mas é uma coisa grande."
De acordo com a sua pesquisa, a hora do dia que escolhe para fazer uma tarefa representa 20% da variância no desempenho. Tudo o resto sendo igual, terá um desempenho 20% pior numa tarefa durante o seu vale do que durante o seu pico.
Além disso, abordar algo difícil durante um vale consome mais energia. É como correr acima de escadas em vez de pegar no elevador - pode fazê-lo, mas é mais difícil e mais lento.
Para Corujas Matinais, isto pode significar acordar às 5:00 da manhã e mergulhar imediatamente em trabalho profundo durante uma hora antes de qualquer outra pessoa em casa acordar. Para Corujas, talvez seja negociar um início mais tardio do dia para que possa agendar trabalho profundo das 4:00-7:00 da noite (com o bónus de menos reuniões sobrepostas). Os Terceiros Pássaros podem precisar de se tornar protetores do seu tempo, adicionando bloqueadores matinais ao seu calendário e tentando ativamente agendar reuniões durante a tarde.
É incrível o que pode ser realizado em apenas 1-2 horas de trabalho profundo ininterrupto quando alinhado com as suas horas de pico.
Desenhe a sua semana ideal baseada na sua energia
A nossa semana ideal deve ter várias partes distintas, incluindo trabalho profundo, rituais, resultados criativos e recuperação. Quando dividimos os nossos dias em segmentos no nosso calendário, ajuda-nos a ver onde o nosso tempo deve ser gasto e também fornece segurança de que o horário é gerível e realista. Quando ignoramos estes outros componentes e apenas nos focamos em trabalho profundo, começamos a queimar-nos e o desempenho diminui.
Ao construir a sua semana ideal, recomendamos considerar quatro tipos de blocos de tempo:
Trabalho profundo
Tempo ininterrupto dedicado a trabalho de alto valor e desafiador. No mínimo, estes blocos de tempo têm uma hora e podem durar até quatro. Quando possível, estes devem sobrepor-se com as suas horas de produtividade de pico.
Rituais
Os nossos rituais estabelecem o tom certo para os nossos dias e facilitam as transições de um tipo de tarefa para outro. Seja exposição solar quando acorda, uma caminhada à tarde, um treino ou leitura, estes rituais são âncoras importantes no nosso dia. Rotinas curtas de arranque e encerramento também podem ajudar-nos a fazer a transição dentro e fora do trabalho.
Criativo ou colaborativo
Durante as suas horas de recuperação, reserve tempo para tarefas que requerem mais criatividade, tomada de decisões ou colaboração com outros.
Recuperação
Em alguns casos, a recuperação significará não fazer nada (ou fazer algo que dá energia) e pode ser deixada aberta. Mas noutros casos, estes períodos de vale podem ser dedicados a tarefas de baixa energia, garantindo que conseguimos o que precisamos fazer, sem drenar a nossa energia para a próxima sessão de trabalho profundo.
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Geralmente é mais fácil agendar trabalho profundo primeiro. No Morgen, pode fazer isto usando Frames. Um Frame é um bloco de tempo dedicado a tarefas que pode ser bloqueado manualmente ou com o AI Planner.
Rotule a sessão Trabalho Profundo ou Horas de Potência para se lembrar da importância deste tempo. Pode adicionar filtros personalizados para identificar os tipos de tarefas que devem ser agendadas para evitar desperdiçá-lo inadvertidamente em tarefas de baixa energia. (Pode até usar tags "Pico", "Recuperação", "Vale" no seu gestor de tarefas para ajudar o AI Planner a identificar as tarefas certas para cada tipo de Frame.)
Depois de agendar trabalho profundo, recomendamos adicionar os rituais que mais valoriza usando tarefas recorrentes. Ter estes no seu calendário pode ser um sinal visual importante para priorizar estes rituais.
A seguir, considere como quer usar o seu tempo de recuperação. Para Corujas Matinais e Terceiros Pássaros, isto cai à tarde, enquanto para Corujas, estes caem de manhã. Adicione Frames para tarefas criativas ou aloque este tempo para sessões de trabalho colaborativo.
Finalmente, adicione Frames durante esses períodos de baixa energia. Estes devem ser dedicados apenas a tarefas de baixa energia e ter recuperação integrada. (Sestas são perfeitamente aceitáveis!) Vai querer mais pausas nestes Frames.
Depois que a sua semana ideal é Framed no seu calendário, tem os guias necessários para planear os seus dias.
Semanas ideais para Corujas Matinais, Corujas Noturnas e Terceiros Pássaros
A sua semana ideal é altamente pessoal e desenhada com base nos seus ritmos únicos, motivações e constrangimentos. Pode precisar de ajustes enquanto experimenta o bloqueio de tempo desta forma. Mesmo depois de sentir que encontrou um bom ritmo, sugerimos revisitá-lo pelo menos trimestralmente para garantir que os Frames que definiu ainda o servem.
Estas semanas ideais de exemplo são apenas pontos de partida. As possibilidades para personalizar a sua semana ideal são infinitas.
Semana ideal para Corujas Matinais
Semana ideal para um Terceiro Pássaro
Semana ideal para uma Coruja Noturna
Quer saber mais sobre como usar Frames para criar a sua semana ordinária ideal? Aqui está um ótimo vídeo de Kalyn Brooke sobre como ela desenha a sua semana para aproveitar ao máximo a sua energia.
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