So erstellst du mit dem KI-Planer bessere Tagespläne

Obwohl Time Blocking ein kraftvoller Ansatz für die tägliche Planung sein kann, ist die größte Hürde, daran festzuhalten, die Machbarkeit und Nachhaltigkeit dieser täglichen Pläne.

Die meisten von uns sind am ehrgeizigsten, wenn wir planen: Wir überschätzen unsere Kapazität und unterschätzen, wie lange eine Aufgabe dauert. Dadurch fallen diese bis zur Minute gefüllten täglichen Pläne viel zu oft schnell auseinander, während wir im Laufe des Tages immer weiter in Rückstand geraten.

Unsere Ambitionen zu zügeln und stattdessen realistische tägliche Pläne zu erstellen, ist schwierig. Hier kann dir Morgens AI Planner helfen.

Hier sind unsere Tipps zum Erstellen realistischer täglicher Pläne mit dem Morgen AI Planner. (Falls du den AI Planner noch nicht ausprobiert hast, hier ist unser Anfängerleitfaden.)

1. Zeitschätzungen aufrunden

‍Da die meisten von uns die Zeit für eine Aufgabe unterschätzen, empfehlen wir, den AI Planner die Zeitschätzungen für jede Aufgabe um 20% erhöhen zu lassen.

Auf diese Weise hast du eher die Zeit, die du brauchst, um eine Aufgabe zu erledigen, und gerätst in deinem täglichen Plan nicht in Rückstand. In manchen Fällen brauchst du diese zusätzlichen 20% vielleicht gar nicht. Dann kannst du einen Spaziergang machen, einen Kaffee trinken oder schon mal mit der nächsten Aufgabe anfangen.

Um den AI Planner dazu zu bringen, deine Schätzungen um 20% zu erhöhen, wenn du Aufgaben planst, passe deine AI Planner-Einstellungen an. Während du im AI Planner-Modus bist, wähle Einstellungen öffnen… aus dem Menü > aktiviere Zeitschätzungen um 20% erhöhen, wenn eine Aufgabe geplant wird.

2. Mach die Pause

Viel zu oft unterschätzen wir die Bedeutung von Pausen, besonders wenn wir große To-Do-Listen abarbeiten. Wenn wir Pausen auslassen, erkennen wir nicht, wie wichtig Pausen über den Tag verteilt sind, um energiegeladen und konzentriert zu bleiben. Besonders Pausen, in denen wir vom Computer wegkommen.

In deinen AI Planner-Einstellungen empfehlen wir, Balance-Modus als Standard zu verwenden, zumindest wenn du den AI Planner zum ersten Mal nutzt. In diesem Modus werden 10-minütige Pausen nach 1 Stunde Arbeit eingeplant, die der AI Planner vorschlägt.

Du kannst die Anzahl der Pausen dann jederzeit anpassen, während du im AI Planner-Modus bist, indem du den Pausen und Puffer-Schieberegler im Menü auf der linken Seite verwendest, um die Häufigkeit der Pausen zu erhöhen oder zu verringern.

3. Teile lange Aufgaben auf

‍Wenn du Aufgaben hast, die lange dauern (z. B. über 90-120 Minuten), empfehlen wir, den AI Planner mehrere Arbeitssitzungen über mehrere Frames verteilen zu lassen. Die Aufmerksamkeit über 3 oder 4 Stunden auf eine Aufgabe zu richten, ist schwierig, besonders wenn die Aufgabe kognitiv anspruchsvoll ist. Durch das Aufteilen der Aufgabe kannst du jede Arbeitssitzung mit neuer Energie und Konzentration angehen.

Durch das Aufteilen der Aufgabe machst du es dir auch leichter, eine große Aufgabe über mehrere Tage zu verteilen, anstatt zu versuchen, einen langen ununterbrochenen Zeitblock zu schützen, was schwierig und unvorhersehbar sein kann.

In den AI Planner-Einstellungen kannst du die minimale Zeitschätzung festlegen, die aufgeteilt wird, und die minimale Länge jeder Arbeitssitzung.

4. Wende Filter auf deine Frames an, die widerspiegeln, wie du arbeitest

Manche von uns sind Nachtschwärmer, die lange nach 17 Uhr hochkonzentriert arbeiten. Andere sind am besten gleich morgens. Vielleicht magst du es, den Tag mit einem schnellen Erfolg zu beginnen, um Schwung zu bekommen, oder du bevorzugst es, den Frosch zu essen und die schwierigste Aufgabe gleich zu erledigen.

Egal wie: Du weißt, wie du am besten arbeitest. Wir empfehlen, Filter zu deinen Frames hinzuzufügen, die dein Energieniveau und deine Konzentration widerspiegeln. Berücksichtige auch bei der Festlegung dieser Frames die Tageszeiten, zu denen du am wenigsten und am meisten unterbrochen wirst oder in denen spontan Meetings auftauchen.

Hier sind einige Ideen für Filter, die du in Betracht ziehen könntest:

• Schnelle Erfolge für Aufgaben unter 30 Minuten
• Deep Work für große oder energieintensive Aufgaben
• Projektbasierte Aufgaben, um ähnliche Arbeiten in einzelne Sitzungen zu gruppieren und den Kontextwechsel zu reduzieren

Deine Filter teilen dem AI Planner mit, welche Aufgaben am besten zu deinen optimalen Zeiten eingeplant werden. Die Filter, die du erstellst, hängen von den Metadaten ab, die in deinen Aufgaben und Aufgabenlisten enthalten sind, wie z. B. Energieniveaus, Zeitschätzungen, Projekt-Tags oder thematisch gruppierte Listen.

5. Plane 1-2 Tage auf einmal

‍Besonders wenn du neu beim Time Blocking bist, empfehlen wir, jeweils nur 1-2 Tage zu planen. Obwohl der AI Planner Pläne für bis zu 8 Tage empfehlen kann, sind kürzere Pläne flexibler.

Wenn du eine ganze Woche planst und am 1. oder 2. Tag in Rückstand gerätst, kann sich der Rest des Plans unerreichbar und überwältigend anfühlen. Anstatt zu versuchen, dich wieder auf Kurs zu bringen oder einfach die restliche Woche neu zu generieren, empfehlen wir, mit einem Tag zu beginnen. Sobald du ein Gefühl für deine Pläne bekommst, kannst du anfangen, mehr Tage auf einmal hinzuzufügen.

Möchtest du mehr Tipps zur Verwendung von Morgens AI Planner? Schau dir unser neuestes Video an.