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Embora o bloqueio de tempo possa ser uma abordagem poderosa para o planeamento diário, o maior obstáculo para manter-se nela é a viabilidade e sustentabilidade desses planos diários.
A maioria de nós é a versão mais ambiciosa de si mesma quando planeia: sobrestimamos a nossa capacidade e subestimamos quanto tempo uma tarefa levará. Como resultado, muitas vezes esses planos diários repletos de tarefas caem rapidamente por terra à medida que ficamos mais atrasados ao longo do dia.
Moderar as nossas ambições e construir planos diários realistas é difícil. É aqui que o AI Planner da Morgen pode ajudar.
Aqui estão as nossas dicas para gerar planos diários realistas usando o AI Planner da Morgen. (Se ainda não experimentou o AI Planner, aqui está o nosso guia de iniciação.)
1. Arredonda as estimativas de tempo
Sabendo que a maioria de nós subestima o tempo que uma tarefa levará, recomendamos que o AI Planner aumente as estimativas de tempo para cada tarefa em 20%.
Ao fazê-lo, é mais provável que tenhas o tempo necessário para completar uma tarefa e não ficares atrasado no teu plano diário. Em alguns casos, pode ser que não precises desses 20% extra. Celebra com um passeio ao ar livre ou um café, ou começa mais cedo a próxima tarefa.
Para que o AI Planner aumente as tuas estimativas em 20% ao agendar tarefas, ajusta as tuas preferências do AI Planner. Enquanto estás no modo AI Planner, seleciona Abrir Preferências… no menu > ativa Aumentar estimativas de tempo em 20% ao agendar uma tarefa.
2. Faz a pausa
Muitas vezes minimizamos a importância de fazer pausas, especialmente quando enfrentamos listas de tarefas grandes. Quando pulamos as pausas, falhamos em reconhecer a importância das pausas ao longo do nosso dia para nos manter energizados e focados. Particularmente pausas quando nos afastamos do computador.
Nas tuas preferências do AI Planner, recomendamos usar o Modo Equilíbrio como padrão, pelo menos quando usas o AI Planner pela primeira vez. Neste modo, pausas de 10 minutos são agendadas após 1 hora de trabalho planeado pelo AI Planner.
Podes então sempre ajustar o número de pausas numa sessão enquanto estás no modo AI Planner usando o controlo deslizante Pausas e Buffers no menu à esquerda para aumentar ou diminuir a frequência de pausas.
3. Divide tarefas longas
Se tens tarefas que levarão muito tempo a completar (ex. mais de 90-120 minutos), recomendamos permitir que o AI Planner as divida em múltiplas sessões de trabalho em múltiplos Frames. Manter a atenção numa única tarefa durante 3 ou 4 horas é difícil, especialmente se a tarefa é cognitivamente exigente. Ao dividir a tarefa, podes abordar cada sessão de trabalho com energia e foco renovados.
Ao dividir a tarefa, também tornas mais fácil enfrentar uma tarefa grande em múltiplos dias em vez de tentares proteger um longo bloco de tempo ininterrupto, o que pode ser difícil e imprevisível.
Nas preferências do AI Planner, podes escolher a estimativa de tempo mínima que é dividida e o comprimento mínimo de cada sessão de trabalho.
4. Aplica filtros aos teus Frames que refletem como trabalhas
Alguns de nós somos notívagos que estão hiperfocos muito depois das 9-17 horas. Outros estão no seu melhor logo de manhã. Talvez gostes de começar o dia com uma vitória rápida para ganhares impulso ou prefiras enfrentar o mais difícil primeiro.
Independentemente disso, sabes como trabalhas melhor. Recomendamos adicionar filtros aos teus Frames que reflitam os teus níveis de energia e foco. Além disso, ao definires esses Frames, considera as horas do dia em que é menos e mais provável que sejas interrompido ou que surjam reuniões de última hora.
Algumas ideias para filtros que podes querer considerar:
- Vitórias rápidas para tarefas com menos de 30 minutos
- Trabalho profundo para tarefas grandes ou de alta energia
- Tarefas baseadas em projetos para agrupar trabalho semelhante em sessões únicas, reduzindo a necessidade de mudança de contexto
Os teus filtros informam o AI Planner sobre quais tarefas são melhor agendadas nos teus tempos ideais. Os filtros que crias dependem dos metadados incluídos nas tuas tarefas e listas de tarefas, como níveis de energia, estimativas de tempo, etiquetas de projeto ou listas agrupadas tematicamente.
5. Agenda 1-2 dias de cada vez
Especialmente se és novo no bloqueio de tempo, recomendamos agendar apenas 1-2 dias de cada vez. Embora o AI Planner possa recomendar planos para até 8 dias de cada vez, planos mais curtos são mais flexíveis.
Se planificares uma semana inteira e ficares atrasado no dia 1 ou 2, o resto do plano pode parecer inatingível e avassalador. Em vez de tentares recuperar o atraso ou simplesmente regenerares o resto da semana, recomendamos começar com um dia. Assim que tiveres uma noção dos teus planos, podes começar a adicionar mais dias de cada vez.
Queres mais dicas sobre como usar o AI Planner da Morgen? Vê o nosso vídeo mais recente.
