Come creare piani giornalieri più realizzabili con l'AI Planner

Sebbene il time blocking possa essere un approccio potente alla pianificazione quotidiana, il più grande ostacolo al suo mantenimento è la fattibilità e la sostenibilità di quei piani quotidiani.

La maggior parte di noi è più ambiziosa quando pianifica: sopravvalutiamo la nostra capacità e sottostimiamo quanto tempo richiede un'attività. Di conseguenza, troppo spesso quei piani quotidiani pieni di impegni crollano rapidamente mentre cadiamo sempre più indietro durante la giornata.

Temperare le nostre ambizioni e costruire invece piani quotidiani realistici è difficile. È qui che il Morgen AI Planner può aiutarti.

Ecco i nostri consigli per generare piani quotidiani realistici usando Morgen AI Planner. (Se non hai ancora provato AI Planner, ecco la nostra guida introduttiva.)

1. Arrotonda le stime di tempo

‍Sapendo che la maggior parte di noi sottostima il tempo necessario per completare un'attività, ti consigliamo di far aumentare al AI Planner le stime di tempo per ogni attività del 20%.

In questo modo, avrai più probabilità di avere il tempo necessario per completare un'attività e non cadere indietro nel tuo piano quotidiano. In alcuni casi, potresti non aver bisogno di quel 20% extra. Vai a festeggiare con una passeggiata all'aperto o un caffè, oppure inizia in anticipo l'attività successiva.

Per far aumentare al AI Planner le tue stime del 20% quando pianifichi attività, regola le preferenze di AI Planner. Mentre sei in modalità AI Planner, seleziona Apri Preferenze… dal menu > attiva Aumenta le stime di tempo del 20% quando pianifichi un'attività.

2. Fai una pausa

Troppo spesso minimizziamo l'importanza di fare pause, soprattutto quando affrontiamo lunghe liste di cose da fare. Quando saltiamo le pause, non riusciamo a riconoscere l'importanza delle pause durante la giornata per mantenerci energici e concentrati. In particolare le pause quando ci allontaniamo dal computer.

Nelle preferenze di AI Planner, ti consigliamo di usare Modalità Equilibrio come impostazione predefinita, almeno quando usi AI Planner per la prima volta. In questa modalità, pause di 10 minuti sono programmate dopo 1 ora di lavoro pianificato da AI Planner.

Puoi quindi sempre regolare il numero di pause in una sessione mentre sei in modalità AI Planner usando il cursore Pause e Buffer nel menu a sinistra per aumentare o diminuire la frequenza delle pause.

3. Dividi i compiti lunghi

‍Se hai attività che richiederanno molto tempo per essere completate (ad es. oltre 90-120 minuti), ti consigliamo di permettere al AI Planner di dividerle in più sessioni di lavoro su più Frame. Mantenere l'attenzione su un'attività per 3 o 4 ore è difficile, soprattutto se l'attività è cognitivamente impegnativa. Dividendo l'attività, puoi affrontare ogni sessione di lavoro con energia e concentrazione rinnovate.

Dividendo l'attività, rendi anche più facile affrontare un grande compito su più giorni piuttosto che cercare di proteggere un lungo blocco di tempo ininterrotto, che può essere difficile e imprevedibile.

Nelle preferenze di AI Planner, puoi scegliere la stima di tempo minima che viene divisa e la durata minima di ogni sessione di lavoro.

4. Applica filtri ai tuoi Frame che riflettono come lavori

Alcuni di noi sono nottambuli che sono iper-concentrati ben oltre le 9-17. Altri sono al loro meglio al mattino presto. Forse ti piace iniziare la giornata con una vittoria veloce per acquisire slancio oppure preferisci affrontare il compito più difficile per primo.

Indipendentemente da ciò, sai come lavori meglio. Ti consigliamo di aggiungere filtri ai tuoi Frame che riflettono i tuoi livelli di energia e concentrazione. Inoltre, quando imposti quei Frame, considera gli orari del giorno in cui è meno e più probabile che tu sia interrotto o che compaiano riunioni dell'ultimo minuto.

Ecco alcune idee per i filtri che potresti voler considerare:

• Vittorie veloci per attività sotto i 30 minuti
• Lavoro profondo per attività grandi o ad alta energia
• Attività basate su progetti per raggruppare lavori simili in sessioni singole, riducendo la necessità di cambiare contesto

I tuoi filtri informano il AI Planner su quali attività è meglio pianificare nei tuoi orari ottimali. I filtri che crei dipendono dai metadati inclusi nelle tue attività e negli elenchi di attività, come livelli di energia, stime di tempo, tag di progetto o elenchi raggruppati tematicamente.  

5. Pianifica 1-2 giorni alla volta

‍Soprattutto se sei nuovo al time blocking, ti consigliamo di pianificare solo 1-2 giorni alla volta. Sebbene il AI Planner possa consigliare piani fino a 8 giorni alla volta, i piani più brevi sono più flessibili.

Se pianifichi un'intera settimana e cadi indietro il giorno 1 o 2, il resto del piano potrebbe sembrare irraggiungibile e opprimente. Piuttosto che cercare di tornare in pista o semplicemente rigenerare il resto della settimana, ti consigliamo di iniziare con un giorno. Una volta che hai familiarità con i tuoi piani, puoi iniziare ad aggiungere più giorni alla volta.

Vuoi altri consigli su come usare Morgen AI Planner? Guarda il nostro ultimo video.