Comment créer des plans quotidiens plus réalisables avec le Planificateur IA

Bien que le time blocking soit une approche puissante pour la planification quotidienne, le plus grand obstacle à son maintien est la réalisabilité et la durabilité de vos plans quotidiens.

La plupart d'entre nous sommes nos versions les plus ambitieuses quand nous planifions : nous surestimez notre capacité et sous-estimez le temps qu'une tâche prendra. En conséquence, ces plans quotidiens minutés tombent souvent à l'eau alors que vous accumulez du retard au fil de la journée.

Tempérer nos ambitions et construire plutôt des plans quotidiens réalistes est difficile. C'est là que le Planificateur IA de Morgen peut vous aider.

Voici nos conseils pour générer des plans quotidiens réalistes avec le Planificateur IA de Morgen. (Si vous n'avez pas encore essayé le Planificateur IA, voici notre guide de démarrage.)

1. Arrondissez vos estimations de temps

‍Sachant que la plupart d'entre nous sous-estimons le temps qu'une tâche prendra, nous vous recommandons de demander au Planificateur IA d'augmenter les estimations de temps de chaque tâche de 20 %.

Ce faisant, vous aurez plus de chances d'avoir le temps nécessaire pour accomplir une tâche et de ne pas prendre du retard dans votre plan quotidien. Dans certains cas, vous n'aurez peut-être pas besoin de ces 20 % supplémentaires. Allez célébrer avec une promenade dehors ou un café, ou prenez de l'avance sur la tâche suivante.

Pour que le Planificateur IA augmente vos estimations de 20 % lors de la planification des tâches, ajustez vos préférences du Planificateur IA. En mode Planificateur IA, sélectionnez Ouvrir les préférences… dans le menu > activez Augmenter les estimations de temps de 20 % lors de la planification d'une tâche.

2. Prenez la pause

Trop souvent, nous minimisons l'importance de prendre des pauses, surtout quand nous nous attaquons à de longues listes de tâches. Quand nous sautons les pauses, nous ne reconnaissons pas l'importance des pauses tout au long de la journée pour nous garder énergisés et concentrés. Particulièrement les pauses où nous nous éloignons de l'ordinateur.

Dans vos préférences du Planificateur IA, nous vous recommandons d'utiliser le Mode équilibre par défaut, au moins lors de votre première utilisation du Planificateur IA. Dans ce mode, des pauses de 10 minutes sont programmées après 1 heure de travail planifiée par le Planificateur IA.

Vous pouvez ensuite toujours ajuster le nombre de pauses dans une session en mode Planificateur IA en utilisant le curseur Pauses et tampons dans le menu de gauche pour augmenter ou diminuer la fréquence des pauses.

3. Divisez les tâches longues

‍Si vous avez des tâches qui prendront longtemps à accomplir (par exemple, plus de 90-120 minutes), nous vous recommandons de permettre au Planificateur IA de les diviser en plusieurs sessions de travail sur plusieurs Frames. Maintenir l'attention sur une seule tâche pendant 3 ou 4 heures est difficile, surtout si la tâche est cognitivement exigeante. En divisant la tâche, vous pouvez aborder chaque session de travail avec une énergie et une concentration renouvelées.

En divisant la tâche, vous facilitez également l'accomplissement d'une grande tâche sur plusieurs jours plutôt que d'essayer de protéger un long bloc de temps ininterrompu, ce qui peut être difficile et imprévisible.

Dans les préférences du Planificateur IA, vous pouvez choisir l'estimation de temps minimale qui est divisée et la durée minimale de chaque session de travail.

4. Appliquez des filtres à vos Frames qui reflètent votre façon de travailler

Certains d'entre nous sont des oiseaux de nuit qui sont hyper-concentrés bien après les heures 9-17. D'autres sont à leur meilleur dès le matin. Peut-être aimez-vous commencer la journée avec une victoire rapide pour prendre de l'élan, ou vous préférez affronter la difficulté et vous débarrasser de la tâche la plus difficile.

Quoi qu'il en soit, vous savez comment vous travaillez mieux. Nous vous recommandons d'ajouter des filtres à vos Frames qui reflètent vos niveaux d'énergie et de concentration. De plus, lors de la configuration de ces Frames, tenez compte des moments de la journée où vous êtes le moins et le plus susceptible d'être interrompu ou d'avoir des réunions de dernière minute.

Voici quelques idées de filtres que vous pourriez envisager :

• Victoires rapides pour les tâches de moins de 30 minutes
• Travail en profondeur pour les tâches volumineuses ou à haute énergie
• Tâches basées sur des projets pour regrouper le travail similaire en sessions uniques, réduisant le besoin de changement de contexte

Vos filtres informent le Planificateur IA sur les tâches qui sont mieux programmées à vos moments optimaux. Les filtres que vous créez dépendent des métadonnées incluses dans vos tâches et listes de tâches, telles que les niveaux d'énergie, les estimations de temps, les balises de projet ou les listes regroupées thématiquement.  

5. Planifiez 1-2 jours à la fois

‍Surtout si vous êtes nouveau au time blocking, nous vous recommandons de planifier seulement 1-2 jours à la fois. Bien que le Planificateur IA puisse recommander des plans pour jusqu'à 8 jours à la fois, les plans plus courts sont plus flexibles.

Si vous planifiez une semaine complète et que vous prenez du retard le jour 1 ou 2, le reste du plan peut sembler inatteignable et accablant. Plutôt que d'essayer de vous rattraper ou simplement de régénérer le reste de la semaine, nous vous recommandons de commencer par un jour. Une fois que vous vous habituerez à vos plans, vous pourrez commencer à ajouter plus de jours à la fois.

Vous voulez plus de conseils sur l'utilisation du Planificateur IA de Morgen ? Regardez notre dernière vidéo.