Come configurare e usare Team Meeting Optimizer

Team Meeting Optimizer ti aiuta a ottimizzare la pianificazione delle riunioni nel tuo team. Attualmente, questo flusso di lavoro supporta solo i calendari Google, Outlook, iCloud e Fastmail.

Team Meeting Optimizer è progettato per aiutare i team a ottimizzare i loro programmi in modo da massimizzare il tempo ininterrotto per il lavoro profondo. Quando usi l'optimizer con il tuo team, gli eventi flessibili verranno riprogrammati in modo da ridurre al minimo la frammentazione dei calendari di tutti i partecipanti.

Come funziona Team Meeting Optimizer

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Le riunioni, sebbene necessarie e importanti, sono spesso flessibili in termini di orario esatto. Ecco perché l'optimizer riprogrammerà solo le riunioni che l'organizzatore identifica come flessibili (#flex). Anche in questo caso, le riunioni #flex verranno riprogrammate solo se ciò comporterà guadagni nel tempo di concentrazione per i partecipanti.

Il flusso di lavoro viene eseguito quotidianamente alle 18:00 e ottimizza gli eventi flessibili nella settimana lavorativa attuale e successiva. (Gli eventi del giorno attuale e del giorno successivo non verranno riprogrammati, garantendo a tutti un preavviso adeguato.)

Puoi anche stare tranquillo che gli eventi verranno riprogrammati solo durante l'orario di lavoro, come impostato nelle preferenze del tuo team.

Come configurare Team Meeting Optimizer per il tuo team

Fai clic sull'icona del flusso di lavoro 🔀 nella barra sinistra dell'app Morgen per visitare la Workflow Gallery, quindi fai clic su +Create nel Focus Workflow.

Dovrai quindi assegnare un nome al flusso di lavoro e scegliere se rendere flessibili tutti gli eventi una tantum. (Se non selezioni questa opzione, solo gli eventi con #flex nel nome o nelle note dell'evento saranno considerati flessibili.)

Potrai quindi invitare i membri del tuo team a partecipare al flusso di lavoro, che riceveranno un invito chiedendo loro di partecipare al flusso.

Come partecipare al flusso di lavoro del tuo team

Se hai ricevuto un'email che ti invita a partecipare al flusso di lavoro Team Meeting Optimizer, fai semplicemente clic su Join accanto al flusso di lavoro nella scheda Your Workflow di Morgen Assist.

Vedrai chi altro del tuo team fa parte del flusso di lavoro. Ora che ti sei unito al team, il tuo programma sarà considerato quando le riunioni vengono riprogrammate.

Come utilizzare Team Meeting Optimizer

Una volta che il tuo team si è unito, puoi iniziare ad aggiungere #flex nel nome o nelle note degli eventi che crei.

Alle 18:00 ogni giorno, il flusso di lavoro verrà eseguito, tuttavia puoi sempre attivarlo manualmente in qualsiasi momento. Per farlo, da My Workflows, fai clic sul pulsante Run corrispondente al flusso di lavoro Team Meeting Optimizer. Se degli eventi vengono riprogrammati, tutti i partecipanti riceveranno una notifica via email e l'evento apparirà ora al nuovo orario nei calendari di tutti.

Consiglio: L'impatto del flusso di lavoro dipende interamente da quanti eventi sono contrassegnati come #flex. Questo è un cambiamento di comportamento che può richiedere tempo per essere adottato. Controllare il dashboard come team settimanalmente può essere un utile promemoria.

Come vedere l'impatto

Puoi monitorare e verificare l'impatto dell'utilizzo del flusso di lavoro nel tuo team dashboard nella homepage di Morgen Assist. Lì vedrai quanto tempo ininterrotto è stato guadagnato nel tuo team, nonché per determinati individui.

Come testarlo

Una volta configurato il flusso di lavoro, puoi facilmente testarlo per verificare che funzioni come previsto.

Per farlo:

• ‍Nel tuo calendario, apri un nuovo evento la prossima settimana. Questo sarà il tuo evento di test. Consiglio: l'evento non dovrebbe essere back-to-back con nessun altro evento, e idealmente dovrebbe essere posizionato nel mezzo di un ampio blocco di tempo vuoto. ‍
• Rendilo flessibile. Includi #flex nel titolo o nella descrizione dell'evento. (es. Code review #flex) ‍
• Salvalo. ‍
• Attiva l'Optimizer. Team Meeting Optimizer viene eseguito quotidianamente alle 18:00, ma puoi attivarlo manualmente in qualsiasi momento. Torna a My Workflows su Morgen Assist e fai clic sul pulsante Run per Focus Optimizer. ‍
• Controlla il tuo calendario. Torna al tuo calendario. Vedrai che l'evento #flex si è spostato in modo da massimizzare il tempo ininterrotto.

Puoi anche testarlo con il tuo team

‍Una volta che il tuo team si è unito al flusso di lavoro, ti consigliamo di testarlo come gruppo in modo che tutti sappiano cosa aspettarsi. Invita i membri del tuo team a 2-3 #flex Test Events per vedere come gli eventi vengono riprogrammati per ridurre al minimo il tempo frammentato nei calendari di tutti. (Ti consigliamo di creare più di un evento di test poiché i guadagni nel tempo di concentrazione ininterrotto varieranno da persona a persona, a seconda dei programmi, dei vincoli e del numero di partecipanti.)