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L'Ottimizzatore di Riunioni di Team ti aiuta a ottimizzare la pianificazione delle riunioni all'interno del tuo team. Attualmente, questo flusso di lavoro supporta solo i Calendari Google, Outlook, iCloud e Fastmail.
L'Ottimizzatore di Riunioni di Team è progettato per aiutare i team a ottimizzare i loro calendari in modo da massimizzare il tempo ininterrotto per il lavoro profondo. Quando usi l'ottimizzatore con il tuo team, gli eventi flessibili verranno riprogrammati in modo da minimizzare la frammentazione dei calendari di tutti i partecipanti.
Come funziona l'Ottimizzatore di Riunioni di Team
Le riunioni, sebbene necessarie e importanti, sono spesso flessibili in termini di tempistica esatta. Per questo motivo, l'ottimizzatore riprogrammerà solo quelle riunioni che l'organizzatore identifica come flessibili (#flex). Anche in questo caso, le riunioni #flex verranno riprogrammate solo se ciò comporterà guadagni nel tempo di concentrazione per i partecipanti.
Il flusso di lavoro viene eseguito quotidianamente alle 18:00 e ottimizza gli eventi flessibili nella settimana lavorativa attuale e successiva. (Gli eventi del giorno attuale e del giorno successivo non verranno riprogrammati, garantendo a tutti un preavviso adeguato.)
Puoi anche stare tranquillo che gli eventi verranno riprogrammati solo durante l'orario di lavoro, come impostato nelle preferenze del tuo team.
Come configurare l'Ottimizzatore di Riunioni di Team per il tuo team
Fai clic sull'icona del flusso di lavoro 🔀 nella barra sinistra della tua app Morgen per visitare la Galleria dei Flussi di Lavoro, quindi fai clic su +Crea nel Focus Workflow.
Dovrai quindi denominare il flusso di lavoro e scegliere se rendere flessibili tutti gli eventi una tantum. (Se non selezioni questa opzione, solo gli eventi con #flex nel nome o nelle note dell'evento verranno considerati flessibili.)
Puoi quindi invitare i membri del tuo team a partecipare al flusso di lavoro, che riceveranno un invito chiedendo loro di partecipare al flusso.
Come partecipare al flusso di lavoro del tuo team
Se hai ricevuto un'email che ti invita a partecipare al flusso di lavoro dell'Ottimizzatore di Riunioni di Team, fai semplicemente clic su Partecipa accanto al flusso di lavoro nella scheda I Tuoi Flussi di Lavoro di Morgen Assist.
Vedrai chi altro del tuo team fa parte del flusso di lavoro. Ora che ti sei unito al team, il tuo calendario verrà considerato quando le riunioni vengono riprogrammate.
Come usare l'Ottimizzatore di Riunioni di Team
Una volta che il tuo team si è unito, puoi iniziare ad aggiungere #flex nel nome o nelle note degli eventi che crei.
Alle 18:00 ogni giorno, il flusso di lavoro verrà eseguito, tuttavia puoi sempre attivarlo manualmente in qualsiasi momento. Per farlo, da I Miei Flussi di Lavoro, fai clic sul pulsante Esegui corrispondente al flusso di lavoro dell'Ottimizzatore di Riunioni di Team. Se degli eventi vengono riprogrammati, tutti i partecipanti riceveranno una notifica via email e l'evento apparirà ora al nuovo orario nei calendari di tutti.
Suggerimento: L'impatto del flusso di lavoro dipende interamente da quanti eventi sono contrassegnati come #flex. Si tratta di un cambiamento di comportamento che può richiedere tempo per essere adottato. Controllare il dashboard come team settimanalmente può essere un utile promemoria.
Come vedere l'impatto
Puoi monitorare e verificare l'impatto dell'utilizzo del flusso di lavoro nel tuo dashboard del team nella homepage di Morgen Assist. Lì vedrai quanto tempo ininterrotto è stato guadagnato all'interno del tuo team, nonché per determinati individui.
Come testarlo
Una volta configurato il flusso di lavoro, puoi facilmente testarlo per verificare che funzioni come previsto.
Per farlo:
- Nel tuo calendario, apri un nuovo evento la prossima settimana. Questo sarà il tuo evento di test. Suggerimento: l'evento non dovrebbe essere back-to-back con nessun altro evento, e idealmente essere posizionato nel mezzo di un grande blocco di tempo vuoto.
- Rendilo flessibile. Includi #flex nel titolo o nella descrizione dell'evento. (es. Code review #flex)
- Salvalo.
- Attiva l'Ottimizzatore. L'Ottimizzatore di Riunioni di Team viene eseguito quotidianamente alle 18:00, anche se puoi attivarlo manualmente in qualsiasi momento. Torna a I Miei Flussi di Lavoro su Morgen Assist, e fai clic sul pulsante Esegui per il Focus Optimizer.
- Controlla il tuo calendario. Torna al tuo calendario. Vedrai che l'evento #flex si è spostato in modo da massimizzare il tempo ininterrotto.
Puoi anche testarlo con il tuo team
Una volta che il tuo team si è unito al flusso di lavoro, ti consigliamo di testarlo come gruppo in modo che tutti sappiano cosa aspettarsi. Invita i membri del tuo team a 2-3 Eventi di Test #flex per vedere come gli eventi vengono riprogrammati per minimizzare il tempo frammentato nei calendari di tutti. (Ti consigliamo di creare più di un evento di test poiché i guadagni nel tempo di concentrazione ininterrotto varieranno da persona a persona, a seconda dei calendari, dei vincoli e del numero di partecipanti.)
