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O Team Meeting Optimizer ajuda a otimizar o agendamento de reuniões na sua equipa. Atualmente, este fluxo de trabalho suporta apenas Calendários Google, Outlook, iCloud e Fastmail.
O Team Meeting Optimizer foi concebido para ajudar equipas a otimizar os seus horários de forma a maximizar o tempo ininterrupto para trabalho profundo. Quando utiliza o otimizador com a sua equipa, os eventos flexíveis serão reagendados de forma a minimizar a fragmentação dos calendários de todos os participantes.
Como funciona o Team Meeting Optimizer
As reuniões, embora necessárias e importantes, são frequentemente flexíveis em termos do seu horário exato. É por isso que o otimizador apenas reagenda as reuniões que o organizador identifica como flexíveis (#flex). Mesmo assim, as reuniões #flex apenas serão reagendadas se isso resultar em ganhos de tempo de foco para os participantes.
O fluxo de trabalho é executado diariamente às 18h e otimiza eventos flexíveis na semana de trabalho atual e seguinte. (Os eventos do dia atual e do dia seguinte não serão reagendados, garantindo que todos têm aviso prévio adequado.)
Pode também ter a certeza de que os eventos apenas serão reagendados durante o horário de trabalho, conforme definido nas preferências da sua equipa.
Como configurar o Team Meeting Optimizer para a sua equipa
Clique no ícone de fluxo de trabalho 🔀 na barra esquerda da sua aplicação Morgen para visitar a Galeria de Fluxos de Trabalho, depois clique em +Criar no Focus Workflow.
Depois, dará um nome ao fluxo de trabalho e escolherá se deseja tornar todos os eventos únicos flexíveis. (Se não selecionar isto, apenas os eventos com #flex no nome ou notas do evento serão considerados flexíveis.)
Pode então convidar os membros da sua equipa a aderir ao fluxo de trabalho, que receberão um convite pedindo-lhes para se juntarem ao fluxo.
Como aderir ao fluxo de trabalho da sua equipa
Se recebeu um email convidando-o a aderir ao fluxo de trabalho do Team Meeting Optimizer, simplesmente clique em Aderir junto ao fluxo de trabalho no separador Seus Fluxos de Trabalho do Morgen Assist.
Verá quem mais da sua equipa também faz parte do fluxo de trabalho. Agora que aderiu à equipa, o seu horário será considerado quando as reuniões estiverem a ser reagendadas.
Como utilizar o Team Meeting Optimizer
Assim que a sua equipa tiver aderido, pode começar a adicionar #flex no nome ou notas dos eventos que cria.
Às 18h diariamente, o fluxo de trabalho será executado, no entanto, pode sempre acioná-lo manualmente a qualquer momento. Para o fazer, a partir de Meus Fluxos de Trabalho, clique no botão Executar correspondente ao fluxo de trabalho do Team Meeting Optimizer. Se algum evento for reagendado, todos os participantes serão notificados por email e o evento aparecerá agora na nova hora nos calendários de todos.
Dica: O impacto do fluxo de trabalho depende inteiramente de quantos eventos estão marcados como #flex. Esta é uma mudança de comportamento que pode levar tempo a adotar. Verificar o painel de controlo como equipa semanalmente pode ser um lembrete útil.
Como ver o impacto
Pode monitorizar e verificar o impacto da utilização do fluxo de trabalho no seu painel de equipa na página inicial do Morgen Assist. Aí verá quanto tempo ininterrupto foi ganho em toda a sua equipa, bem como para certos indivíduos.
Como testá-lo
Assim que tiver configurado o fluxo de trabalho, pode testá-lo facilmente para ver se está a funcionar como esperado.
Para o fazer:
- No seu calendário, abra um novo evento na próxima semana. Este será o seu evento de teste. Dica: O evento não deve estar encostado a nenhum outro evento, e idealmente estar colocado no meio de um grande bloco de tempo vazio.
- Torne-o flexível. Inclua #flex no título ou descrição do evento. (ex. Revisão de código #flex)
- Guarde-o.
- Acione o Optimizer. O Team Meeting Optimizer é executado diariamente às 18h, embora possa acioná-lo manualmente a qualquer momento. Volte a Meus Fluxos de Trabalho no Morgen Assist, e clique no botão Executar para o Focus Optimizer.
- Verifique o seu calendário. Volte ao seu calendário. Verá que o evento #flex se moveu de forma a maximizar o tempo ininterrupto.
Pode também testá-lo com a sua equipa
Assim que a sua equipa tiver aderido ao fluxo de trabalho, recomendamos testá-lo como grupo para que todos saibam o que esperar. Convide os membros da sua equipa para 2-3 Eventos de Teste #flex para ver como os eventos são reagendados para minimizar o tempo fragmentado nos calendários de todos. (Recomendamos criar mais de um evento de teste, uma vez que os ganhos em tempo de foco ininterrupto variarão de pessoa para pessoa, dependendo dos horários, restrições e do número de participantes.)
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