Cómo configurar y usar el Optimizador de Reuniones de Equipo

El Optimizador de Reuniones de Equipo te ayuda a optimizar la programación de reuniones en tu equipo. Actualmente, este flujo de trabajo solo admite Calendarios de Google, Outlook, iCloud y Fastmail.

El Optimizador de Reuniones de Equipo está diseñado para ayudar a los equipos a optimizar sus horarios de una manera que maximice el tiempo ininterrumpido para trabajo profundo. Cuando usas el optimizador con tu equipo, los eventos flexibles se reprogramarán de formas que minimicen la fragmentación de los calendarios de todos los invitados.

Cómo funciona el Optimizador de Reuniones de Equipo

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Las reuniones, aunque necesarias e importantes, a menudo son flexibles en cuanto a su momento exacto. Por eso el optimizador solo reprogramará aquellas reuniones que el organizador identifique como flexibles (#flex). Incluso entonces, las reuniones #flex solo se reprogramarán si al hacerlo hay ganancias en tiempo de enfoque para los invitados.

El flujo de trabajo se ejecuta diariamente a las 6pm y optimiza eventos flexibles en la semana laboral actual y siguiente. (Los eventos del día actual y siguiente no se reprogramarán, asegurando que todos tengan aviso suficiente.)

También puedes estar seguro de que los eventos solo se reprogramarán durante el horario laboral, según se establezca en las preferencias de tu equipo.

Cómo configurar el Optimizador de Reuniones de Equipo para tu equipo

Haz clic en el icono de flujo de trabajo 🔀 en la barra izquierda de tu aplicación Morgen para visitar la Galería de Flujos de Trabajo, luego haz clic en +Crear en el Flujo de Enfoque.

Luego nombrarás el flujo de trabajo y elegirás si deseas hacer que todos los eventos únicos sean flexibles. (Si no seleccionas esto, solo se considerarán flexibles aquellos eventos con #flex en el nombre o notas del evento.)

Luego puedes invitar a los miembros de tu equipo a unirse al flujo de trabajo, quienes recibirán una invitación pidiéndoles que se unan al flujo.

Cómo unirse a tu flujo de trabajo de equipo

Si recibiste un correo electrónico invitándote a unirte al flujo de trabajo del Optimizador de Reuniones de Equipo, simplemente haz clic en Unirse junto al flujo de trabajo en la pestaña Tu Flujo de Trabajo de Morgen Assist.

Verás quién más de tu equipo también forma parte del flujo de trabajo. Ahora que te has unido al equipo, tu horario se considerará cuando se reprogramen las reuniones.

Cómo usar el Optimizador de Reuniones de Equipo

Una vez que tu equipo se haya unido, puedes comenzar a añadir #flex en el nombre o notas de los eventos que crees.

A las 6pm diariamente, el flujo de trabajo se ejecutará, sin embargo, siempre puedes activarlo manualmente en cualquier momento. Para hacerlo, desde Mis Flujos de Trabajo, haz clic en el botón Ejecutar correspondiente al flujo de trabajo del Optimizador de Reuniones de Equipo. Si se reprograman eventos, todos los asistentes serán notificados por correo electrónico y el evento ahora aparecerá en la nueva hora en los calendarios de todos.

Consejo: El impacto del flujo de trabajo depende completamente de cuántos eventos estén marcados como #flex. Este es un cambio de comportamiento que puede tomar tiempo adoptar. Revisar el panel de control como equipo semanalmente puede ser un recordatorio útil.

Cómo ver el impacto

Puedes monitorear y verificar el impacto de usar el flujo de trabajo en tu panel de equipo en la página de inicio de Morgen Assist. Allí verás cuánto tiempo ininterrumpido se ha ganado en tu equipo, así como para ciertos individuos.

Cómo probarlo

Una vez que hayas configurado el flujo de trabajo, puedes probarlo fácilmente para ver que funciona como esperas.

Para hacerlo:

• ‍En tu calendario, abre un nuevo evento la próxima semana. Este será tu evento de prueba. Consejo: El evento no debe estar espalda con espalda con ningún otro evento, e idealmente estar colocado en medio de un gran bloque de tiempo vacío. ‍
• Hazlo flexible. Incluye #flex en el título o descripción del evento. (ej. Revisión de código #flex) ‍
• Guárdalo. ‍
• Activa el Optimizador. El Optimizador de Reuniones de Equipo se ejecuta diariamente a las 6pm, aunque puedes activarlo manualmente en cualquier momento. Vuelve a Mis Flujos de Trabajo en Morgen Assist, y haz clic en el botón Ejecutar para el Optimizador de Enfoque. ‍
• Revisa tu calendario. Vuelve a tu calendario. Verás que el evento #flex se ha movido de una manera que maximiza el tiempo ininterrumpido.

También puedes probarlo con tu equipo

‍Una vez que tu equipo se haya unido al flujo de trabajo, te recomendamos probarlo como grupo para que todos sepan qué esperar. Invita a los miembros de tu equipo a 2-3 Eventos de Prueba #flex para ver cómo se reprograman los eventos para minimizar el tiempo fragmentado en los calendarios de todos. (Recomendamos crear más de un evento de prueba ya que las ganancias en tiempo de enfoque ininterrumpido variarán de persona a persona, dependiendo de los horarios, restricciones y el número de invitados.)