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Ein großer Teil der Produktivitätsdiskussion dreht sich darum, das Beste aus unseren Arbeitsstunden herauszuholen. Die Pädagogin, Coach und Zeichnerin Martine Ellis bietet einen erfrischenden Blick darauf, wie wir unsere Zeit nutzen – mit Fokus auf Wohlbefinden. Das ist ein starker Kontrast zu den Produktivitäts-Hacks, die Pseudo-Produktivität und ständige Geschäftigkeit fördern. Pausen einzulegen, persönliche und kreative Zeit zu schützen und auf ihre Energielevel zu achten – das sind zentrale Säulen ihrer Zeit- und Selbstmanagement-Strategie.
Kurz gesagt, wie Martine sagt: „Um gut zu arbeiten, musst du dich selbst gut fühlen."
Wir hatten die Gelegenheit, mit Martine über ihren Ansatz zum Energiemanagement, Time Blocking und tägliche Rituale zu sprechen – alles konzipiert, um Produktivität und Kreativität zu fördern, ohne auszubrennen.
Arbeite mit deinen Energieleveln
Das Konzept des Zeitmanagements ist gut verstanden. Martine betont jedoch die Vorteile der Planung basierend auf deiner verfügbaren Energie, nicht nur auf verfügbaren Stunden. Dazu unterstreicht sie die Wichtigkeit, deine Energielevel zu verstehen und zu managen.
Ihr Ansatz besteht darin, Aufgaben sorgfältig basierend auf ihren Energiespitzen und -tiefs zu planen. Das bedeutet, ihre kognitiv anspruchsvollste Arbeit während Energiespitzen einzuplanen und Energietiefs für weniger anspruchsvolle Aufgaben zu nutzen. Für Martine, die morgens ihre höchste Energie hat, beginnt sie ihren Tag mit ihren anspruchsvollsten Aufgaben – wie Planung und Kurserstellung. Das ermöglicht es ihr, ihre natürliche Energie mit ihrem Workflow abzustimmen und sowohl Fokus als auch Kreativität zu maximieren.
Sie nimmt auch eine ganzheitliche Sicht auf ihre Woche ein und weiß, dass Energie nicht nur tagsüber schwankt, sondern auch von Tag zu Tag. Sie schaut sich ihren Kalender an, um zu beurteilen, ob einige Tage besonders belastet sind, und plant weniger anspruchsvolle Tage zur Erholung ein.
Diese Planungsweise berücksichtigt Schwankungen in den Energieleveln – wenn du weißt, wann du am fokussiertesten und kreativsten bist, kannst du die Frustration vermeiden, anspruchsvolle Aufgaben in Phasen niedriger Energie durchzudrücken.
Erkenne deinen circadianen Rhythmus
Ähnlich wie Martine hast du vielleicht auch eine starke Energiespitze am Morgen. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass jeder seine eigenen einzigartigen Energiemuster hat, mit Höhen und Tiefen tagsüber. Dein circadianer Rhythmus spielt eine große Rolle, wann du deine Spitzen und Tiefs erlebst. Wenn du dir dieser Muster bewusst bist, ist es einfach, wichtige Aktivitäten zur richtigen Zeit für maximale Effizienz zu planen.
Nicht jeder hat die gleichen Energierhythmen. Zum Beispiel haben bis zu 50% der neurodivergenten Menschen verzögerte circadiane Rhythmen.
Wenn du keinen guten Überblick über deine Energiemuster hast, empfehlen wir dir, deine Energie eine oder zwei Wochen lang zu tracken, um Muster zu erkennen.
Time-Blocking-Rituale für konzentrierte Arbeit
Rituale
Wir alle wünschen uns einen reibungsloseren Arbeitstag, und Martines Routine könnte der Schlüssel sein. Ihr Fokus auf einfache Rituale hilft ihr, nahtlos in die Arbeit ein- und auszusteigen.
Diese Rituale sind klein, geben einen kleinen Dopamin-Schub und helfen ihr, von einer Phase zur anderen zu wechseln, ohne zur Last zu werden. Für diejenigen, die Schwierigkeiten hatten, sich an Start- und Shutdown-Routinen zu halten, erinnert Martine uns schnell daran, dass es nichts Ausgefallenes oder Zeitaufwändiges sein muss.
Start- und Shutdown-Rituale
Martines tägliche Routine umfasst sowohl ein Start- als auch ein Shutdown-Ritual. Sie sind nicht kompliziert, gerade genug, um zu signalisieren, wann es Zeit ist, sich zu konzentrieren und wann es Zeit ist, abzuschalten – wie einen Blick auf ihren Kalender mit einer Tasse Kaffee am Morgen oder einen Spaziergang mit dem Hund nach der Arbeit.
Ihre Top-Empfehlung ist, die Rituale so klein wie möglich zu gestalten, oder wie sie es gerne nennt, „das minimal notwendige, das du tun kannst". Zum Beispiel einfach den Kalender nach dem Morgenkaffee zu checken, um zu sehen, was ansteht. Dann fang an, kleine Dinge hinzuzufügen, von denen du denkst, dass sie dich gut auf den Tag vorbereiten, und baue darauf auf. Da so viele Menschen von zu Hause aus arbeiten, können diese Rituale wichtige Wege sein, um den Anfang und das Ende unserer Tage zu markieren, wo Pendeln zuvor diese Grenzen gesetzt haben.
Es muss nicht im Kalender sein, um zu existieren, aber es kann bereits als deine Gewohnheit vorhanden sein, anstatt etwas Neues und Aspiratives zu sein, das verspricht, dein Leben zu verändern. Zum Beispiel checkt Martine ihren Task Manager und schreibt einen Tagebucheintrag, was sie morgens etwa 5 Minuten kostet.
Gibt es etwas, das du tun kannst, um deine Rituale mehr Spaß zu machen?
—Martine Ellis
Dein Shutdown-Ritual ist genauso wichtig, und wenn möglich, empfiehlt Martine, an diesem Punkt einen kleinen Dopamin-Schub zu bekommen. Ihre eigene Routine tut genau das. Sie schreibt auf, was an diesem Tag gut lief und was sie ein wenig anders machen würde, und sie hackt die Aufgaben ab, die sie erledigt hat, oder verschiebt ausstehende Aufgaben auf den nächsten Tag.
Wöchentliche Überprüfung
Martine praktiziert auch eine wöchentliche Überprüfung. Auch das, betont sie, muss nicht kompliziert sein. Ein schneller Blick auf deinen Projektfortschritt und deine Prioritäten für die Woche setzt den Ton für die kommende Woche.
Eine Möglichkeit, wie Martine ihre wöchentliche Überprüfung reibungslos und effizient hält, ist die Verwendung von Vorlagen. Sie beginnt damit, die Notizen zu überprüfen, die sie während der Woche gemacht hat, und bewertet, was Aufmerksamkeit braucht. Dann nutzt Martine das Plus-Minus-Next-Modell, um tiefer in ihre Aktivitäten einzusteigen und diese Fragen zu reflektieren:
- Plus: Was hat funktioniert?
- Minus: Was nicht?
- Next: Was kommt als Nächstes?
Dann macht sie einen schnellen Überblick über ihre Jahresziele, markiert den Fortschritt bei jedem und erinnert sich, was die Ziele sind.
Martines liebste Art, ihre wöchentliche Überprüfung zu beenden, ist, ihre Woche in einem GIF zusammenzufassen – was am Ende des Jahres eine visuelle Geschichte schafft und einen Moment der Leichtigkeit in ihren Überprüfungsprozess bringt.
Die Pflege der wöchentlichen Überprüfung erinnert Martine oft daran, dass es nächste Woche einen Neustart gibt, was einer Woche, die nicht so gut gelaufen ist wie erhofft, einen positiven Spin gibt.
Tipps von Martine zur Erstellung deiner Routine:
- Beginne mit einer minimal notwendigen Routine.
- Baue von dort aus auf.
- Reflektiere über deine Woche, um dich bei deinen Zielen verantwortlich zu halten.
- Finde die richtige Zeit für deine wöchentlichen Überprüfungen und wöchentliche Planung.
Praktische Time-Blocking-Tipps zum Zeitmanagement von Martine Ellis
Time Blocking schützt dedizierte Zeit für wichtige Aufgaben, während es auch die Notwendigkeit eliminiert, ständig zu überlegen, was du als Nächstes tun sollst.
Martine nutzt Time Blocking als Werkzeug bei Bedarf, wenn eine große Menge verschiedener Ereignisse ihren Kalender überfluten und sie Zeit für konzentrierte Arbeit braucht. Sie teilte einige ihrer bewährten Tipps:
Wie du deine Zeit organisierst
Zunächst einmal haben wir alle mehrere Lebensbereiche. Egal ob du Geschäftsführer, Angestellter, Freelancer oder Student bist – du kannst überlegen, wie deine Zeit auf wichtige Bereiche verteilt ist.
Martine teilt ihre Zeit in drei Hauptbereiche auf: persönlich, geschäftlich und Arbeit. Sie nutzt Morgen als ihren einheitlichen Kalender, um alles über alle Bereiche hinweg zu verfolgen. Sie hat einen Kalender für jeden Bereich und weist jedem in Morgen eine andere Farbe zu. Durch die Farbcodierung nach Bereichen kann Martine schnell einen Blick auf Morgen werfen, um zu sehen, wie ihre Zeit verteilt ist, und leicht erkennen, ob ein Bereich mehr Fokus braucht als die anderen.
Nutze Tiago Fortes PARA-Methode, um Projekte, Bereiche, Ressourcen und Archive wie Martine zu definieren.
Wie du deine Aufgaben planst
An diesem Punkt ist es entscheidend, deine Energielevel tagsüber zu berücksichtigen. Wenn du morgens am meisten Energie hast, ist das die beste Zeit, um deine wichtigsten Aufgaben einzuplanen. Martines Ansatz betont, deinen Zeitplan mit deinen natürlichen Energiespitzen abzustimmen, um die Produktivität zu maximieren.
Aufgabendauer schätzen
Um Time Blocks zu setzen, ist es gut, eine Zeitschätzung zu haben, wie lange bestimmte Aufgaben dauern würden. Die meisten Menschen unterschätzen, wie lange Aktivitäten dauern können. Martine plant mit diesem Gedanken. Wenn sie an einem Kursmodul arbeitet, richtet sie einen 3-Stunden-Block ein und berücksichtigt dabei ein paar Mikropausen in dieser Zeit. Wenn sie nicht fertig wird, fügt sie am nächsten Tag einen weiteren Time Block hinzu, um es zu beenden.
Andererseits setzt sie Zeitgrenzen für kurze administrative Aufgaben, um zu verhindern, dass sie sich ausdehnen und wichtigere Arbeit verdrängen.
Ich erlaube komplexerer Arbeit, die mehr kognitive Belastung erfordert, in einen Block am nächsten Tag zu fließen. Weil ich weiß, dass sie mehr Überlegung braucht, um die Qualität zu verbessern.
—Martine
Persönliche Zeit planen
Martine blockt ihre persönliche Zeit nicht in ihrem Kalender. Aber sie ist diszipliniert darin, sicherzustellen, dass die Arbeitszeit nicht überhand nimmt. Ihre Routinen sind für langfristigen Erfolg ohne Burnout konzipiert, und das beinhaltet, Zeit für kreative Arbeit auszuschneiden. Doodles zeichnen am Abend ist eine neue Möglichkeit für sie, abzuschalten und kreativ zu sein.
Wenn sie ihre Kreativität tagsüber nicht anzapft, merkt sie, dass sie danach verlangt. Diese ruhigen Momente der Kreativität sind essentiell, um das Gleichgewicht inmitten der Anforderungen von Arbeit und Leben zu bewahren.
Kontextwechsel
Für Martine ist einer der anstrengendsten Aspekte ihres Tages der Kontextwechsel. Ein ständiges Hin und Her zwischen Projekten aus verschiedenen Lebensbereichen macht es schwer, fokussiert zu bleiben und kann ein Energieräuber sein.
Kontextwechsel bezieht sich auf das Handeln, schnell zwischen unzusammenhängenden Aufgaben zu wechseln, was das Gehirn jedes Mal zum Neustart zwingt und es schwerer macht, die Konzentration und den Schwung zu bewahren. Es unterbricht konzentrierte Arbeit und erhöht die Wahrscheinlichkeit von Ablenkungen.
Martine strukturiert ihre Woche basierend auf ihren Lebensbereichen, um komplementäre Aufgaben zu gruppieren. Auf diese Weise minimiert sie das Springen zwischen persönlichen, geschäftlichen und Arbeitsaufgaben. Das ermöglicht dedizierte Zeit für einen Kontext auf einmal und minimiert die mentale Belastung des Wechsels zwischen Aufgaben.
Mache die 3 P's - Plan, Prepare, Put in the work
Sich anfangs an Time Blocking zu halten, könnte herausfordernd sein, und das ist etwas, das Martine auch erkennt.
Sie sieht einen möglichen Fehlerpunkt darin, dass man keine Zeit zum Vorbereiten einplant. Die meisten von uns planen eine Aktivität oder ein Projekt und versuchen dann, direkt in die Aufgabe zu springen. Wir lassen oft einen entscheidenden Schritt der Vorbereitung auf die Arbeit aus. Das könnte das Zusammentragen der benötigten Ressourcen, das Vorbereiten von Werkzeugen usw. beinhalten. Martine schlägt vor, 15 Minuten für die Vorbereitung zu blocken, bevor du dich in die große Aufgabe stürzt. Dieser kurze Puffer ermöglicht es dir, dich mental und physisch vorzubereiten, die richtige Einrichtung und Ressourcen bereit zu haben und dann bereit zu sein, anzufangen.
Wie würde das in der Praxis aussehen?
Wenn Martine ein Kursmodul schreiben muss, plant sie es zunächst in ihrem Kalender als Teil ihrer Planung ein. Als Nächstes öffnet sie alle relevanten Dokumente und überprüft ihren Kursüberblick, um sich an die Lernziele zu erinnern, die sie abdecken muss, als Teil ihrer Vorbereitung. Schließlich stürzt sie sich in das Schreiben selbst und bringt konzentrierte Anstrengung auf, um die Aufgabe zu erledigen.
Martines Art des Time Blockings mit Morgen
- Definiere deine Lebensbereiche.
- Erstelle einen Kalender pro Lebensbereich und weise jedem in Morgen eine andere Farbe zu.
- Widme und schütze Zeit, um dich auf deine verschiedenen Lebensbereiche zu konzentrieren.
- Beachte, wie deine Energielevel während des Tages schwanken.
- Erstelle einen Time Block oder verschiebe spezifische Aufgaben in Morgen, wenn deine Energielevel spitzen.
Zum Abschluss
Martine bietet eine erfrischende Abwechslung zu Mainstream-Produktivitätsgesprächen, wo nachhaltige Produktivität Vorrang vor Hacks und Hustle hat. Hier sind die Top-Empfehlungen, die wir aus unserem Gespräch mit Martine mitgenommen haben und die in jeden Workflow angewendet werden können:
Wichtigste Erkenntnisse:
Energiemanagement ist der Schlüssel
Stimme Aufgaben mit deinen natürlichen Energiespitzen und -tiefs tagsüber ab. Erkenne deine individuellen Muster und plane anspruchsvolle Aufgaben während hoher Energiephasen, um Burnout zu vermeiden und die Produktivität zu steigern. Martine plant ihre kognitiv anspruchsvollste Arbeit während ihrer Energiespitzen ein, um sicherzustellen, dass sie zur richtigen Zeit auf ihren natürlichen Fokus und ihre Kreativität zugreift.
Erstelle Rituale
Martines Ansatz beinhaltet einfache Start- und Shutdown-Rituale, wie eine Tasse Kaffee trinken und ihren Hund spazieren gehen, um den Anfang und das Ende der Arbeit zu signalisieren. Wöchentliche Überprüfung nimmt den Platz ein, um mit den Zielen abgestimmt zu bleiben und Prioritäten anzupassen. Erstelle deine eigenen Rituale, um Übergänge zu erleichtern und den Fokus tagsüber zu bewahren.
Time Blocking für konzentrierte Arbeit
Nutze Time Blocking, um konzentrierte Arbeitszeit zu schützen. Martine empfiehlt, deinen Tag um verschiedene Lebensbereiche zu strukturieren und Tools wie Morgen zu nutzen, um Zeit für wichtige Aufgaben zu visualisieren und zuzuteilen.
Vermeide Kontextwechsel
Ständiges Wechseln zwischen Projekten aus verschiedenen Lebensbereichen ist mental anstrengend. Minimiere Kontextwechsel, indem du spezifische Zeitblöcke einem Bereich auf einmal widmest, reduziert die kognitive Belastung und erhöht den Fokus.
Nachhaltige Praktiken für langfristigen Erfolg
Martines System dreht sich um den Aufbau von Routinen, die Wohlbefinden und Kreativität priorisieren. Obwohl sie nicht plant, wie sie ihre persönliche Zeit verbringt, schneidet sie Platz für Aktivitäten wie Doodles zeichnen aus, was ihren kreativen Drang erfüllt und ein Gleichgewicht zwischen Arbeit und Leben bewahrt.
Plan, Prepare, Put in the work
Versuche, mit einer kurzen Vorbereitungsphase zu experimentieren, bevor du dich in die Arbeit stürzt, um sicherzustellen, dass Ressourcen und Fokus vorhanden sind. Martine macht diesen Schritt, um sich selbst an das zu erinnern, was in Verbindung mit der Aufgabe getan werden muss, notwendige Materialien vorzubereiten und Ablenkungen zu reduzieren.
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