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Gran parte de la conversación sobre productividad se centra en exprimir al máximo nuestras horas de trabajo. Educadora, Coach y Dibujante, Martine Ellis ofrece una perspectiva refrescante sobre cómo usamos nuestro tiempo, con énfasis en el bienestar—un contraste marcado con los trucos de productividad que alimentan la pseudoproductividad y el estar constantemente ocupado. Tomar descansos, proteger el tiempo personal y creativo, y prestar atención a sus niveles de energía son principios centrales en cómo planifica y gestiona su tiempo.
En resumen, como dice Martine, "para estar bien, necesitas sentirte bien."
Tuvimos la oportunidad de hablar con Martine sobre cómo aborda la gestión de energía, el bloqueo de tiempo, y rituales diarios, todo diseñado para impulsar la productividad y creatividad sin quemarse.
Trabaja con tus niveles de energía
El concepto de gestión del tiempo es bien conocido. Martine, sin embargo, enfatiza los beneficios de planificar basándose en tu energía disponible, no solo en las horas disponibles. Para hacerlo, subraya la importancia de entender y gestionar los niveles de energía.
Su enfoque implica planificar cuidadosamente las tareas según sus picos y caídas de energía. Esto significa programar su trabajo más exigente cognitivamente durante los picos de energía, y usar las caídas de energía para abordar tareas menos desafiantes. Para Martine, que experimenta picos de energía por la mañana, comienza su día con sus tareas más exigentes, como planificar y crear contenido para su curso. Esto le permite alinear su energía natural con su flujo de trabajo, maximizando tanto el enfoque como la creatividad.
También adopta una visión holística de su semana, sabiendo que la energía no solo fluctúa a lo largo del día, sino también de un día a otro. Revisa su calendario para evaluar si algunos días están particularmente cargados e identificar cuándo debería programarse un día menos exigente para recuperarse.
Planificar de esta manera tiene en cuenta la variabilidad en los niveles de energía—saber cuándo estás más enfocado y creativo puede ayudarte a evitar la frustración de forzarte a través de períodos de baja energía con tareas de alto esfuerzo.
Reconoce tu ritmo circadiano
Similar a Martine, tú también podrías tener un pico de energía fuerte por la mañana. Pero es importante notar que todos experimentan sus propios patrones de energía únicos, con altibajos a lo largo del día. Tu ritmo circadiano juega un papel importante en cuándo experimentas tus picos y caídas. Cuando eres consciente de estos patrones, es fácil planificar actividades importantes en el momento adecuado para máxima eficiencia.
No todos tienen los mismos ritmos de energía. Por ejemplo, hasta el 50% de las personas neurodivergentes tienen ritmos circadianos retrasados.
Si no tienes una idea clara de tus patrones de energía, te recomendamos rastrear tu energía durante una o dos semanas para identificar patrones.
Rituales de bloqueo de tiempo para trabajo profundo
Rituales
Todos queremos un día de trabajo más fluido, y la rutina de Martine podría tener la clave. Su énfasis en rituales simples la ayuda a hacer transiciones sin problemas dentro y fuera del trabajo.
Estos rituales son pequeños, dan un pequeño impulso de dopamina, y la ayudan a pasar de una etapa a otra, sin convertirse en una tarea. Para quienes han tenido dificultades para mantener rutinas de inicio y cierre, Martine es rápida en recordarnos que no necesita ser nada sofisticado o que consuma tiempo.
Rituales de inicio y cierre
La rutina diaria de Martine incluye tanto un ritual de inicio como de cierre. No son complicados, solo lo suficiente para señalar cuándo es hora de enfocarse y cuándo es hora de relajarse, como mirar su calendario acompañado de una taza de café por la mañana o un paseo con el perro después del trabajo.
Su principal recomendación es hacer los rituales lo más pequeños posible, o como le gusta pensar en ellos, "la cosa mínima viable que puedes hacer". Por ejemplo, solo revisar el calendario después del café matutino para ver qué se aproxima. Luego, comienza a agregar más pequeñas cosas que creas que te prepararían bien para el día y construye sobre ello. Con tantas personas trabajando desde casa, estos rituales pueden ser formas importantes de marcar el inicio y el final de nuestros días, donde los desplazamientos previamente ayudaban a establecer estos límites.
No tiene que estar en el calendario para existir, pero puede estar ya presente como tu hábito en lugar de algo nuevo y aspiracional que promete cambiar tu vida. Por ejemplo, Martine revisa su gestor de tareas y escribe una entrada de diario, lo que le toma unos 5 minutos por la mañana.
¿Hay algo que puedas hacer para que tus rituales sean más divertidos?
—Martine Ellis
Tu ritual de cierre es igualmente importante, y si es posible, Martine recomienda obtener un pequeño impulso de dopamina en este punto. Su propia rutina hace exactamente eso. Con reflexiones sobre qué salió bien ese día y qué haría un poco diferente, así como tachar las tareas que completó o reprogramar las pendientes para el día siguiente.
Revisión semanal
Martine también practica una revisión semanal. Esto también, enfatiza, no necesita ser complicado. Una rápida mirada al progreso de tu proyecto y prioridades para la semana establecerá el tono para la semana que viene.
Una forma en que Martine mantiene su revisión semanal suave y eficiente es usando plantillas. Comienza revisando las notas que tomó durante la semana y evaluando qué necesita atención próximamente. Luego, Martine usa el modelo Plus-Minus-Next para profundizar en sus actividades, reflexionando sobre estas preguntas:
- Plus: ¿Qué funcionó?
- Minus: ¿Qué no funcionó?
- Next: ¿Qué sigue?
Luego hace una rápida revisión de sus objetivos anuales, marcando el progreso hacia cada uno, y recordándose a sí misma cuáles son los objetivos.
La forma favorita de Martine para terminar su revisión semanal es resumir su semana en un GIF—lo que crea una historia visual al final del año y trae un momento de ligereza a su proceso de revisión.
Atender a la revisión semanal a menudo le recuerda a Martine que hay un nuevo intento la próxima semana, lo que pone un giro positivo en una semana que podría no haber salido tan bien como esperaba.
Consejos para crear tu rutina de Martine:
- Comienza con una rutina mínima viable.
- A partir de ahí, construye sobre ella.
- Reflexiona sobre tu semana para mantenerte responsable de tus objetivos.
- Encuentra el momento adecuado para tus revisiones semanales y planificación semanal.
Consejos prácticos de bloqueo de tiempo para gestión del tiempo de Martine Ellis
El bloqueo de tiempo protege el tiempo dedicado para tareas importantes mientras también elimina la necesidad de estar constantemente descubriendo qué hacer a continuación.
Martine usa el bloqueo de tiempo como una herramienta según sea necesario cuando un gran volumen de eventos diferentes invade su calendario, y necesita tiempo dedicado para trabajo profundo. Compartió algunos de sus consejos probados:
Cómo organizar tu tiempo
Primero lo primero, cada uno de nosotros tiene varias zonas de vida. Ya seas propietario de un negocio, empleado, freelancer o estudiante, puedes pensar en cómo se divide tu tiempo entre áreas clave.
Martine divide su tiempo en tres zonas principales: personal, negocios y trabajo. Usa Morgen como su calendario unificado para rastrear todo entre zonas. Tiene un calendario para cada una y asigna un color diferente a cada una en Morgen. Al codificar por colores según zonas, Martine puede echar un vistazo rápido a Morgen para ver cómo se distribuye su tiempo e identificar fácilmente si alguna zona requiere más enfoque que las otras.
Usa el Método PARA de Tiago Forte para definir los proyectos, áreas, recursos y archivos como Martine.
Cómo programar tus tareas
En este punto, es crucial considerar tus niveles de energía a lo largo del día. Si estás más energizado por la mañana, ese es el mejor momento para programar tus tareas más importantes. El enfoque de Martine enfatiza alinear tu horario con tus picos de energía naturales para maximizar la productividad.
Estimando tiempos de tareas
Para establecer bloques de tiempo, es bueno tener una estimación de tiempo de cuánto tiempo tomarían ciertas tareas. La mayoría de las personas tienden a subestimar cuánto tiempo pueden tomar las actividades. Martine planifica teniendo esto en mente. Cuando trabaja en un módulo de curso, por ejemplo, configura un bloque de 3 horas, contabilizando algunos microdescansos en ese tiempo. Si no termina, agrega otro bloque de tiempo al día siguiente para terminarlo.
Por otro lado, establece límites de tiempo para tareas administrativas cortas, para evitar que se extiendan y desplacen trabajo más importante.
Permitiré que el trabajo más complejo que requiere más carga cognitiva se extienda hacia un bloque el día siguiente. Porque sé que necesita más reflexión para mejorar la calidad.
—Martine
Programando tiempo personal
Martine no bloquea su tiempo personal en su calendario. Pero es disciplinada en asegurar que el tiempo de trabajo no se apodere. Sus rutinas están diseñadas para el éxito a largo plazo sin quemarse, e incluye tallar tiempo para trabajo creativo. Dibujar garabatos por la noche es una nueva forma para que se relaje y sea creativa.
Si no aprovecha su creatividad durante el día, se encuentra anhelándola. Estos momentos tranquilos de creatividad son esenciales para mantener el equilibrio en medio de las demandas del trabajo y la vida.
Cambio de contexto
Para Martine, uno de los aspectos más agotadores de su día es el cambio de contexto. Un ir y venir constante entre proyectos de diferentes zonas de vida hace que sea difícil mantenerse enfocado y puede ser un drenaje de energía.
El cambio de contexto se refiere al acto de pasar entre tareas no relacionadas rápidamente, obligando al cerebro a reiniciarse cada vez, lo que hace más difícil mantener la concentración y el impulso. Interrumpe el trabajo profundo e aumenta la probabilidad de distracciones.
Martine estructura su semana basándose en sus zonas de vida para agrupar tareas complementarias. De esta manera, minimiza saltar entre tareas personales, de negocios y de trabajo. Esto permite tiempo dedicado a un contexto a la vez, minimizando la carga mental de cambiar entre tareas.
Haz las 3 P - Planificar, Preparar, Poner en práctica
Adherirse al bloqueo de tiempo al principio podría ser desafiante, y es algo que Martine también reconoce.
Ve un posible punto de falla siendo la falta de agregar tiempo para prepararse. La mayoría de nosotros planificamos una actividad o proyecto, y luego intentamos saltar directamente a la tarea. A menudo omitimos un paso crucial de prepararse para el trabajo. Esto podría incluir reunir los recursos necesarios, tener herramientas listas, etc. Martine sugiere bloquear 15 minutos para preparación antes de sumergirse en la tarea grande. Este breve búfer permite prepararse mental y físicamente, tener la configuración y recursos adecuados listos, y luego comenzar sintiéndose listo.
¿Cómo se vería esto en acción?
Cuando Martine necesita escribir un módulo de curso, primero lo programa en su calendario como parte de su planificación. A continuación, abre todos los documentos relevantes y revisa el esquema de su curso para refrescar su memoria sobre los resultados de aprendizaje que necesita cubrir, como parte de su planificación. Finalmente, se sumerge en la escritura en sí, poniendo el esfuerzo enfocado para completar la tarea.
La forma de Martine de hacer bloqueo de tiempo con Morgen
- Define tus zonas de vida.
- Crea un calendario por zona de vida y asigna un color diferente a cada una en Morgen.
- Dedica y protege tiempo para enfocarte en tus diferentes zonas de vida.
- Nota cómo tus niveles de energía fluctúan durante el día.
- Crea un bloqueo de tiempo o mueve tareas específicas en Morgen cuando tus niveles de energía alcanzan su pico.
Para resumir
Martine ofrece un descanso refrescante de las conversaciones de productividad convencionales, donde la productividad sostenible tiene prioridad sobre los trucos y el trabajo arduo. Aquí están las principales recomendaciones que sacamos de nuestra conversación con Martine que pueden aplicarse en los flujos de trabajo de cualquiera:
Puntos clave:
La gestión de energía es clave
Alinea las tareas con tus picos y caídas de energía naturales a lo largo del día. Reconoce tus patrones individuales y planifica tareas exigentes durante los altos de energía para prevenir el agotamiento e impulsar la productividad. Martine programa su trabajo más exigente cognitivamente durante sus picos de energía, asegurando que aprovecha su enfoque y creatividad naturales en el momento adecuado.
Crea rituales
El enfoque de Martine incluye rituales simples de inicio y cierre, como tomar un café y pasear a su perro, para señalar el inicio y el final del trabajo. La revisión semanal toma el lugar para mantenerse alineado con los objetivos y ajustar prioridades. Crea tus propios rituales para facilitar las transiciones y mantener el enfoque a lo largo del día.
Bloqueo de tiempo para trabajo profundo
Usa el bloqueo de tiempo para proteger el tiempo de trabajo enfocado. Martine recomienda estructurar tu día alrededor de diferentes zonas de vida, usando herramientas como Morgen para visualizar y asignar tiempo para tareas importantes.
Evita el cambio de contexto
Cambiar constantemente entre proyectos de diferentes zonas de vida es mentalmente agotador. Minimizar el cambio de contexto dedicando bloques de tiempo específicos a una zona a la vez, reduce la carga cognitiva e incrementa el enfoque.
Prácticas sostenibles para el éxito a largo plazo
El sistema de Martine gira en torno a construir rutinas que prioricen el bienestar y la creatividad. Aunque no programa cómo pasa su tiempo personal, talca espacio para actividades como dibujar garabatos, que rascan su picazón creativa y mantienen un equilibrio entre trabajo y vida.
Planificar, preparar, poner en práctica
Intenta experimentar con un breve período de preparación antes de sumergirte en el trabajo para asegurar que los recursos y el enfoque estén en su lugar. Martine toma este paso para recordarse a sí misma qué necesita hacerse en conexión con la tarea, preparar los materiales necesarios, y reducir distracciones.
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