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Gran parte della conversazione sulla produttività si concentra su come spremere il massimo dalle nostre ore di lavoro. Educatrice, Coach e Illustratrice, Martine Ellis offre una prospettiva rinfrescante su come utilizziamo il nostro tempo, con un'enfasi sul benessere—un contrasto netto rispetto agli hack di produttività che alimentano la pseudo-produttività e la costante frenesia. Fare pause, proteggere il tempo personale e creativo, e prestare attenzione ai suoi livelli di energia sono i pilastri fondamentali di come pianifica e gestisce il suo tempo.
In breve, come dice Martine, "per stare bene nel lavoro, devi stare bene con te stesso."
Abbiamo avuto l'opportunità di parlare con Martine di come affronta la gestione dell'energia, il time blocking, e i rituali quotidiani, tutti progettati per alimentare la produttività e la creatività senza esaurirsi.
Lavora con i tuoi livelli di energia
Il concetto di gestione del tempo è ben noto. Martine, tuttavia, sottolinea i vantaggi della pianificazione basata sulla tua energia disponibile, non solo sulle ore disponibili. Per farlo, enfatizza l'importanza di comprendere e gestire i livelli di energia.
Il suo approccio prevede una pianificazione attenta dei compiti in base ai suoi picchi e cali di energia. Questo significa programmare il lavoro più cognitivamente impegnativo durante i picchi di energia, e utilizzare i cali di energia per affrontare compiti meno impegnativi. Per Martine, che sperimenta un picco di energia al mattino, inizia la sua giornata con i compiti più esigenti, come la pianificazione e la creazione di contenuti per il suo corso. Questo le permette di allineare la sua energia naturale con il suo flusso di lavoro, massimizzando sia la concentrazione che la creatività.
Adotta anche una visione olistica della sua settimana, sapendo che l'energia non fluttua solo durante il giorno, ma anche da un giorno all'altro. Guarda il suo calendario per valutare se alcuni giorni sono particolarmente carichi e identificare quando dovrebbe essere programmato un giorno meno impegnativo per il recupero.
Pianificare in questo modo tiene conto della variabilità dei livelli di energia—sapere quando sei più concentrato e creativo può aiutarti a evitare la frustrazione di affrontare periodi di bassa energia con compiti ad alto sforzo.
Riconosci il tuo ritmo circadiano
Simile a Martine, potresti anche avere un forte picco di energia al mattino. Ma è importante notare che ognuno sperimenta i propri modelli di energia unici, con alti e bassi durante il giorno. Il tuo ritmo circadiano gioca un ruolo importante nel momento in cui sperimenti i tuoi picchi e cali. Quando sei consapevole di questi modelli, è facile pianificare attività importanti al momento giusto per la massima efficienza.
Non tutti hanno gli stessi ritmi di energia. Ad esempio, fino al 50% di coloro che sono neurodiversi ha ritmi circadiani ritardati.
Se non hai una forte consapevolezza dei tuoi modelli di energia, ti consigliamo di tracciare la tua energia per una o due settimane per identificare i modelli.
Rituali di time blocking per il lavoro profondo
Rituali
Tutti vogliamo una giornata lavorativa più fluida, e la routine di Martine potrebbe avere la chiave. La sua enfasi su semplici rituali l'aiuta a fare transizioni senza intoppi dentro e fuori dal lavoro.
Questi rituali sono piccoli, danno un piccolo boost di dopamina, e l'aiutano a passare da una fase all'altra, senza diventare una fatica. Per coloro che hanno faticato a mantenere routine di avvio e spegnimento, Martine è veloce nel ricordarci che non deve essere nulla di elaborato o che richiede tempo.
Rituali di avvio e spegnimento
La routine quotidiana di Martine include sia un rituale di avvio che di spegnimento. Non sono complicati, solo sufficienti a segnalare quando è il momento di concentrarsi e quando è il momento di rilassarsi, come guardare il suo calendario abbinato a una tazza di caffè al mattino o una passeggiata con il cane dopo il lavoro.
La sua raccomandazione principale è rendere i rituali il più piccoli possibile, o come le piace pensarli, "la cosa minima praticabile che puoi fare". Ad esempio, controllare il calendario dopo il caffè mattutino per vedere cosa sta arrivando. Poi, inizia ad aggiungere altre piccole cose che pensi ti preparerebbero bene per la giornata e costruisci su di esse. Con così tante persone che lavorano da casa, questi rituali possono essere modi importanti per segnare l'inizio e la fine delle nostre giornate, dove i pendolari precedentemente aiutavano a stabilire questi confini.
Non deve essere nel calendario per esistere, ma può già essere presente come tua abitudine piuttosto che qualcosa di nuovo e aspirazionale che promette di cambiare la tua vita. Ad esempio, Martine controlla il suo task manager e scrive una voce di diario, che le richiede circa 5 minuti al mattino.
C'è qualcosa che puoi fare per rendere i tuoi rituali più divertenti?
—Martine Ellis
Il tuo rituale di spegnimento è altrettanto importante, e se possibile, Martine consiglia di ottenere un piccolo boost di dopamina a questo punto. La sua stessa routine fa proprio questo. Con il journaling su cosa è andato bene quel giorno e cosa farebbe un po' diversamente, così come spuntare i compiti che ha completato o riprogrammare quelli in sospeso al giorno successivo.
Revisione settimanale
Martine pratica anche una revisione settimanale. Anche questa, sottolinea, non deve essere complicata. Una rapida occhiata al tuo progresso e alle priorità della settimana imposterà il tono per la settimana a venire.
Un modo in cui Martine mantiene la sua revisione settimanale fluida ed efficiente è utilizzando modelli. Inizia rivedendo le note che ha preso durante la settimana e valutando cosa ha bisogno di attenzione in arrivo. Poi, Martine utilizza il modello Plus-Minus-Next per approfondire le sue attività, riflettendo su queste domande:
- Plus: Cosa ha funzionato?
- Minus: Cosa non ha funzionato?
- Next: Cosa c'è dopo?
Poi fa una rapida revisione dei suoi obiettivi annuali, segnando i progressi verso ciascuno, e ricordandosi quali sono gli obiettivi.
Il modo preferito di Martine per terminare la sua revisione settimanale è riassumere la sua settimana in una GIF—che crea una storia visiva alla fine dell'anno e porta un momento di leggerezza nel suo processo di revisione.
Prendersi cura della revisione settimanale spesso ricorda a Martine che c'è una possibilità di ricominciare la prossima settimana, il che mette una prospettiva positiva su una settimana che potrebbe non essere andata come sperava.
Suggerimenti per creare la tua routine da Martine:
- Inizia con una routine minima praticabile.
- Da lì, costruisci su di essa.
- Rifletti sulla tua settimana per rimanere responsabile dei tuoi obiettivi.
- Trova il momento giusto per le tue revisioni settimanali e la pianificazione settimanale.
Suggerimenti pratici di time blocking per la gestione del tempo da Martine Ellis
Il time blocking protegge il tempo dedicato per compiti importanti eliminando anche la necessità di capire costantemente cosa fare dopo.
Martine utilizza il time blocking come strumento su base necessaria quando un grande volume di eventi diversi invade il suo calendario, e ha bisogno di tempo dedicato al lavoro profondo. Ha condiviso alcuni dei suoi suggerimenti provati:
Come organizzare il tuo tempo
Prima di tutto, ognuno di noi ha diverse zone di vita. Che tu sia un imprenditore, un dipendente, un freelancer o uno studente, puoi pensare a come il tuo tempo è diviso tra aree chiave.
Martine divide il suo tempo in tre zone principali: personale, affari e lavoro. Utilizza Morgen come suo calendario unificato per tracciare tutto tra le zone. Ha un calendario per ciascuno e assegna un colore diverso a ciascuno in Morgen. Codificando per colore per zone, Martine può dare un'occhiata veloce a Morgen per vedere come il suo tempo è distribuito e identificare facilmente se una zona richiede più attenzione rispetto alle altre.
Utilizza il Metodo PARA di Tiago Forte per definire i progetti, le aree, le risorse e gli archivi come Martine.
Come programmare i tuoi compiti
A questo punto, è cruciale considerare i tuoi livelli di energia durante il giorno. Se sei più energico al mattino, quello è il momento migliore per programmare i tuoi compiti più importanti. L'approccio di Martine enfatizza l'allineamento del tuo programma con i tuoi picchi di energia naturali per massimizzare la produttività.
Stima dei tempi dei compiti
Per impostare blocchi di tempo, è bene avere una stima del tempo su quanto tempo potrebbero richiedere determinati compiti. La maggior parte delle persone tende a sottovalutare quanto tempo potrebbero richiedere le attività. Martine pianifica tenendo questo in mente. Quando lavora su un modulo del corso, ad esempio, configura un blocco di 3 ore, tenendo conto di alcune micro-pause in quel tempo. Se non ha finito, aggiunge un altro blocco di tempo il giorno successivo per completarlo.
D'altra parte, imposta limiti di tempo per brevi compiti amministrativi, per evitare che si prolunghino nel tempo e spostino lavori più importanti.
Permetterò al lavoro più complesso che richiede più carico cognitivo di estendersi in un blocco il giorno successivo. Perché so che ha bisogno di più riflessione per migliorare la qualità.
—Martine
Programmazione del tempo personale
Martine non blocca il suo tempo personale nel suo calendario. Ma è disciplinata nell'assicurare che il tempo di lavoro non prenda il sopravvento. Le sue routine sono progettate per il successo a lungo termine senza esaurimento, e questo include ritagliare tempo per il lavoro creativo. Disegnare doodles la sera è un nuovo modo per lei di rilassarsi ed essere creativa.
Se non attinge alla sua creatività durante il giorno, si ritrova a desiderarla. Questi momenti tranquilli di creatività sono essenziali per mantenere l'equilibrio tra le esigenze del lavoro e della vita.
Cambio di contesto
Per Martine, uno degli aspetti più drenanti della sua giornata è il cambio di contesto. Un costante avanti e indietro tra progetti da diverse zone di vita rende difficile rimanere concentrati e può essere uno scarico di energia.
Il cambio di contesto si riferisce all'atto di passare rapidamente tra compiti non correlati, costringendo il cervello a riavviarsi ogni volta, rendendo più difficile mantenere la concentrazione e lo slancio. Interrompe il lavoro profondo e aumenta la probabilità di distrazioni.
Martine struttura la sua settimana in base alle sue zone di vita per raggruppare compiti complementari. In questo modo, minimizza il salto tra compiti personali, aziendali e di lavoro. Questo consente tempo dedicato a un contesto alla volta, minimizzando il carico mentale del passaggio tra compiti.
Fai i 3 P - Pianifica, Prepara, Mettiti al lavoro
Attenersi al time blocking all'inizio potrebbe essere impegnativo, ed è qualcosa che Martine riconosce anche.
Vede un possibile punto di fallimento nella mancanza di aggiunta di tempo per preparare. La maggior parte di noi pianifica un'attività o un progetto, e poi cerca di saltare direttamente al compito. Spesso omettiamo un passaggio cruciale di preparazione per il lavoro. Questo potrebbe includere la raccolta delle risorse necessarie, avere gli strumenti pronti, ecc. Martine suggerisce di bloccare 15 minuti per la preparazione prima di tuffarsi nel grande compito. Questo breve buffer consente di prepararsi mentalmente e fisicamente, avere la configurazione e le risorse appropriate pronte, e poi iniziare a sentirsi pronti.
Come apparirebbe questo in azione?
Quando Martine ha bisogno di scrivere un modulo del corso, prima lo programma nel suo calendario come parte della sua pianificazione. Successivamente, apre tutti i documenti rilevanti e rivede il suo schema del corso per rinfrescare la memoria sui risultati di apprendimento che deve coprire, come parte della sua pianificazione. Infine, si tuffa nella scrittura stessa, mettendo lo sforzo concentrato per completare il compito.
Il modo di Martine di fare time blocking con Morgen
- Definisci le tue zone di vita.
- Crea un calendario per zona di vita e assegna un colore diverso a ciascuno in Morgen.
- Dedica e proteggi il tempo per concentrarti sulle tue diverse zone di vita.
- Nota come i tuoi livelli di energia fluttuano durante il giorno.
- Crea un blocco di tempo o sposta compiti specifici in Morgen quando i tuoi livelli di energia raggiungono il picco.
Per concludere
Martine offre una pausa rinfrescante dalle conversazioni mainstream sulla produttività, dove la produttività sostenibile ha la precedenza rispetto agli hack e alla frenesia. Ecco le raccomandazioni principali che abbiamo tratto dalla nostra conversazione con Martine che possono essere applicate nei flussi di lavoro di chiunque:
Punti chiave:
La gestione dell'energia è fondamentale
Allinea i compiti con i tuoi picchi di energia naturali e i cali durante il giorno. Riconosci i tuoi modelli individuali e pianifica compiti impegnativi durante i picchi di energia per prevenire l'esaurimento e aumentare la produttività. Martine programma il suo lavoro più cognitivamente impegnativo durante i suoi picchi di energia, assicurandosi di attingere alla sua concentrazione e creatività naturali al momento giusto.
Crea rituali
L'approccio di Martine include semplici rituali di avvio e spegnimento, come avere un caffè e portare il suo cane a passeggio, per segnalare l'inizio e la fine del lavoro. La revisione settimanale prende il posto per rimanere allineato con gli obiettivi e regolare le priorità. Crea i tuoi rituali per facilitare le transizioni e mantenere la concentrazione durante il giorno.
Time blocking per il lavoro profondo
Utilizza il time blocking per proteggere il tempo di lavoro concentrato. Martine consiglia di strutturare la tua giornata attorno a diverse zone di vita, utilizzando strumenti come Morgen per visualizzare e allocare il tempo per compiti importanti.
Evita il cambio di contesto
Passare costantemente tra progetti da diverse zone di vita è mentalmente drenante. Minimizzare il cambio di contesto dedicando blocchi di tempo specifici a una zona alla volta riduce il carico cognitivo e aumenta la concentrazione.
Pratiche sostenibili per il successo a lungo termine
Il sistema di Martine ruota attorno alla costruzione di routine che danno priorità al benessere e alla creatività. Sebbene non programmi come trascorre il suo tempo personale, si ritagli spazio per attività come disegnare doodles, che soddisfano il suo bisogno creativo e mantengono un equilibrio tra lavoro e vita.
Pianifica, prepara, mettiti al lavoro
Prova a sperimentare un breve periodo di preparazione prima di tuffarti nel lavoro per assicurarti che le risorse e la concentrazione siano in atto. Martine fa questo passo per ricordare a se stessa cosa deve essere fatto in connessione con il compito, preparare i materiali necessari e ridurre le distrazioni.
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