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Une grande partie de la conversation autour de la productivité porte sur la façon de tirer le maximum de nos heures de travail. Éducatrice, coach et illustratrice, Martine Ellis offre une perspective nouvelle sur notre rapport au temps, en mettant l'accent sur le bien-être—une approche bien différente des astuces de productivité qui alimentent la pseudo-productivité et l'agitation constante. Prendre des pauses, protéger son temps personnel et créatif, et être attentif à ses niveaux d'énergie sont au cœur de sa façon de planifier et de gérer son temps.
En résumé, comme le dit Martine, « pour bien faire, il faut être bien. »
Nous avons eu l'occasion de discuter avec Martine de sa façon d'aborder la gestion de l'énergie, le time blocking et les rituels quotidiens, tous conçus pour alimenter la productivité et la créativité sans épuisement.
Travaillez en fonction de vos niveaux d'énergie
Le concept de gestion du temps est bien connu. Martine, cependant, souligne les avantages de planifier en fonction de votre énergie disponible, pas seulement de vos heures disponibles. Pour ce faire, elle insiste sur l'importance de comprendre et de gérer vos niveaux d'énergie.
Son approche consiste à planifier soigneusement les tâches en fonction de ses pics et creux d'énergie. Cela signifie programmer son travail le plus exigeant cognitivement pendant les pics d'énergie, et utiliser les creux d'énergie pour les tâches moins difficiles. Pour Martine, qui connaît des pics d'énergie le matin, elle commence sa journée par ses tâches les plus exigeantes, comme la planification et la création de contenu pour son cours. Cela lui permet d'aligner son énergie naturelle avec son flux de travail, maximisant à la fois la concentration et la créativité.
Elle adopte également une vision holistique de sa semaine, sachant que l'énergie ne fluctue pas seulement au cours de la journée, mais aussi d'un jour à l'autre. Elle consulte son calendrier pour évaluer si certains jours sont particulièrement chargés et identifier quand une journée moins exigeante devrait être programmée pour la récupération.
Planifier de cette façon tient compte de la variabilité des niveaux d'énergie—savoir quand vous êtes le plus concentré et créatif peut vous aider à éviter la frustration de vous forcer à travers des périodes de faible énergie avec des tâches exigeantes.
Reconnaître votre rythme circadien
Comme Martine, vous avez peut-être aussi un pic d'énergie important le matin. Mais il est important de noter que chacun connaît ses propres modèles d'énergie uniques, avec des hauts et des bas tout au long de la journée. Votre rythme circadien joue un rôle important dans le moment où vous connaissez vos pics et vos creux. Quand vous êtes conscient de ces modèles, il est facile de planifier les activités importantes au bon moment pour une efficacité maximale.
Tout le monde n'a pas les mêmes rythmes d'énergie. Par exemple, jusqu'à 50 % des personnes neurodivergentes ont des rythmes circadiens retardés.
Si vous n'avez pas une bonne compréhension de vos modèles d'énergie, nous vous recommandons de suivre votre énergie pendant une ou deux semaines pour identifier les modèles.
Rituels de time blocking pour le travail en profondeur
Rituels
Nous voulons tous une journée de travail plus fluide, et la routine de Martine pourrait en être la clé. Son accent sur les rituels simples l'aide à passer sans effort d'une phase à l'autre.
Ces rituels sont petits, procurent un petit coup de dopamine, et l'aident à passer d'une étape à l'autre, sans devenir une corvée. Pour ceux qui ont eu du mal à respecter les routines de démarrage et d'arrêt, Martine nous rappelle rapidement que cela ne doit pas être compliqué ou chronophage.
Rituels de démarrage et d'arrêt
La routine quotidienne de Martine comprend à la fois un rituel de démarrage et un rituel d'arrêt. Ils ne sont pas compliqués, juste assez pour signaler quand il est temps de se concentrer et quand il est temps de se détendre, comme consulter son calendrier accompagné d'une tasse de café le matin ou une promenade avec son chien après le travail.
Sa meilleure recommandation est de rendre les rituels aussi minimes que possible, ou comme elle aime les appeler, « la chose minimale viable que vous pouvez faire ». Par exemple, vérifier simplement le calendrier après le café du matin pour voir ce qui arrive. Ensuite, commencez à ajouter d'autres petites choses qui vous semblent bien pour la journée et construisez dessus. Avec tant de gens travaillant de chez eux, ces rituels peuvent être des moyens importants de marquer le début et la fin de nos journées, où les trajets aidaient auparavant à établir ces limites.
Cela ne doit pas être dans le calendrier pour exister, mais cela peut déjà être présent comme votre habitude plutôt que quelque chose de nouveau et aspirationnel qui promet de changer votre vie. Par exemple, Martine consulte son gestionnaire de tâches et écrit une entrée de journal, ce qui lui prend environ 5 minutes le matin.
Y a-t-il quelque chose que vous pouvez faire pour rendre vos rituels plus amusants ?
—Martine Ellis
Votre rituel d'arrêt est tout aussi important, et si possible, Martine recommande d'obtenir un petit coup de dopamine à ce moment. Sa propre routine fait exactement cela. Elle écrit un journal sur ce qui s'est bien passé ce jour-là et ce qu'elle ferait un peu différemment, ainsi que de cocher les tâches qu'elle a complétées ou de reprogrammer les tâches en attente pour le lendemain.
Examen hebdomadaire
Martine pratique également un examen hebdomadaire. Cela aussi, elle l'insiste, ne doit pas être compliqué. Un coup d'œil rapide à la progression de votre projet et aux priorités de la semaine donnera le ton pour la semaine à venir.
Une façon pour Martine de garder son examen hebdomadaire fluide et efficace est d'utiliser des modèles. Elle commence par examiner les notes qu'elle a prises au cours de la semaine et évalue ce qui nécessite de l'attention. Ensuite, Martine utilise le modèle Plus-Moins-Suivant pour approfondir ses activités, en réfléchissant à ces questions :
- Plus : Qu'est-ce qui a fonctionné ?
- Moins : Qu'est-ce qui n'a pas fonctionné ?
- Suivant : Qu'est-ce qui vient ensuite ?
Elle fait ensuite un examen rapide de ses objectifs annuels, marquant la progression vers chacun, et se rappelant quels sont les objectifs.
La façon préférée de Martine de terminer son examen hebdomadaire est de résumer sa semaine dans un GIF—ce qui crée une histoire visuelle à la fin de l'année et apporte un moment de légèreté dans son processus d'examen.
Prendre soin de l'examen hebdomadaire rappelle souvent à Martine qu'il y a une nouvelle chance la semaine prochaine, ce qui donne une tournure positive à une semaine qui n'aurait pas pu se dérouler aussi bien qu'elle l'espérait.
Conseils pour créer votre routine selon Martine :
- Commencez par une routine minimale viable.
- À partir de là, construisez dessus.
- Réfléchissez à votre semaine pour rester responsable de vos objectifs.
- Trouvez le bon moment pour vos examens hebdomadaires et votre planification hebdomadaire.
Conseils pratiques de time blocking pour la gestion du temps selon Martine Ellis
Le time blocking protège le temps dédié aux tâches importantes tout en éliminant le besoin de constamment déterminer ce qu'il faut faire ensuite.
Martine utilise le time blocking comme un outil au besoin quand un grand volume d'événements différents envahit son calendrier, et elle a besoin de temps dédié au travail en profondeur. Elle a partagé quelques-uns de ses conseils éprouvés :
Comment organiser votre temps
D'abord et avant tout, nous avons tous plusieurs zones de vie. Que vous soyez propriétaire d'entreprise, employé, indépendant ou étudiant, vous pouvez réfléchir à la façon dont votre temps est réparti entre les domaines clés.
Martine divise son temps en trois zones principales : personnelle, professionnelle et travail. Elle utilise Morgen comme calendrier unifié pour suivre tout ce qui se passe dans les zones. Elle a un calendrier pour chacune et assigne une couleur différente à chacune dans Morgen. En codant par couleur selon les zones, Martine peut jeter un coup d'œil rapide à Morgen pour voir comment son temps est réparti et identifier facilement si une zone nécessite plus d'attention que les autres.
Utilisez la méthode PARA de Tiago Forte pour définir les projets, les domaines, les ressources et les archives comme Martine.
Comment planifier vos tâches
À ce stade, il est crucial de considérer vos niveaux d'énergie tout au long de la journée. Si vous êtes le plus énergisé le matin, c'est le meilleur moment pour programmer vos tâches les plus importantes. L'approche de Martine souligne l'importance d'aligner votre horaire avec vos pics d'énergie naturels pour maximiser la productivité.
Estimation des durées de tâches
Pour mettre en place des blocs de temps, il est bon d'avoir une estimation du temps que certaines tâches prendraient. La plupart des gens ont tendance à sous-estimer le temps que les activités peuvent prendre. Martine planifie en tenant compte de cela. Quand elle travaille sur un module de cours, par exemple, elle met en place un bloc de 3 heures, en tenant compte de quelques micro-pauses dans ce temps. Si elle n'a pas terminé, elle ajoute un autre bloc de temps le jour suivant pour le finir.
D'autre part, elle fixe des limites de temps pour les tâches administratives courtes, pour éviter qu'elles ne s'éternisent et ne déplacent le travail plus important.
Je vais permettre au travail plus complexe qui nécessite plus de charge cognitive de déborder dans un bloc le jour suivant. Parce que je sais qu'il a besoin de plus de réflexion pour améliorer la qualité.
—Martine
Planifier le temps personnel
Martine ne bloque pas son temps personnel dans son calendrier. Mais elle est disciplinée pour s'assurer que le temps de travail ne prend pas le dessus. Ses routines sont conçues pour le succès à long terme sans épuisement, et cela inclut de se réserver du temps pour le travail créatif. Dessiner des gribouillages le soir est une nouvelle façon pour elle de se détendre et d'être créative.
Si elle ne puise pas dans sa créativité pendant la journée, elle se retrouve à la désirer. Ces moments tranquilles de créativité sont essentiels pour maintenir l'équilibre au milieu des exigences du travail et de la vie.
Changement de contexte
Pour Martine, l'un des aspects les plus épuisants de sa journée est le changement de contexte. Un va-et-vient constant entre les projets de différentes zones de vie rend difficile de rester concentré et peut être un drain d'énergie.
Le changement de contexte fait référence à l'acte de passer rapidement entre des tâches non liées, forçant le cerveau à redémarrer à chaque fois, ce qui rend plus difficile le maintien de la concentration et de l'élan. Il perturbe le travail en profondeur et augmente la probabilité de distractions.
Martine structure sa semaine en fonction de ses zones de vie pour regrouper les tâches complémentaires. De cette façon, elle minimise les sauts entre les tâches personnelles, professionnelles et de travail. Cela permet un temps dédié à un contexte à la fois, minimisant la charge mentale de passer entre les tâches.
Faites les 3 P - Planifier, Préparer, Mettre au travail
S'en tenir au time blocking au début peut être difficile, et c'est quelque chose que Martine reconnaît aussi.
Elle voit un point d'échec possible étant un manque de temps pour se préparer. La plupart d'entre nous planifions une activité ou un projet, puis essayons de sauter directement dans la tâche. Nous omettons souvent une étape cruciale de préparation du travail. Cela peut inclure la réunion des ressources nécessaires, la préparation des outils, etc. Martine suggère de bloquer 15 minutes pour la préparation avant de se lancer dans la grande tâche. Ce bref délai permet de se préparer mentalement et physiquement, d'avoir la bonne configuration et les ressources prêtes, puis de commencer à se sentir prêt.
À quoi cela ressemblerait-il en action ?
Quand Martine doit écrire un module de cours, elle le programme d'abord dans son calendrier dans le cadre de sa planification. Ensuite, elle ouvre tous les documents pertinents et examine son plan de cours pour rafraîchir sa mémoire sur les résultats d'apprentissage qu'elle doit couvrir, dans le cadre de sa planification. Enfin, elle se lance dans l'écriture elle-même, en mettant l'effort concentré pour accomplir la tâche.
La façon de Martine de faire du time blocking avec Morgen
- Définissez vos zones de vie.
- Créez un calendrier par zone de vie et assignez une couleur différente à chacun dans Morgen.
- Dédiez et protégez le temps pour vous concentrer sur vos différentes zones de vie.
- Notez comment vos niveaux d'énergie fluctuent au cours de la journée.
- Créez un bloc de temps ou déplacez des tâches spécifiques dans Morgen quand vos niveaux d'énergie culminent.
Pour conclure
Martine offre une pause rafraîchissante des conversations de productivité grand public, où la productivité durable prime sur les astuces et la course effrénée. Voici les principales recommandations que nous avons retenues de notre conversation avec Martine et qui peuvent être appliquées dans les flux de travail de chacun :
Points clés à retenir :
La gestion de l'énergie est essentielle
Alignez les tâches avec vos pics d'énergie naturels et vos creux tout au long de la journée. Reconnaissez vos modèles individuels et planifiez les tâches exigeantes pendant les pics d'énergie pour prévenir l'épuisement et stimuler la productivité. Martine programme son travail le plus exigeant cognitivement pendant ses pics d'énergie, s'assurant qu'elle puise dans sa concentration et sa créativité naturelles au bon moment.
Créez des rituels
L'approche de Martine comprend des rituels simples de démarrage et d'arrêt, comme prendre un café et promener son chien, pour signaler le début et la fin du travail. L'examen hebdomadaire prend la place pour rester aligné avec les objectifs et ajuster les priorités. Créez vos propres rituels pour faciliter les transitions et maintenir la concentration tout au long de la journée.
Time blocking pour le travail en profondeur
Utilisez le time blocking pour protéger le temps de travail concentré. Martine recommande de structurer votre journée autour de différentes zones de vie, en utilisant des outils comme Morgen pour visualiser et allouer du temps aux tâches importantes.
Évitez le changement de contexte
Passer constamment entre les projets de différentes zones de vie est mentalement épuisant. Minimiser le changement de contexte en dédiant des blocs de temps spécifiques à une zone à la fois réduit la charge cognitive et augmente la concentration.
Pratiques durables pour le succès à long terme
Le système de Martine tourne autour de la construction de routines qui priorisent le bien-être et la créativité. Bien qu'elle ne planifie pas comment elle passe son temps personnel, elle se réserve de l'espace pour des activités comme dessiner des gribouillages, qui satisfont son envie créative et maintiennent un équilibre entre le travail et la vie.
Planifier, préparer, mettre au travail
Essayez d'expérimenter une brève période de préparation avant de vous lancer dans le travail pour vous assurer que les ressources et la concentration sont en place. Martine prend cette étape pour se rappeler ce qui doit être fait en relation avec la tâche, préparer les matériaux nécessaires et réduire les distractions.
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