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Los equipos de Morgen Pro ahora tienen acceso a enlaces de programación multipersonales e invitaciones abiertas. Los organizadores de reuniones pueden incluir co-anfitriones ilimitados de su equipo en Morgen.
Cuándo usar enlaces de programación multipersonales
Los enlaces de programación multipersonales agrupan la disponibilidad de los miembros del equipo y solo muestran a los invitados franjas horarias cuando todos los co-anfitriones están disponibles.
Estos enlaces son ideales cuando un invitado externo a tu organización o equipo necesita reservar tiempo con varios miembros de tu equipo a la vez. Por ejemplo, si un cliente quiere programar una llamada de soporte, es posible que quieras que asistan tanto un representante de soporte como un ingeniero.
Cómo crear un enlace de programación multipersonal
Para crear tu enlace:
- Desde la barra lateral izquierda en tu aplicación Morgen, selecciona el icono de página de reserva.
- Haz clic en el + en la esquina superior derecha de la pestaña de página de reserva para crear un nuevo enlace de programación.
- Destaca las áreas en tu calendario que quieres ofrecer para este tipo particular de reunión. Ten en cuenta que tu calendario aparecerá en blanco en esta vista. Esto es porque estás seleccionando horarios que se considerarán para este tipo de reunión de forma continua, como cada martes y jueves por la tarde.
- Añade detalles de la reunión en la pestaña izquierda, incluyendo nombre de la reunión, duración y detalles de videoconferencia.
- Añade co-anfitriones a tu reunión desde la lista desplegable de miembros de tu equipo en Morgen.
- Por defecto, todos los co-anfitriones se considerarán obligatorios y, por lo tanto, su disponibilidad será verificada por el enlace. Alternativamente, puedes marcar cualquier co-anfitrión como opcional haciendo clic en ... junto a su nombre y seleccionando Co-anfitrión fijo, opcional.
- Se generará una URL distinta para el enlace de programación. Puedes optar por personalizarla si lo deseas, simplemente sobrescribiendo la URL generada automáticamente en el campo abierto.
- Una vez que todos los detalles estén completos, selecciona Crear y copiar enlace para generar el enlace, añadirlo a tu página de reserva y añadir una copia a tu portapapeles para compartirlo fácilmente.
Cómo se determinan las franjas horarias
La disponibilidad del organizador y todos los co-anfitriones obligatorios se considerará en función de una consolidación de sus calendarios ocupados. Puedes aprender cómo configurar tus calendarios ocupados en esta guía. Si un co-anfitrión no tiene ningún calendario ocupado configurado, su disponibilidad no se considerará.
Si un co-anfitrión está marcado como opcional en la invitación, su calendario ocupado no se considerará. Serán añadidos al evento una vez reservado y podrán decidir si asistir.
Cómo compartir tu enlace de programación multipersonal
Por defecto, el enlace de programación será público y estará listado en la página de reserva del organizador del evento. Ten en cuenta que no aparecerá en las páginas de los co-anfitriones.
Puedes optar por hacerlo un enlace privado, que lo eliminará de la página de reserva. Luego puede compartirse directamente, ya sea por correo electrónico a los invitados, añadido a firmas de correo electrónico o incrustado en tu sitio web. Para hacer el enlace privado, en la pestaña de página de reserva de tu aplicación Morgen:
- encuentra el enlace listado bajo tus Enlaces públicos
- haz clic en ... junto al enlace
- selecciona Eliminar de la página de reserva
Cómo aprovechar al máximo los enlaces de programación multipersonales
- Elige más franjas horarias: Si tu equipo tiene muchas reuniones y disponibilidad restringida, te recomendamos que añadas más o franjas horarias más largas que las que usarías para un enlace de programación de una sola persona. Cuantos más co-anfitriones tengas, mayor será la probabilidad de que alguien tenga un conflicto en cualquier momento dado.
- Fomenta el uso de calendarios ocupados: Con Morgen, tu equipo puede incluir sus calendarios personales y suscripciones de calendario en sus calendarios ocupados. Estos calendarios permanecen privados y sus eventos no serán vistos por otros, pero asegurarán que una reunión no se programe sobre una cita personal.
- Mantén las cuentas de videoconferencia conectadas: Si tu enlace de programación incluye una conexión de videoconferencia, este enlace solo funcionará si esa herramienta de conferencia está conectada. Por favor, asegúrate de que cuando actualices las contraseñas de tu herramienta de conferencia, la reconectes en Morgen.
- Los co-anfitriones deben estar en tu equipo: Puedes añadir co-anfitriones ilimitados a tu enlace, siempre que también sean parte de tu equipo en Morgen y el equipo tenga una suscripción activa de Morgen Pro for Teams.
¿Tienes comentarios?
Los enlaces de programación multipersonales están en BETA. Nos encantaría escuchar tus comentarios y aprender cómo se adaptan a las necesidades de tu equipo. Los comentarios pueden enviarse a nuestro equipo en connect@morgen.so.
